Nyheder

• Indstillinger fra bygningssporet vedtaget (23/11 2009)
• Digitalisering skal øge overblik og effektivitet (6/10 2009)
• Opdaterede projektbeskrivelser på hjemmesiden (25/6 2009)
• Universitetsledelsen decentraliserer driften af bygninger og lokaler til hovedområderne (20/1 2008)
• Status på bygningssporet ultimo oktober: Afventer afklaring om organiseringen af det tekniske område (22/10 2008)
• 150 medarbejdere deltog i orienteringsmødet den 18/6 - læs notat om mødet (23/6 2008)
• Orienteringsmøde om forandringsprocessen for medarbejdere i Teknisk Forvaltning den 18. juni (10/6 2008)
• Fordeling af ansvaret for bygningsdrift mellem hovedområderne på 8000C er færdig (9/6 2008)

Indstillinger fra bygningssporet vedtaget (23/11 2009)

Indstillingerne fra bygningssporet blev vedtaget på mødet i universitetsledelsen den 16/11. Indstillingerne handler om:

• Den fremtidige organisering af bygningsområdet ved AU – dvs. hvilke opgaver/roller skal den centrale bygningstjeneste have i fremtiden
• Finansiering af bygnings-vedligeholdelse og –værdifastholdelse – dvs. en økonomimodel, der ud over at understøtte den nye organisering på bygningsområdet også understøtter både rektoratets og hovedområdernes mulighed for planlægning og prioritering,
• Den fremtidige budgetproces – dvs. hvorledes sikres at vi får budgetprocessen på bygningsområdet til at hænge sammen med den overordnede budgetproces på AU. Bygningsområdet er omkostningstungt, så det er afgørende at budgetprocesserne spiller sammen.

Indstillingerne betyder blandt andet, at den centrale bygningstjeneste i fremtiden varetager følgende ansvarsområder:

• Centrale strategiske opgaver i samspil med rektoratet
• Controlling-funktion ift. hovedområdernes bygningstjenester
• ”Kompetencecenter for byggeri” for resten af Aarhus Universitet
• Ansvar i forbindelse med nybyggeri, herunder kontakt med relevante rådgivere og myndigheder på rektoratets vegn

Baggrunden for indstillingerne er fusionen, der gjorde det nødvendigt at nytænke organiseringen af bygningsområdet ved på det samlede universitet. De fire ”nye” hovedområder har alle haft egne bygningsorganisationer, mens 8000C tidligere har haft én fælles Teknisk Forvaltning, der både håndterede bygnings-drift, -vedligeholdelse og –værdifastholdelse (renovering m.m.).

Se de vedtagne indstillinger:

• Samlet oversigt over indstillingerne
• Indstilling ved organisering af bygningsdrift
• Indstilling vedr. den fremtidige budgetproces
• Indstilling vedr. økonomimodel

Det sidste projekt vedr. digitalisering af bygningsdriften fortsætter som planlagt med pilotprojekter på NAT og SUN.

Digitalisering skal øge overblik og effektivitet (6/10 2009)

Et af formålene med forandringsprocessen er at modernisere og digitalisere funktioner og arbejdsgange. Formålet er at gøre de administrative opgaver lettere, blandt andet ved at automatisere en række funktioner og skabe nemmere adgang til data. Bygningssporet er ingen undtagelse. Her er der igangsat et projekt, der skal digitalisere en række oplysninger på bygningsområdet. Det er alt fra tegninger af bygningerne til oplysninger om elinstallationer, datastik og hvilke filtre, der sidder i ventilationssystemerne.

Projektleder Eigil Jensen, teknisk chef på ASB, fortæller her om projektet.

Hvad skal systemet bruges til?
Der er to formål: Bedre planlægning af vedligehold og udvikling af universitets bygninger og at anskaffe et redskab som det tekniske personale kan bruge i det daglige.

Systemet kan forbedre planlægningen, fordi vi får et langt bedre overblik over arealerne, hvad de bruges til, hvor mange installationer, vi har af en bestemt type, hvor gamle de er osv. Det betyder, at vi kan lave mere præcise budgetter og vi kan lave fælles indkøb og miniudbud på tværs af universitetet.

Vi vil også kunne ind og måle meget mere præcist på energiforbruget på lokalt niveau. Hvad koster det for eksempel at holde et stinkskab kørende i et laboratorium og hvad vil man kunne spare ved for eksempel at slukke kl. 21? Kobler vi også systemet med et lokalebookingsystem, som findes på nogle hovedområder, får vi desuden helt nye muligheder for energistyring. Vi vil kunne indstille varme og lys til at slukke, når et lokale ikke er reserveret.

Findes der et system, der kan leve op til alle hovedområdernes forskellige behov?
Ja, men det skal være et fleksibelt værktøj, som kan tilpasses forskellige behov på forskellige hovedområder. Der skal være plads til, at man i perioder kan imødekomme behov og ønsker hos forskerne, f. eks. når de laver forsøg, der kører i døgndrift. Samtidig skal det være et brugervenligt system, der er let at gå til for medarbejderne.

Hvordan kan det tekniske personale bruge systemet?
I det daglige får det tekniske personale meget nytte af systemet. De vil for eksempel kunne slå op i systemet og se, hvilke filtre i ventilationssystemerne, der skal udskiftes og hvor de er. Frem for at lave ”brandslukning”, når noget pludselig går i stykker, kan vi i langt højere grad være på forkant og planlægge vedligehold og udskiftning af installationer. En anden fordel er i forbindelse med reparationer, hvor man i systemet vil kunne se, præcis hvor f.eks. kabler ligger og hvor de bliver samlet.

Hvordan griber I det an i praksis?
Vi er allerede gået i gang med et pilotprojekt på NAT og SUN, hvor vi afprøver systemet.

Sideløbende har vi to arbejdsgrupper. Den ene analyserer, hvordan vi skal lægge tegninger ind i systemet – skal det for eksempel være 3D-tegninger eller ”flade” tegninger - og hvor mange ting, det kan betale sig at registrere i systemet. Den anden gruppe arbejder med udarbejdelse af en CTS manual (Central Tilstandsvurdering og Styring), der er et program der kan måle og styre de tekniske systemer, varme, ventilation, lys osv.

Hvad er tidshorisonten?
I løbet af efteråret lægger pilotprojekterne data ind i systemet og i begyndelsen af 2010 forventer vi at det har kørt så længe, at vi kan uddrage nogle erfaringer og anbefalinger til, hvordan det kan rulles ud til de andre hovedområder.  

Opdaterede projektbeskrivelser på hjemmesiden (25/6 2009)

Beskrivelserne af projekterne under bygningssporet er nu opdateret. Læs om projektdeltagere, tidsplan og leverancer i projekterne:

Læs de opdaterede projektbeskrivelser:

• Organisering af bygningsdrift
• Budgetprocessen
• Økonomimodel
• Digitalisering af bygningsdrift

Universitetsledelsen decentraliserer driften af bygninger og lokaler til hovedområderne (20/1 2009)

Rektorat og dekaner er blevet enige om at decentralisere drift, administration og vedligehold af universitets bygninger til de ni hovedområder. Samtidig er det besluttet, at den centrale bygningstjeneste fremover primært skal varetage en række stabsfunktioner for ledelsen, herunder rådgivning, varetage myndighedskontakten, udarbejde politikker og stå for den overordnede udvikling og udbygning af de fysiske rammer i henhold til visionsplanen.

Under bygningssporet i forandringsprocessen vil der nu blive nedsat en række tværgående projektgrupper, der skal arbejde videre med den konkrete udmøntning af indstillingen om decentralisering, herunder de økonomiske konsekvenser af omlægningen. Denne proces skal være afsluttet senest ved udgangen af juni 2009 for at omlægningerne kan slå igennem på budgettet for 2010.

Tanken bag decentraliseringen er, at bygningsfaciliteterne anvendes mest effektivt, hvis drift og indretning tilrettelægges så tæt som muligt på de miljøer, der bruger og betaler for bygningernes anvendelse.

En mere effektiv anvendelse er nødvendig, fordi universitetets strategi i de kommende indebærer år et stigende behov for lokaler til forskning og undervisningsformål. Der er to midler til at imødekomme dette behov. Dels nybyggeri og indgåelse af nye lejemål og dels en bedre anvendelse af bygningerne. Decentraliseringen er et middel hertil.
Beslutningen om at decentralisere er truffet på baggrund af en indstilling fra Teknisk Forvaltning, der bygger på en interviewrunde med administrationscheferne fra alle de ni hovedområder. Beslutningen ligger i tråd med den decentralisering af personaleansvaret for det tekniske personale, der blev effektueret ved nytårsskiftet.

Hovedprincipperne for den fremtidige arbejdsdeling mellem den centrale bygningstjeneste og hovedområdernes er følgende:
Den centrale Teknisk Forvaltning på 8000C skal fremover primært varetage en række stabsfunktioner som f. eks.

• Udarbejde politikker
• Rådgive ledelsen
• Sagsbehandle for ledelsen
• Rådgive hovedområderne
• Forestå myndighedskontakten
• Indgå i byggeprojekter
• Kunne gennemføre fælles udbud
• Kunne udvikle de fysiske rammer i overensstemmelse med visionsplanen
• Den centrale bygningstjeneste vil kun være ”driftsansvarlig” på udvalgte områder f. eks. forsyningsforhold, vedligeholdelse af universitetsparken, renovation, fællesområdets bygningsmasse.

Den decentrale bygningstjenestes organisering fastlægges af dekanen under hensyn til at

• Det økonomiske ansvar og anvendelsen af bygningerne overtages
• Der skal fortsat gøre brug af eksterne rådgivere
• Den faglige kompetence skal være til stede
• Der kan indgås aftaler med andre hovedområder
• Der kan indgås aftaler med den centrale bygningstjeneste

Læs indstillingen fra Teknisk Forvaltning. På bygningssporets hjemmeside kan du løbende kan følge udviklingen i sporet.

Status på bygningssporet ultimo oktober: Afventer afklaring om organiseringen af det tekniske område (22/10 2008)

Aktiviteterne i bygningssporet afventer netop nu en afklaring af den fremtidige organisering af det tekniske område. Indtil dette er afklaret vil der ikke blive sat nye aktiviteter i gang, ligesom der, når organiseringen er på plads, vil blive lavet en ny sporbeskrivelse.

Status på sporet:

• Før sommerferien blev der besluttet en decentralisering af bygningsdriften på 8000C. Pr. 1/1 2009 vil driftspersonalet derfor blive tilknyttet et hovedområde.
• To arbejdsgrupper afleverede ligeledes før sommer ferien rapporter om den fremtidige organisering, hhv. en oversigt over opgaver centralt og decentralt og et forslag til den fremtidig økonomiske fordeling af midlerne på bygningsområdet)
• Efter sommerferien afleverede Rambøll en statusrapport om organiseringen af det tekniske område på baggrund af en interviewrunde med alle hovedområder
• Efter sommerferien afleverede Rambøll desuden en rapport om de nye hovedområders syn på den fremtidige organisering
• Sideløbende hermed foregår der på 8000C i regi af hovedområderne desuden overvejelser om deres syn på den fremtidige organisering af det tekniske område
• Med udgangspunkt i ovenstående punkter har ledelsen bedt Teknisk Forvaltning om et oplæg til den fremtidige organisering. Oplægget vil blive lavet på baggrund med en ny interviewrunde med alle hovedområder og skal ligge klar i slutningen af oktober
• Når der er truffet en beslutning om den fremtidige organisering, vil bygningssporet blive nytænkt i lyset heraf

• Det igangværende projekt, der skal forberede anskaffelsen af et nyt fælles bygningsadministrativt system fortsætter uændret. Projektgruppen ledes af Eigil Jensen, ASB

150 medarbejdere deltog i orienteringsmødet den 18/6 - læs notat om mødet

Den 18/6 havde teknisk chef Ingelise Hosszu inviteret medarbejderne i Teknisk Forvaltning til orienteringsmøde. Ingelise Hosszu orienterede og svarede på spørgsmål om de kommende ændringer i forvaltningen pr. 1/1 2009
Læs notat om mødet

Orienteringsmøde om forandringsprocessen for medarbejdere i Teknisk Forvaltning den 18. juni

Onsdag den 18. juni kl 11.00 afholdes orienteringsmøde for alle medarbejdere i Teknisk Forvaltning om bygningssporet i den administrative forandringsproces. Mødet foregår i auditorium A1, bygning 1.333-101. 
På mødet vil kontorchef Ingelise Hosszu orientere om konsulentrapporten fra Rambøll Management, om de arbejdsgrupper, der er nedsat på bygningsområdet på baggrund heraf og om beslutningen om at decentralisere ansvaret for bygningsdriften til hovedområderne i 8000C.
Der vil være mulighed for at stille spørgsmål.

Fordeling af ansvaret for bygningsdrift mellem hovedområderne på 8000C er færdig

På dette kort kan ses resultatet af fordelingen af ansvaret for bygningsdriften på 8000C mellem hovedområderne. Ansvaret for bygningsdriften bliver fra 1/1 2009 flyttet fra den centrale tekniske forvaltning og ud på hovedområderne. Allerede i begyndelsen af 2008 startede processen med at decentralisere det økonomiske ansvar for bygningsdriften. Formålet er at flytte ansvaret for driften ud tæt på forskning og undervisning. Driftsinspektørerne rolle er i praksis uændret bortset fra at de nu refererer til et hovedområde frem for til den centrale tekniske forvaltning.

Rengøringsområdet er ikke inddraget i fordelingen endnu.