Nyheder om HR-sporet
Nyheder
- Universitetsledelsen vedtager indstilling om nyt fælles HR-system (24/11)
- Personaleadministrationen skal digitaliseres (9/9 2009)
- Indstillinger fra projekt 1 og 2 taget til efterretning i universitetsledelsen (15/6 2009)
- Nyt system skal digitalisere rekrutteringsprocessen (9/6 2009)
- Nyt om projekt 3 og 4 i HR-sporet (5/5 2009)
- Indstillinger fra projekt 1: Ny central afdeling skal understøtte udvikling af HR på universitetet (6/4 2009)
- Indstillinger fra projekt 2: Fælles arbejdsgange på HR-området (6/4 2009)
- Ny og sammenhængende struktur for HR (3/3 2009)
- Projekt 2: Arbejdet skrider frem (3/11 2008)
- Deltagerne i projekt 1 på arbejdsseminar (31/10 2008)
- Sporbeskrivelsen er færdig (13/10 2008)
- AU vil ansætte HR-chef (9/9 2008)
- AU centralt placeret i udviklingen af nyt statsligt personaleadministrativt system (23/6 2008)
- Projektkoordinator ansat i HR-sporet pr. 1/8 (19/6 2008)
Universitetsledelsen vedtager indstilling om nyt fælles HR-system (24/11)
Mandag den 16/11 tilsluttede universitetsledelsen sig indstillingerne fra projekt 3, der handler om digitalisering af det personaleadministrative område. Konkret skal der anskaffes et fælles HR-system, der skal afløse de nuværende personaleadministrative systemer på universitetet. Det nye system skal blandt andet fjerne en række manuelle arbejdsgange, minimere dobbeltregistrering og understøtte de ”klassiske” HR-opgaver. Planen er, at de nuværende systemer er udfaset, og det nye system er i drift, ved udgangen af 2010.
Indstillingerne er kort fortalt:
- At universitetet igangsætter en proces mhp. udbud af et digitalt HR-standardsystem, som kan håndtere personalestamdata, understøtte ”klassisk HR”, løse opgaven med refusion i forbindelse med sygdom og barsel og som kan integreres med Statens Lønsystem (SLS)
- At eksisterende selvudviklede systemer udfases hurtigst muligt. Der skal udarbejdes en plan, der integrerer implementering af et nyt fælles system med afvikling af de eksisterende systemer. Formålet er at minimere perioder med dobbelt drift, samtidig med at ”sikker drift” prioriteres meget højt i overgangsfasen
- At der igangsættes en række organisatoriske ”modningsforløb”, der hver for sig udgør forudsætningerne for, at et fælles digitalt HR-system kan implementeres (beskrevet i sagsfremstillingen)
- At ansvar for implementering overgår til HR-vicedirektøren som koordinerer med Fællesadministrationens Lederkreds (FALK) om såvel implementeringsplan som afviklingsplan for eksisterende systemer.
Læs hele indstillingen og baggrunden for den:
Projekt 3 i HR-sporet har haft til opgave at vurdere, på hvilke områder en digitalisering af det personaleadministrative område kan give økonomisk gevinst og/eller et kvalitetsmæssig løft i opgaveløsningen - samt at fremkomme med en indstilling til valg af digital systemunderstøttelse. På baggrund af en grundig afdækning har projektgruppen indstillet at anskaffe et standardsystem, der som minimum kan håndtere personalestamdata, understøtte ”klassisk HR”, løse opgaven med refusion i forbindelse med sygdom og barsel og som kan integreres med Statens Lønsystem (SLS).
Personaleadministrationen skal digitaliseres (9/9 2009)
Ultimo juni afleverede projekt 3 i HR-sporet et rapportudkast til sporleder Ole Bjørn Hansen og rapportens indstillinger er efterfølgende behandlet i HR-sporgruppen og i HR-referencegruppen. Nu skal rapportens indstillinger behandles i administrationschef-kredsen den 30/9 og i forandringsprocessens styregruppe den 6/10. Herefter vil rapportens indstillinger ligge på HR-sporets hjemmeside.
Formålet med projekt 3 i HR-sporet er at komme med en række indstillinger til, hvordan universitetet kan øge digitaliseringen af det personaleadministrative område - både på kort sigt og på en længere tidshorisont.
Én af projektgruppens indstillinger - anvendelse af systemet PeopleXS som fælles rekrutteringssystem - er allerede sat i værk. Det Naturvidenskabelige Fakultet har som pilotprojekt allerede implementeret PeopleXS, og de foreløbige erfaringer viser, at PeopleXS er et rigtig godt og brugbart værktøj, som med fordel kan udbredes til de øvrige hovedområder.
Indstillinger fra projekt 1 og 2 taget til efterretning i universitetsledelsen (15/6 2009)
Mandag den 8. juni drøftede universitetsledelsen HR-sporets indstillinger vedr. etablering af en fælles HR-organisation. Indstillingerne vedrører organisering og opgavesammensætning for en ny HR-organisation ved universitet, samt en oplæg til en arbejdsdeling mellem den centrale HR-afdeling og hovedområder skal være. Desuden indeholder indstillingen standardisering af udvalgte personaleadministrative arbejdsgange og på udvalgte personaleadministrative områder.
Universitetsledelsen tog indstilingerne til efterretning og anbefalingerne er nu overgået til implementering i driftsorganisationen under ledelse af HR-vicedirektør Louise Gade.
Nyt system skal digitalisere rekrutteringsprocessen (9/6 2009)
Efter indstilling fra HR-sporet har rektoratet givet grønt lys til, at der indkøbes et fælles digitalt rekrutteringssystem. Valget er faldet på systemet PeopleXS der, ifølge projektgruppens vurdering, er det rekrutteringssystem, der på kort og sandsynligvis også på længere sigt bedst lever op til AU’s krav. Digitaliseringen vil betyde, at hele rekrutteringsprocessen bliver mere smidig og effektiv. Systemet kan håndtere alt lige fra opsætning af annoncer, modtagelse af ansøgninger og organisering af samtaler og bedømmelse. Specielt en funktionalitet til håndtering af VIP-ansættelser (bedømmelsesudvalg, adgang for eksterne bruger, upload af materiale etc.) er meget nyttig i systemet. PeopleXS har desuden erfaring med rekrutteringsprocessen for universiteter, idet systemet i dag anvendes på DTU og RUC.
I første omgang indføres systemet som pilotprojekt på NAT og ASB. Efterfølgende vil systemet gradvist efter ønske blive indført på de øvrige hovedområder ud fra de erfaringer, der er blevet høstet i pilotprojekterne.
Nyt om projekt 3 og 4 i HR-sporet (5/5 2009)
Projekt 3 og 4 i HR-sporet er to relativt ”tekniske” projekter, der dog begge vil få en stor betydning for en række medarbejdere HR- og løn-medarbejdere, men også de fleste andre medarbejdere på lidt længere sigt.
Formålet med projekt 3 (" Digitalisering af det personaleadministrative område ") er at komme med et oplæg til, hvordan man kan øge digitaliseringen af det personaleadministrative område - både på kort sigt og på en længere tidshorisont. Digitaliseringen kan være på afgrænsede processer, f.eks. i forhold til rekruttering af medarbejdere (opsætning af annoncer, håndtering af ansøgninger og den efterfølgende proces mht. bedømmelse, når der er tale om VIP´ere). På længere sigt kan der også være tale om digitalisering af andre arbejdsgange og registreringer, der i dag mange steder foregår på papir med hensyn til for eksempel håndtering og registrering af barsel og ferie. Projektgruppen afleverer en rapport med en række indstillinger til sporleder Ole Bjørn Hansen ultimo juni.
Projektet har været i gang i nogle måneder efterhånden og har allerede produceret en del af grundlaget for rapporten. Således har gruppen foretaget en kortlægning af de eksisterende personaleadministrative systemer på universitetet og er ved at færdiggøre en afdækning af digitaliseringsbehovene på kort og langt sigt. Gruppen har netop gennemført en række informationsmøder med en række mulige leverandører af forskellige personaleadministrative systemer. Projektgruppen indleder sit afsluttende arbejde i maj/juni med en række workshops, der skal afdække behov, opstille mulige scenarier og munde ud i en indstilling om, hvordan digitaliseringen af personaleområdet kan foregå i praksis.
Projekt 4 (" Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS ") handler om at standardisere brugen af SLS (Statens LønSystem) på universitetet. Systemet bruges til udbetaling af løn til ansatte, men har også andre muligheder for registrering indbygget. SLS anvendes forskelligt på de forskellige lønkontorer på AU.
En forudsætning for at kunne bruge systemet (og data fra systemet) på tværs af universitetet er naturligvis, at SLS systemet anvendes ensartet, f. eks. i forhold til brugen af diverse koder til registrering. Projektgruppen har kortlagt, hvordan systemet bruges i dag og har netop afleveret et udkast til en rapport til sporleder Ole Bjørn Hansen, der indeholder forslag til standardisering af processer og anvendelse af koder. Den endelige rapport vil blive tilgængelig på HR-sporets hjemmeside.
Projektleder Lone Mørup fortæller, at projektgruppen har været igennem at meget god arbejdsproces, hvor der som en sidegevinst er etableret værdifulde kontakter mellem lønkontorerne på universitetet. Projektgruppen har blandt andet besluttet at etablere en erfa-gruppe, som man fremover vil bruge til at dele erfaringer og drøfte fælles problemstillinger. Det vil være samtidig være medvirkende til at sikre en fremadrettet ensartet anvendelse af SLS på AU.
Indstillinger fra projekt 1: Ny central afdeling skal understøtte udvikling af HR på universitetet (6/3 2009)
Interview med projektleder Lise Aaen
Gennem de sidste mange måneder har HR-konsulent Lise Aaen stået i spidsen for en projektgruppe under HR-sporet, der skal komme med anbefalinger til, hvordan HR-indsatsen kan styrkes på universitetet. Det er nu mundet ud i en omfattende rapport med en række konkrete indstillinger. Læs her hvad indstillingerne går ud på:
Hvad går indstillingerne kort fortalt ud på?
"Indstillingerne går ud på at beskrive, hvilke opgaver en ny central HR-organisation på universitetet skal løse. Kort fortalt skal organisationen understøtte både de ”hårde” og de ”bløde” HR-opgaver. AU har i strategien for 2008-2012 besluttet at styrke HR-området og indstillingerne, og den underliggende rapport, er et oplæg til, hvad der konkret skal til for at det kan lykkes. En ny centrale afdeling skal i tæt samarbejde med hovedområderne styrke og koordinere HR-indsatsen på universitetet".
Hvad er det nye i det?
" Hidtil har PUK (Personale- og udviklingskontoret på 8000C) mest haft den opgave at tage sig af den ”hårde” HR, primært løn- og personaleadministration. Det nye er, at der nu kommer et øget fokus på det ”bløde” HR, for eksempel lederudvikling, talent- og karriereudvikling – både for VIP´ere og TAP´ere".
"Projektgruppen har lavet en kortlægning af ”HR-landskabet” på AU og konklusionen er, at HR praktiseres meget forskelligt. HR-indsatsen bliver nu mere ensartet på tværs af universitetet og mere målrettet i forhold til at styrke bl.a. lederudvikling og talentudvikling".
Hvilken betydning får det for medarbejderne?
"HR-medarbejderne og lederne på hovedområderne får bedre understøttelse og opbakning i deres arbejde. Det bliver sat ind i en større sammenhæng, fordi den nye centrale HR-organisation skal bidrage til at koordinere, systematisere og målrette HR-arbejdet".
"For de andre medarbejdere på universitetet, både TAP´ere og VIP´ere, betyder det på længere sigt, at de får nogle endnu mere kompetente ledere og et bedre arbejdsmiljø".
Hvad er processen frem mod en beslutning?
"Styregruppen har principielt tilsluttet sig, at indstillingerne fra projektgruppen nu skal behandles i universitetsledelsen. Ifølge tidsplanen skal der inden da være en høring hos blandt andet administrationscheferne fra hovedområderne, ligesom der også skal være en drøftelse med tillidsrepræsentanterne og i HSU".
"Den nye HR-vicedirektør, Louise Gade, skal stå i spidsen for at implementere beslutningerne, når hun begynder i jobbet. Hun skal sørge for at det prioriteres og besluttes, hvilken rækkefølge, de skal gennemføres i".
Hvem skal sidde i den nye centrale afdeling?
Projektgruppen foreslår, at der ansættes to nye HR-konsulenter ud over HR-vicedirektøren. Desuden foreslår vi, at arbejdsmiljøsektionen, ligesom det nuværende PUK, bliver en del af den nye HR-afdeling".
Hvem har lavet indstillingerne?
" En projektgruppe bestående af fagfolk fra mange af hovedområderne. Der har været et godt og meget konstruktivt samarbejde i gruppen og der er dannet nye, værdifulde netværk på tværs af organisationen. Det er blevet lettere at tage telefonen og ringe til kollegerne på de andre hovedområder, når vi hver især i dagligdagen har behov for sparring eller står med svære sager".
HR-opgaver fordelt på centralt og hovedområdeniveau
I illustrationen nedenfor er kun medtaget den ”bløde” del af HR-opgaver. Det forudsættes imidlertid, at de "hårde" og "bløde" HR-opgaver integreres i en ny HR-organisation.
Det er vigtigt at pointere, at HR på AU skal udvikles gennem de decentrale HR-afdelinger og således være dybt forankret i de faglige og administrative miljøer.
Indstillinger fra projekt 2: Fælles arbejdsgange på HR-området (6/3 2009)
Interview med Jens Kristian Birthin
Ved siden af jobbet som specialkonsulent i Personale- og udviklingskontoret (PUK) har Jens Kristian Birthin i det seneste halve år været projektleder for et arbejde med at udvikle en model for arbejdsdelingen mellem den nye centrale HR-afdeling og hovedområderne, samt en række fælles arbejdsgange og skabeloner på HR-området. Resultatet af arbejdet er en række indstillinger, der nu skal behandles i universitetsledelsen.
Hvad går indstillingerne fra projektgruppen kort fortalt ud på?
"I grove træk bliver det sådan, at hovedområderne skal varetage en række driftsopgaver, for eksempel at udarbejde ansættelseskontrakter, mens den centrale HR-afdeling skal varetage rådgivning, udvikling og myndighedskontakt. Afdelingen skal også vedligeholde en HR-portal på AU´s hjemmeside, hvor man kan finde skabeloner, vejledninger og beskrivelser af de fælles arbejdsgange".
"Indstillingen fra arbejdsgruppen har tre hovedpunkter: En fælles arbejdsdeling mellem den nye centrale HR-afdeling og hovedområderne, ensartede og fælles arbejdsgange for hele universitetet på HR-området og forslag til fælles skabeloner for kontrakter og lignende".
Hvilken betydning får det for medarbejderne?
"HR-medarbejderne på de fem ”gamle” hovedområder på 8000C får nogle nye driftsopgaver, fordi en række funktioner vil blive decentraliseret. HR-medarbejderne på de ”nye” hovedområder får ikke nye opgaver, fordi de allerede har en høj grad af decentralisering – derimod vil de skulle bruge de nye fælles skabeloner og de nye arbejdsgange".
"For alle HR-medarbejdere betyder forslaget, at de vil kunne få støtte og rådgivning fra den nye centrale HR-afdeling. For alle øvrige medarbejdere betyder det, at de får en hurtigere og mere effektiv HR-betjening, fordi opgaverne vil blive løst tættere på de ansatte".
Hvad er processen frem mod en beslutning?
"Styregruppen har nu principielt tilsluttet sig at indstillingerne behandles i universitetsledelsen. Ifølge tidsplanen skal der inden da være en høring hos blandt andet administrationscheferne fra hovedområderne, ligesom der også skal være en drøftelse med tillidsrepræsentanterne og HSU".
Hvad er planen for implementeringen?
"Når der er truffet principiel beslutning i universitetsledelsen, fortsætter projektgruppen med at udvikle fælles arbejdsgange og skabeloner. Derefter er det planen at lave et pilotprojekt på udvalgte hovedområder i efteråret, inden der sker en udrulning på hele AU i det nye år".
Hvem har lavet anbefalingerne?
"En arbejdsgruppe bestående af HR-medarbejdere fra hovedområderne".
Ny og sammenhængende struktur for HR (3/3 2009)
Aarhus Universitet skal have styr på ansættelsessamtaler, personaleudvikling og hjælp til syge medarbejdere. HR-sporet i den administrative forandringsproces er kommet med to rapporter, der anbefaler en mere ensartet personalehåndtering på hele universitetet. Tiltrængt, siger akademikernes fællestillidsmand.
Af Kristian Serge Skov-Larsen, journalist på CAMPUS
Hvad gør man, hvis en kollega går ned med stress og får brug for psykologhjælp for at komme igennem krisen? Hvordan hjælper man bedst den nye udenlandske forsker og den medfølgende familie på plads i en ny by? Og hvem ringer man til, hvis man er mellemleder og står over for sin første jobsamtale med en håndfuld ansøgere?
En ensartet og bedre personaleledelse – på nydansk Human Resource eller bare HR – er prioriteret i universitetets strategi, og HR er et af de fem arbejdsområder i den administrative forandringsproces (se faktaboks).
HR-sporet har netop afleveret to rapporter, som indeholder en række anbefalinger til styregruppen for forandringsprojektet. Rapporterne ser bl.a. på, hvordan det fremtidige personalearbejde bedst kan organiseres på Aarhus Universitet, og om den måde, hvorpå man i dag udvikler medarbejdernes og ledelserne kompetencer, er den mest hensigtsmæssige.
Ole Bjørn Hansen, som både er sekretariatschef på Danmarks Miljøundersøgelser (DMU) og sporleder for HR-sporet, forklarer, at man i høj grad anbefaler mere systematik og ensartede standarder. Rapporterne anbefaler, at der etableres og udvikles HR-ekspertise på alle hovedområder og ikke mindst, at der bliver mulighed for central opbakning til lokale personaleansvarlige fra en fælles nyoprettet HR-afdeling.
– Når ansatte kommer i klemme eller kommer i en ny jobsituation, er det vigtigt, at der står professionelle folk klar til at støtte op om den lokale indsats. Som mellemleder kommer du måske kun ud for ganske få gange i dit arbejdsliv, at en medarbejder har brug for psykologbistand eller skal have særlig hjælp i en sygeperiode. Det er vigtigt, at vi har et sted, man som leder kan ringe og spørge om hjælp i den slags situationer. Et sted, hvor de har erfaring med, hvad der skal gøres, forklarer Ole Bjørn Hansen.
Tillidsmand positiv
Finn Folkmann er fællestillidsmand for alle akademikerne på Aarhus Universitet, og han synes en ny central HR-afdeling er en rigtig god idé.
– Det betyder ikke så meget, hvor en ny HR-afdeling er forankret, bare der sker en udvikling, og jeg synes, det lyder rigtig positivt med minimumsstandarder, så vi f.eks. er sikre på, at de udenlandske ansatte bliver taget godt imod. Alle nye ansatte skal selvfølgelig have hjælp, men når man kommer til et nyt land med et anderledes arbejdsmarkedssystem, er man særlig sårbar, og hjælpen til dem er i dag meget varierende, forklarer han.
Samtidig fremhæver Finn Folkmann oplægget til et centralt koordineret psykologtilskud. Hidtil har den enkelte afdeling skullet søge penge, hvis en medarbejder havde brug for hjælp, og det gjorde problemerne meget synlige for de nære kollegaer og ledere. En fremtidig henvendelse til en central enhed kan, ifølge Finn Folkmann, forventes at være langt mere diskret.
Kan betale sig
Ole Bjørn Hansen understreger, at mange hovedområder allerede i dag har velfungerende HR-afdelinger, der tager sig af alt fra personaleudvikling, medarbejderkurser og ansættelsesbreve til opfølgninger på arbejdspladsvurderinger og juridisk bistand. Deres erfaringer viser, at HR er værd at satse på.
– En god HR-afdeling er med til at give et bedre personale. Vi får ansat de rigtige, får dem bedre ind i organisationen, får videreuddannet dem og ikke mindst fastholdt dem længere. Personaleledelse betyder noget, fordi det i høj grad er med til at udvikle universitetet, forklarer han.
Projekt 2: Arbejdet skrider frem (3/11 2008)
Deltagerne i arbejdsgruppen under projekt 2 i HR-sporet var i dagene 28-29. oktober på arbejdsseminar. Seminaret havde tre dele:
- En analyse af snitflader primært mellem centralt niveau og hovedområder i forhold til personaleadministrative opgaver og processer. På forhånd havde deltagerne uafhængigt af hinanden hver lavet et forslag til en inddeling, som diskussionen tog udgangspunkt i.
- Derefter gennemgik deltagerne i mindre grupper nogle eksempler på personaleadministrative processer ud fra diskussionen
- En drøftelse af, hvordan de fremtidige fælles skabeloner for dokumenter inden for personaleadministration skal se ud – f. eks. ansættelseskontrakter.
Endelig holdt personalechef på DJF Dorrit Wedendahl et oplæg om hendes erfaringer med at organisere HR-arbejdet (personaleadministration og personaleudvikling) i forbindelse med DTU´s fusionsproces.
Arbejdsgruppen fortsætter arbejdet i projektet i de kommende måneder og skal efter planen aflevere en rapport med anbefalinger til forandringsprocessens styregruppe i begyndelse af marts.
Projektets formål er, ifølge sporbeskrivelsen for HR-sporet, at komme med oplæg til den fremtidige personaleadministrative snitflade mellem en fællesadministration og hovedområderne - herunder også fastlægge standardisering af ansættelsesprocedurer.
Deltagerne i projekt 1 på arbejdsseminar (31/10 2008)
Den 23-24. oktober var projektdeltagerne i HR-sporets projekt 1 samlet til et arbejdsseminar. Seminaret havde to formål. For det første en kortlægning af HR-landskabet på alle hovedområder. Der var korte oplæg fra alle hovedområder og fællesadministrationen på 8000C om indsatsen på HR-området. Det andet formål var at tage hul på at formulere resultatmål for projektet og udpege tovholdere for målene.
Endelig var der om aftenen et oplæg fra Rambøll´s HR-chef Kirsten Torp, som fortalte om hendes erfaringer fra opbygningen af en HR-organisation på DTU. Kirsten Torp besvarede undervejs spørgsmål fra en spørgelysten projektgruppe. 
Det er meningen at projektgruppen skal producere en rapport med anbefalinger om den fremtidige HR-organisation på AU. Rapporten skal forelægges for forandringsprocessens styregruppe i februar 2009.
Projektets formål er at fastlægge opgavesammensætningen for en ny HR-organisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesser på hovedområderne.
Sporbeskrivelsen for HR-sporet færdig (13/10 2008)
Sporbeskrivelsen er en ”kontrakt” mellem styregruppen og sporlederen. Kontrakten specificerer, hvad der skal leveres i sporet (sporets målsætninger), hvordan det skal leveres (hvilke projekter, der er planlagt) og hvor meget det må koste (sporets budget).
Sporlederen kan kun ændre i sporbeskrivelsen, hvis det bliver godkendt af styregruppen.
AU centralt placeret i udviklingen af nyt statsligt personaleadministrativt system (23/6 2008)
Sekretariatschef på DMU Ole Bjørn Hansen har som repræsentant for Aarhus Universitet fået sæde i Økonomistyrelsens referencegruppe vedrørende den statslige udvikling af et personaleadministrativt system. Ole Bjørn Hansen er desuden udpeget til at side i statens udvalg (APU) vedrørende kompetenceudvikling for AC'ere i staten jf. overenskomstresultatet OK08. Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling (SCKK) er sekretariat for udvalget.
Projekt koordinator ansat i HR-sporet pr. 1/8 (19/6 2008)
Pr. 1/8 2008 er Lise Aaen ansat som HR-konsulent på DMU. I de første to år af sin ansættelse er hun ”udlånt” til forandringsprocessens HR-spor, hvor hun skal assistere sporleder Ole Bjørn Hansen med at koordinere og skabe fremdrift i HR-sporet.
Lise Aaen vil have DMU i Roskilde som arbejdssted, men vil fast hver tirsdag have en arbejdsdag på ledelsessekretariatet i Århus.