Du er her: AU » Om AU » STRATEGI » Den adm. forandringsproces » IT-sporet » Nyheder

Nyheder om IT-sporet

Nyheder

Redigering af www.au.dk overgår til TYPO3 fra den 15. februar (4/2 2009)

Fra mandag den 15. februar overgår www.au.dk fuldt ud til TYPO3. Det betyder, at det herefter ikke længere er muligt at redigere www.au.dk via SIAB. Det er meget vigtigt, at alle medarbejdere frem til den 15. februar har arbejder med at kvalitetskontrollere siderne i TYPO3 og at det indhold, der er lagt ind i SIAB efter den 11. januar, også bliver overført til TYPO3.

En række andre websteder end www.au.dk skal i de kommende måneder overføres til TYPO3. Se listen på http://mit.au.dk/typo3. Bemærk, at dagen før den angivne eksportdato er sidste dag, der kan redigeres i SIAB. Redigeres der efter eksportdatoen, skal ændringen også foretages i TYPO3.

Find flere oplysninger om TYPO3 på http://typo3.au.dk, blandt andet om login og support – blandt andet er det muligt at ringe med sine spørgsmål til supporttelefonen mandag til fredag kl. 10-11.30 og 13-14. Bemærk, at fællesadministrationens support er lukket torsdag og fredag den 4. og 5. februar, hvor AU Kommunikation er på internt seminar.

Ekstra kursus den 16. februar

For de medarbejdere, der ikke har været på kursus i TYPO3, vil der blive afholdt et opsamlingskursus tirsdag den 16. februar kl. 9-15. Tilmelding er nødvendig og kan ske til slo@adm.au.dk.

Læs mere om CMS-projektet

Ibrugtagning af TYPO3 er udskudt (9/12 2009)

Der har vist sig større problemer end ventet ved konvertering af www.au.dk fra SIAB til TYPO3. Det er derfor besluttet at udskyde ibrugtagningen af TYPO3.

Det betyder at alle kurser og workshops i resten af december er aflyst. Vi vil i starten af uge 51 præsentere en revideret plan for projektet.

Den reviderede plan vil komme til at ligge på hjemmesiden for CMS-projektet og alle berørte medarbejdere vil blive kontaktet direkte pr. mail.

TYPO3 valgt som nyt CMS, intensiv konverteringsproces forude (7/10 2009)

TYPO3 skal være den fælles platform for universitets hjemmesider. Det traf universitetsledelsen endelig beslutning om på mødet den 5/10.

TYPO3 skal inden for den nærmeste fremtid afløse de forskellige CMS´er, der bruges på Aarhus Universitet. Planen er, at alle universitetets hjemmesider skal være samlet i det nye CMS allersenest ved udgangen af 2011.

I første omgang udfases det nuværende fælles CMS (SIAB), der bruges i fællesadministrationen, på det humanistiske og teologiske fakultet, samt på instiututter under sundhedsvidenskab og naturvidenskab. Planen er, at fra midt i november og frem til midt i februar vil alt indhold i SIAB blive flyttet over i TYPO3. TYPO3 er et open source produkt med stor udbredelse i primært Tyskland, Østrig og Danmark. Systemet er primært valgt, fordi det er brugervenligt og fleksibelt og på grund af dets evne til at overholde alle åbne standarder og fungere på alle browserplatforme.

Sammenhængende undervisning og konvertering
 Konverteringsperioden vil blive meget intensiv. Undervisning i TYPO3 og konvertering af de enkelte hjemmesider vil foregå i sammenhængende forløb. Brugerne vil således modtage undervisning den ene dag og skal de efterfølgende dage, med adgang til support, konvertere deres egne hjemmesider. Det hele kommer til at foregå i lokaler på Finlandsgade. Den meget intensive undervisnings- og konverteringsproces betyder, at brugerne ikke skal vedligeholde to sites samtidig og at de kommer til at anvende det nye CMS direkte i forlængelse af undervisningen.

CMS-projektet vil kommunikere direkte til brugerne med hensyn til, hvornår de skal på kursus og hvornår de enkelte hjemmesider skal konverteres.

Ny struktur på au.dk og webstrategi på vej
 Skiftet fra SIAB til TYPO3 bliver i første omgang ikke direkte synligt på hjemmesiderne, da indholdet flyttes direkte over i form af en 1:1 konvertering. Når konverteringen er overstået, vil der blive igangsat en ”oprydningsproces” på hjemmesiden. Blandt andet i form af en ny struktur på www.au.dk, hvor intern og ekstern kommunikation vil blive tydeligere adskilt. I efteråret vil arbejdet med fælles webstrategi også blive igangsat.

Efter konverteringen af indholdet i SIAB følger konverteringen af de øvrige hovedområders hjemmesider. Rækkefølgen bliver formentlig: DJF, DMU, DPU, ASB, HIH. Det er endnu uafklaret, hvornår SUN´s fakultetsweb kan flyttes. NAT og SAM vil formentlig flytte deres eksisterende TYPO3-løsning over i den fælles løsning i løbet af foråret.

Endelig er der indgået en samarbejdsaftale med virksomheden Linkfactory, der blandt andet skal udvikle den software, der kan overføre indholdet på hjemmesiderne til TYPO3, ligesom de skal udvikle en række særlige AU-funktioner i TYPO3.

Læs mere om CMS-projektet

Fremdrift i IT-sporet (14/9 2009)

IT-sporet driver, ud over CMS-projektet, to store grundlæggende infrastrukturprojekter: Fælles fysisk netværk og fælles identitetsstyring (IDM). Projekterne skal binde universitetet sammen på IT-området og de skrider begge frem efter planen.

Netværksprojektet har netop fejret rejsegilde. Skelettet er så at sige på plads (”kernelaget” i netværket), men der mangler stadig lidt før hovedområderne kan ”flytte ind”. Blandt andet mangler forskningsnettet at levere forbindelsen mellem de fysiske lokationer. Når det sker, kan netværket tages i brug.

IDM-projekt handler om styring og administration af brugerne på netværket (ansatte, studerende, alumner og eksternt tilknyttede). De to delprojekter følger planen og som et første synligt resultat bliver en fælles telefonbog med alle ansatte tilgængelig fra nytår. På længere sigt skal databasen bruges til at tildele medarbejdere og studerende mfl. rettigheder på netværket og det er visionen, at ét password skal kunne give den enkelte adgang til alle relevante IT-systemer.

IT-strategi på vej
IT-staben oplever samtidig stor interesse for, at der tages stilling til en række af systemharmoniseringsprojekterne: Skal universitetet have fælles mail-/kalendersystem, fælles esdh-system, intranet, e-læringsplatform mv. Fælles-IT igangsætter en egentlig IT-strategiproces i løbet af efteråret 2009 og forventer, at denne proces vil lede frem til en handlingsplan for de store fælles initiativer over de kommende år.

Allerede nu er det planlagt analysere økonomien i at konsolidere i få store datacentre kontra at fortsætte med det nuværende antal datacentre/serverrum. Der planlægges desuden gennemført en foranalyse omkring fordele og økonomi ved fælles telefoniløsning.

Endelig er fusionen mellem Datakontoret og Humanioras IT-afdelinger tæt på at være en realitet. Fusionen træder i kraft den 1. oktober 2009, hvor afdelingen også flytter til nye lokaler på Katrinebjergvej 107.

Nyt CMS: Foranalysen er i gang (20/8 2009)

Før sommerferien blev det i CMS-projektet besluttet at arbejde videre med TYPO3 som det fremtidige CMS på universitetet, med Linkfactory som leverandør. Projektgruppen er nu i gang med en foranalyse, der varer frem til midten af september. Analysen skal danne grundlag for at træffe en endelig beslutning om nyt CMS, og indgå aftale med leverandøren.

Analysen indeholder blandt andet følgende emner:

  • Projektorganisering og projektafgrænsning
  • Beskrivelse af pilotprojekt
  • Kortlægning af eksisterende løsning i SIAB
  • Kortlægning af fremtidig løsning
  • Udarbejdelse af detaljeret tidsplan
  • Uddannelsesplan
  • Udrulningsplan
  • Supportorganisation på AU
  • Samt en række tekniske forhold (blandt andet XML Analyse ift. kortlægning af objekter i SIAB, hosting og integration Cumulus (billedbehandling))

Når der er indgået en leverandøraftale er planen at foretage konvertering af pilotsites fra medio november og herefter foretage konvertering af hovedsitet www.au.dk. Se opdateret rækkefølge for konvertering til nyt CMS.

Læs mere om CMS-projektetet på denne side, hvor der løbende vil blive formidlet nyheder om konverteringen.

Projektgruppen har valgt leverandør til nyt CMS (30/6 2009)

Projektgruppen for CMS-projektet har besluttet at indlede samarbejde med Linkfactory om en analyse af mulig implementering af Typo3 som nyt CMS for Aarhus Universitet.

Aftalen går i første omgang på en analysefase fra medio august med henblik på at lave en endelig aftale medio september. Herefter er planen at foretage konvertering af pilotsites fra medio november og herefter foretage konvertering af hovedsitet www.au.dk.

Projektgruppen har i foråret været igennem en proces, der gradvist har indsnævret antallet af mulige leverandører. Annonceringen den 14. april gav beskrivelser og overslag fra 15 mulige implementeringspartnere. Projektgruppen udvalgte tre, der hver fik to dage til en nærmere præsentation. Derefter valgte man to, der gik noget mere i dybden med konvertering fra det nuværende CMS: SIAB. Der er i gruppen enighed om at begge implementeringspartnere og begge systemer var anvendelige og kunne løse opgaven.

Læs mere om:

Læs mere om CMS-projektet

Rektoratet bakker op om projekterne i IT-sporet og etablering af fælles IT-afdeling (16/6 2009)

Rektoratet gav på mødet den 8. juni sin støtte til planerne om at etablere en ny fælles IT-afdeling ved at sammenlægge Humanioras IT-afdeling og Datakontoret. Det sker med virkning fra eftersommeren 2009 og afdelingen kommer til at hedde Fælles-IT.

Desuden gav styregruppen tilslutning til at fortsætte arbejdet i de igangværende projekter i IT-sporet. Der er tale om følgende projekter:

  1. Fælles fysisk netværk. Har til formål at sikre etablering af et fælles transparent og ”selvadministrerende” netværksinfrastruktur
  2. Fælles rollebaseret identitetsstyring. Visionen for projektet er, at brugerne logger på ét sted og får adgang til alle relevante systemer.
  3. Arbejdet med at sikre en ny CMS platform fortsætter uændret.

Med henblik på den fremtidige udvikling på IT-området bakkede rektoratet desuden op om planerne om i løbet af 2. halvår 2009 at gennemføres foranalyser med henblik på eventuel etablering af fælles fysiske serverrum (datacentre) og en fælles telefoniplatform for universitetet. Der gennemføres desuden løbende efter behov foranalyser med henblik på IT-understøttelse af de øvrige spor i forandringsprocessen, blandt andet HR-området og bygningsområdet

Læs hele indstillingen til rektoratet fra IT-sporet

AU tæt på at vælge nyt CMS (18/5 2009)

Projektgruppen, der skal stå for valg af nyt CMS, har nu indsnævret feltet til tre mulige leverandører af den kommende CMS-løsning. De tre er:

  • Creuna (Sitecore) [baseret på Microsofts .NET teknologi]
  • Netmester (Sitecore) [baseret på Microsofts .NET teknologi]
  • Linkfactory (Typo3) [Open Source]

15 mulige leverandører indsendte i begyndelsen af maj hver sin besvarelse til projektgruppen, hvor de blandt andet forholdt sig til ti konkrete udvælgelseskriterier.

Projektleder Jens Hørlück fortæller, at projektgruppen i udvælgelsen primært har forholdt sig til, i hvilket omfang leverandørens svar levede op til udvælgelseskriterierne, samt i hvilket omfang materialet forholdt sig til AU som et universitet. Sekundært vurderede man leverandørernes referencer.

De tre leverandører vil nu blive inviteret til hver at deltage i et 2 dages forløb i begyndelsen af juni, hvor de får lejlighed til at demonstrere deres løsninger.

Et CMS-system det system, der ligger ”bagved” en hjemmeside og bruges til at redigere en hjemmesides indhold.

Arbejdsgrupper og opdateret tidsplan i CMS-projektet (2/4 2009)

Arbejdet frem mod anskaffelse af nyt CMS skrider fremad. Projektleder Jens Hørlück fortæller, at man nu er færdig med at formulere de overordnede krav, der skal bruges som udvælgelseskriterier og som udsendes til en halv snes leverandører medio april. Primo maj evaluerer man, i samarbejde med et konsulentfirma, leverandørernes svar og inviterer ca. tre leverandører til en to dages præsentation. Derefter laver arbejdsgruppen, der skal stå for leverandørvalget, en indstilling til forandringsprocessens styregruppe om valg af leverandør. Den endelige beslutning foretages efter en foranalyse af implementering og konvertering, foretaget af den valgte leverandør.

Forløbet frem mod beslutningen er delt i 3 sideløbende delprojekter, hvor de to første leverer input til den sidste.
1: Opstilling af tekniske krav / ønsker.
2: Formulering af indholdsmæssige krav / ønsker
3: Indstilling om valg af leverandør.

De tre projektgrupper er følgende:

Teknik
Hans Jørgen Hansen (ADM)
Nils-Jørgen Rasmussen (ADM)
Jørgen Friis Bak (IT drift)
Steen Radmer (ASB)
Helle Thomsen (DMU)
Margit Styrbæk (DJF)
Jørgen Riis (DPU)
Mette Thornval (DPU)
Simon Andersen (HUM)
Søren Madsen (NAT)
Søren Juhl (SUN)
Jens Hørlück (IT Staben - projektleder)

Indhold
 Poul Lautrup (ADM)
Steffen Longfors (ADM)
Steen Radmer ASB
Søren Tobberup Hansen (DJF)
Jens Christian Pedersen (DMU)
Carsten Henriksen (DPU)
Svend Aage Mogensen (HUM)
Jens Holbech (NAT)
Jens Hørlück (IT Staben - projektleder)

Valg af leverandør
 Steen Radmer (ASB)
Steffen Longfors (ADM)
Jørgen Fris Bak ( IT drift)
Jørgen Riis (DPU)
Søren Christensen (NAT)
Jens Hørlück (IT Staben - projektleder)

Formålet med teknik- og indholdsarbejdsgrupperne er at levere input til processen med udvalg af leverandører. Arbejdsgruppen, der skal udarbejde en indstilling om valg af leverandør, skal være begrænset i størrelse, repræsentere bredt og deltagerne skal samtidigt have både indholdsmæssigt og teknisk kompetence. Tidsforbruget i denne gruppe er væsentligt større end i de to andre. Det involverer deltagelse i en række heldagsmøder, herunder en uge med møder med udvalgte leverandører i maj.

Projektets foreløbige tidsplan for 2009 ser således ud:

  • Febr - april : Kortlægning af behov og opstilling af valgkriterier. En central aktivitet i projektet er at udvælge den tekniske platform, der bedst matcher AU’s størrelse og kompleksitet.
  • April - juni : Invitation til potentielle leverandører og udvalg af 2-3, der inviteres til en præsentation
  • Juni - juli : Beslutningsfase og kontraktforhandling
  • August - december : Foranalyse af konverteringsprocessen
  • Sept - december : Konvertering til nyt CMS og kvalitetssikring af de tidligere SIAB-sider
  • August – december : Udvikling af integration til relevante systemer

Læs mere om CMS-projektet

Nyt om IDM-projektet (23/3 2009)

I konsekvens af netværksprojektets behov for afklaring af grundlæggende processer omkring oprettelse, ændring og ophør af brugeres tilknytning til netværksressourcer på AU – og behov for afklaring af navnestandarder m.v. er det besluttet at fremrykke projekt ”Rollebaseret identitetsstyring”.

Målet er at etablere en it-understøttelse af al tilgang, flytning og afgang af medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere, sådan at en person tilknyttes én eller flere roller og på baggrund deraf tildeles adgang og rettighedsstyring for alle relevante ressourcer. Og gerne, så den enkelte bruger oplever at kunne tilgå alle systemer ud fra en adgangskode (”Single Sign On”).

Universitetet adskiller sig på dette område fra en række andre organisationer, fordi vores brugerbegreb er langt mere differentieret end ”dem, der får løn…”. Vi skal kunne håndtere:

  • De ansatte
  • De studerende
  • De eksternt tilknyttede forskere og samarbejdspartnere, herunder Universitetshospitalets tætte samarbejde med Regionerne
  • Alumner

Aktuelt arbejder to af IT-stabens konsulenter på udarbejdelse af projektgrundlag – det såkaldte projektinitieringsdokument. Forventningen er, at der vil være 2 parallelle delprojekter med følgende indhold

  1. Forretningsmæssige behov. Beskrivelse af grundlæggende processer til håndtering af brugeradministrative opgave, sådan at ”brugeradministationen rykker ud af IT-afdelingen”. Herunder afklaring af navnestandarder, begrebsmodeller og grundlæggende datastrømme samt integrationsbehov med en række andre systemer.
  2. Teknisk systemvalg. Kortlægning af eksisterende løsninger på AU samt afdækning af, i hvilken udstrækning de 3-4 markedsledende systemer i stand til at indfri AU’s behov og forventninger – førende frem til et beslutningsgrundlag for valg af system.

Der hentes inspiration fra, hvordan lignende organisationer har løst opgaven, bl.a. Københavns Universitet, Syddansk Universitet samt Region Midtjylland, ligesom det overvejes – i lighed med netværksprojektet - at tilknytte en uvildig konsulent med erfaring fra den tekniske del af andre systemimplementeringer.

På nuværende tidspunkt er det forventningen, at der kan etableres en løsning med ”proof of concept” med udgangen af 2009 – hvorefter detailimplementering vil gå i gang.

Hvis du vil vide mere, så kontakt forretningskonsulent Torben Feldsgaard eller servicekonsulent Thomas Degn Nielsen.

Nyt om Netværksprojektet (20/3 2009)

Styregruppen for netværksprojektet har behandlet forslag til langsigtet designløsning for henholdsvis WAN, LAN og domænedesign.

Styregruppen er meget tilfreds med de langsigtede mål i oplæggene – de tegner et billede af et fremtidssikkert, skalerbart netværk, der er transparent for den enkelte bruger, og som kan vedligeholdes med et minimum af manuel administration.

WAN-gruppen har kortlagt de nuværende forbindelser mellem Universitetets mange lokationer og udarbejdet en klassificering i A, B og C-lokationerne. Forskellen mellem klasserne er:

  • Kat. A: Lokationer på AU’s ”backbone”. Baseret på Forskningsnettets 10 gbps forbindelser med fuld redundans til de forskellige lokationer. Ligeledes baseret på, at AU får egen ”farve” i Forskningsnettet.
  • Kat. B: Mellemstore lokationer med krav til båndbredde på 1 gbps. Som udgangspunkt også leveret via Forskningsnettet med fejltolerance og egen farve. Dog med mulighed for ved tekniske vanskeligheder at anvende kommercielle MPLS-forbindelser som alternativ
  • Kat. C: Mindre lokationer med begrænset båndbreddekrav. Forventes forsynet med kommercielle MPLS-forbindelser og/eller ADSL-linier.

Gruppen arbejder frem mod næste styregruppemøde ultimo marts med detaljerede tids- og aktivitetsplaner samt konkrete investeringsbudgetter for løsningerne.

I WAN-gruppens kommisorium fremgik det desuden, at gruppen skulle beskrive en fremtidig firewall / DMZ struktur. Også her er styregruppen enig i den vision, der er lagt frem, men har bedt gruppen fokusere på etablering af de basale linier, før der arbejdes videre med konkretisering af forslaget til DMZ-struktur.

Det forventes, at der vil være grundlæggende forbindelse mellem alle lokationer med udgangen af 2. kvartal 2009, dog kan det forventes, at der ikke er den fulde farvebaserede redundans på dette tidspunkt.

LAN-gruppen har tilsvarende kortlagt de eksisterende netværksstrukturer og konstaterer, at det nuværende design har været robust over de sidste 8-10 år, men at der nu er en række krav til modernisering og redesign.

Gruppen skelner mellem 3 lag i netværksstrukturen: Et access-lag (som er det brugere og maskiner kontakter), et distributionsla g, der sikrer kommunikationen mellem access laget og det tredje lag, core-laget , som udgør "hjertet" i designet. Helt grundlæggende foreslår gruppen, at etablering af det nye netværk indledes med en omlægning af core-nettet fra den nuværende VLAN-baserede struktur til en moderne MPLS-baseret struktur

Det konstateres også, at det er muligt at opretholde sikker drift i de nuværende accesslag, selvom core-laget omlægges.

Frem mod næste møde i styregruppen arbejder gruppen med konkretisering af tids- og aktivitetsplaner samt kortlægger investeringsbehov for det nye core-net. Det er forventninger, at nyt core-design er implementeret med udgangen af 2. kvartal 2009. Samtidigt er WAN og LAN-grupperne i fællesskab blevet bedt om at estimere de driftsressourcer, der skal anvendes for at sikre drift af ny fælles WAN-infrastruktur og MPLS-core.

LAN-gruppen har i tråd med kommisoriet også arbejdet med en række andre emner, som indtil videre er sat på ”hold”:

  • Validering af maskiner, når ”stikket sættes i væggen”. Af hensyn til fuld implementering af DS 484-sikkerhedspolitikken, kan det forventes, at der på et tidspunkt kommer krav om 802.1x implementering over hele AU, men projektet er indtil videre udsat
  • Remote access. Stort set alle hovedområder tilbyder en udstrakt grad af remote-adgang / mobil adgang. Der er enighed om, at harmonisering kan give gevinster, men nuværende drift kan fortsætte, mens Core-net etableres.
  • Overvågning. Der er enighed om, at indfrielse af målet om et ”selvadministrerende net” kan skabes gennem overvågningsløsninger, som kan detektere fejltilstande og varsle om tegn på, at en driftsfejl er under udvikling. Projektet er dog delvist afhængig af, hvordan netværksdriften organiseres fremover – og skal under alle omstændigheder afvente etablering af WAN-forbindelser og core-net
  • Datacenterkonsolidering. Designet tager afsæt i, at der på et tidspunkt etableres et begrænset antal fysiske datacentre koblet med core-nettet. Men der er på nuværende tidspunkt ikke taget stilling til, om og hvornår projektet skal gennemføres, så planen er at de eksisterende serverrum gøres tilgængelige fra via det nye core-net.

Domænegruppen har haft ansvaret for den del af designet, der handler om styring af ressourcer og rettigheder i netværket. Med inspiration fra best practice og, hvordan problematikkerne løses i andre tilsvarende organisationer / installationer, er der opnået enighed om det langsigtede mål: Ét single forrest, single domain Microsoft AD til styring af adgang til ressourcer og grundlæggende rettigheder.

Gruppen har i forlængelse heraf arbejdet med en antal transitionsmetoder til styring af gradvis overgang fra det nuværende, fragmenterede miljø til et konsolideret miljø. Analysen viser en række fundamentale svagheder, uanset hvilken metode der vælges, så styregruppen foreslår, at sporlederen for IT-sporet opprioriterer projektet omkring rollebaseret identitetsstyring, så navnestandarder og arbejdsprocesser kan blive afklaret og fastlagt, før der arbejdes videre med domænetransition. I konsekvens heraf udsættes domænegruppens arbejde indtil videre.

Figur 1: WAN-struktur

Figur 2: Grundlæggende LAN-struktur

Nyt fælles CMS: SIAB-brugerne skifter først (18/3 2009)

Projektet, der skal stå i spidsen for anskaffelse af et nyt fælles CMS-system, er nu kommet godt i gang og man er pt. ved at lægge sidste hånd på projektgrundlaget og tidsplanen for konverteringen til nyt CMS. Målet er på længere sigt, at alle hovedområder på universitetet bruger det samme CMS-system. Et CMS-system det system, der ligger ”bagved” en hjemmeside og bruges til at redigere hjemmesidens indhold.

Det samlede projekt er forankret i IT-staben, hvor forretningskonsulent Jens Hørlück er projektleder, og de indholdsmæssige aktiviteter udføres i tæt samarbejde med Kommunikationsafdelingen.

De hovedområder og afdelinger, der anvender SIAB som deres CMS-system, skal skifte først. Det skyldes, at SIAB ikke længere supporteres af leverandøren og derfor udgør en såkaldt ”brændende platform”. SIAB bruges på en række af hovedområderne og fællesadministrationen på 8000C. Som det fremgår af nedenstående tidsplan vil de første hovedområder skifte i løbet af efteråret. Se den foreløbige rækkefølge for hovedområdernes konvertering til nyt CMS. Der vil ske en trinvis overførsel af indhold fra de forskellige hovedområder – rækkefølgen vil afspejle, at nogle hovedområder, f. eks. DMU hurtigt skal adskilles fra Miljøministeriets web, mens andre områder, der for nyligt har været igennem en CMS-omlægning, forventes at blive implementeret senere.

Projektets foreløbige tidsplan for 2009 ser således ud:

  • Febr-april : Kortlægning af behov og opstilling af valgkriterier. En central aktivitet i projektet er at udvælge den tekniske platform, der bedst matcher AU’s størrelse og kompleksitet.
  • April-maj : Beslutningsfase
  • Juni-august : Teknisk implementering og uddannelse af brugerne
  • August - december : Konvertering til nyt CMS og kvalitetssikring af de tidligere SIAB-sider
  • August – december : Udvikling af integration til relevante systemer

I løbet af de kommende år vil der ske udvikling på tre fronter:

  • Flere hovedområder konverterer til det fælles CMS
  • Udvidelse med mere funktionalitet og flere services
  • Integration til flere interne systemer

Projektets anden del fokuserer på hjemmesidens indhold
Den anden del af CMS-projektet er en indholdsmæssig modernisering. AU’s hjemmeside dumper nedad listerne i sammenligning med andre danske universiteter og højere læreanstalter. I 2008 blev AU’s web bedømt til en 28. plads i konkurrencen ”Bedst På Nettet”. Ambitionen her er ikke at rykke frem på ”bleeding edge”, men at præsentere et moderne, målgruppeorienteret og selvbetjeningsorienteret websted, der hører til blandt top 5 i konkurrencen.

I forhold til det indholdsmæssige scope for projektet har der været en række diskussioner. Disse er endt med en målsætning, der illustreres af figuren (klik på figuren for en større version)

Det nye system skal fokusere på pyramidens øverste lag og sikre, at det, der er benævnt ”corporate communication”, fremtræder i tråd med universitetets strategi på kommunikationsområdet, herunder med det nye layout fuldt implementeret.

En lang række af de selvbetjeningsløsninger og informationer, der vises i figuren er afhængige af velfungerende snitflader til de underliggende kildesystemer.

Med hensyn til aktiviteterne i bunden illustrerer figuren en ambition om at tilbyde en professionel ”skabelon” til de projekter og aktiviteter, der kan få værdi af det – samtidig med, at der kan tilbydes snitflader til de web-sites, der ikke ønsker at benytte det fælles tilbud.

Mere information om projektet:

Den kommende IT-organisering (12/3 2009)

Der har siden efteråret 2008 været gennemført en række workshops og møder med de IT-ansvarlige på hovedområderne med henblik på at formulere en plan for organisering af det samlede IT-område.

IT-vicedirektør Flemming Bøge fortæller, at det i forlængelse heraf har vist sig, at der er udbredt konsensus om værdien af en fælles organisation til drift af infrastruktur, men at der på nuværende tidspunkt ikke kan opnås enighed om en langsigtet model for konsolidering af hele driftsorganisationen.

Planen er derfor nu en trinvis udvikling af organisationen med fokus på infrastruktur (netværk, brugerstyring og telefoni) med en række faste medarbejdere i en fælles IT-afdeling suppleret af en virtuel tilknytning af medarbejdere fra hovedområderne. Parallelt hermed har de vist sig et ønske om en sammenlægning af Fællesadministrationens IT-afdeling med IT-afdelingen på Det Humanistiske Fakultet, så der på denne måde kan opnås en vis kritisk masse i den fælles driftsorganisation.

Samtidig sikres det gennem etablering af blandt andet et IT-chef forum, at kommende IT-initiativer af fælles interesse er koordineret.

Hvis du vil vide mere, så kontakt vicedirektør Flemming Bøge.

Se en grafisk illustration af den kommende IT-organisation

IT-udviklingschef ansat (10/12 2008)

Kristine Stougård Thomsen er ansat som ny IT-udviklingschef pr. 1/12. Kristine Stougård Thomsen skal være daglig leder af Datakontorets udviklingsgruppe og være projektchef for udviklingsaktiviteterne i IT-sporet.

Som leder af udviklingsafdelingen skal Kristine sikre den fornødne fokus på projekterne i forandringsprocessen (herunder STADS, Navision og HR-området) samtidig med, at der gennemføres de nødvendige tilretninger og udviklinger, så systemerne DELFI og PØS fortsat kan understøtte den daglige drift. Desuden får Kristine til opgave at bistå i forbindelse med FUA- og UVA-projekterne, der hhv. handler om at udvikle systemer til forskeruddannelsesadministration og undervisningsadministration.

Endelig skal Kristine sammen med Flemming Bøge varetage den overordnede strategiudvikling på IT-området generelt, blandt med ansvar for udarbejdelse af en IT-arkitekturstrategi, som kan sikre et fælles grundlag og fælles standarder for fremtidige IT-udviklingsprojekter.

Kristine Stougård Thomsens baggrund er en PhD i datalogi og en række jobs i IT-branchen, blandt andet i forbindelse med udviklingsmiljøet omkring Katrinebjerg. Senest har Kristine Stougård Thomsen været ansat i TDC i 3 år, hvor hun har arbejdet som projektchef for en række store teknologiprojekter.

Kristine har i den første tid kontor i ledelsessekretariatet. Inden for kort tid flytter IT-vicedirektør Flemming Bøge og Kristine Stougård Thomsen til midlertidige lokaler på Trøjborg og senere til nyistandsatte lokaler på Finlandsgade.

Ny IT-organisering på universitetet (11/11 2008)

Fremtidens IT-organisering på AU skal bygges op efter en koncern-IT model. Det foreslår IT-vicedirektør Flemming Bøge i et beslutningsforslag, som rektorat, dekaner og administrationschefer har givet deres principielle opbakning til. Netop nu er der gang i en proces, der skal afklare, hvordan den fremtidige organisation så skal se ud i praksis. Det handler om at afklare snitfladerne mellem den centrale koncern-organisation og hovedområderne - og at lave aftaler om økonomien bag den nye organisation. Det er målet, at der foreligger et beslutningsgrundlag og en mere detaljeret beskrivelse af den fremtidige IT-organisering, som rektorat og dekankreds kan tage stilling til inden jul.

Hvad er koncern-IT?
Hovedprincippet er i koncern-IT modellen er, at de opgaver der er stordriftsfordele ved, samles centralt og at de opgaver, der kræver en faglig ekspertise og nærhed til eksempelvis forskningsmiljøerne fortsat varetages på hovedområdeniveau.

Det betyder, at ansvaret for drift og support af de fælles systemer gradvist samles i én fælles central organisation omfattende drift, support, udvikling og projektledelse under ledelse af Flemming Bøge. Hovedområderne skal derimod varetage drift, support og brugerservice for de specifikke IT-systemer, der understøtter forskning, uddannelse og rådgivningsopgaver.

IT-vicedirektør Flemming Bøge er netop nu i gang med at analysere, hvordan koncern-IT modellen kan implementeres i praksis. I den forbindelse har der været afholdt rundbordssamtaler med alle hovedområdernes IT-chefer. På hovedområderne er man nu i gang med at sammenholde de lokale IT-foretningsstrategier med koncern-IT modellen og forberede forslag til, hvordan opgaverne kan deles bedst mellem den centrale organisation og hovedområder. I denne sammenhæng er medarbejderne på de enkelte hovedområder også inddraget og orienteret i processen. Med hensyn til at kvalificere den fremtidige organisering vil den kortlægning af de administrative resurser, der pt. er i gang, også indgå (omtalt i nyhedsbrev nr. 3 )

Flere initiativer i gang
 Men henblik på at implementere koncern-IT modellen er der allerede taget flere konkrete initiativer. I IT-sporet er der igangsat to projekter vedrørende etablering af et sammenhængende fysisk net for hele universitetet og et projekt vedrørende fælles rollebaseret identitetsstyring. Det er planen, at projekterne i IT-sporet i forandringsprocessen så at sige ”føder” den nye organisation. Ideen er, at der undervejs i projekterne opbygges faglige kompetencer i organisationen og hos enkelte nøglemedarbejdere, som efterfølgende skal udgøre rygraden i den nye organisation.

Desuden er der opslået fem stillinger til bemanding af strategi- og styringsdelen i den nye, centrale koncern-IT organisation, herunder en stilling som IT-udviklingschef. De nye medarbejdere skal sammen med IT-vicedirektøren have til huse i lokaler på Finlandsgade.

Koncern-IT modellen er valgt frem for blandt andet en kompetencecenter-model og en fakultets-IT model. Vurderingen er, at koncern-IT modellen vil give den største kvalitet for brugerne og at den med hensyn til driftsomkostningerne på langt sigt er den mest effektive. Det opvejer en række investeringer og etableringsomkostninger her i opstartsfasen. Endelig har modellen den fordel, at den indeholder en entydig ledelsesstruktur for de fælles administrative systemer.

Workshop om nyt fælles netværk: Redesign frem for ”kludetæppe-løsning” (20/10 2008)

Fredag den 10/10 havde sporleder Flemming Bøge samlet alle medarbejdere involveret i projektet fælles netværk til en workshop. Workshoppen havde 25 deltagere, og alle hovedområder var repræsenteret.
Formålet var, ud fra de krav, som et fælles net skal leve op til, at fastslå om der kan arbejdes videre med en ”kludetæppe-løsning”, hvor man bygger videre på de mange forskellige eksisterende løsninger, eller der er behov for et redesign. Konklusionen var entydigt, at et redesign er den bedste løsning og der arbejdes nu videre i dét spor.
Projektet bliver delt op i ét hovedprojekt (fælles netværks-infrastruktur) og tre delprojekter (WAN-struktur, LAN-design og domænedesign), som vil blive bemandet med hver sin arbejdsgruppe. Desuden er det besluttet at tilknytte IBM som rådgiver til projektet.
Projektet fælles netværk drejer sig om at etablere et tværgående, transparent netværk mellem alle universitetets geografiske og organisatoriske enheder

Arbejdet med at anskaffe nyt CMS på AU er igang (9/10 2008)

Med henblik på at anskaffe nyt CMS-system er der nu nedsat en arbejdsgruppe bestående af Søren E. Frandsen, Anders Frølund og Flemming Bøge. Ole Boulund Knudsen (ASB) og Steffen Longfors fra Informationskontoret på 8000C er desuden involveret i arbejdet med henblik på hjælp til indsamling af oplysninger og analyse af henholdsvis teknik og indhold.
Arbejdsgruppen skal lave en foranalyse, der er færdig i december. Analysen skal ligge til grund for det videre arbejde med anskaffelse af nyt CMS.

Fælles netværk – Keep It Simple (10/8 2008)

af sporleder og IT-vicedirektør Flemming Bøge

IT-sporet har formuleret visionen om et fælles IT-produktionsnet på tværs af geografi og hovedområder, og som alle brugere anvender i deres daglige arbejde. Netværket skal være ”transparent” og skal kunne administreres og vedligeholdes med et minimum af manuel indsats – uden at vi forringer IT-sikkerheden unødigt.

Det nuværende netværk er opdelt i rigtigt mange specialiserede netværk både geografisk og logisk. Det giver en række udfordringer for det tværgående samarbejde og for anvendelse af nye fælles administrative løsninger.

Projektet omfatter en sammenkobling af alle geografiske enheder og en omlægning af styringen af det fælles netværk. De nuværende løsninger er af høj kvalitet, men er udviklet før fusionen. At der nu skal opbygges ét fælles netværk stiller store krav til de nuværende IT-driftsorganisationer om nytænkning og samarbejdsvilje, så vi kan bygge det nye netværk med de bedste elementer fra de forskellige eksisterende løsninger.

Hvorfor skal netop dette projekt gennemføres nu? Du kan sammenligne det med etableringen af det nye motorvejsstykke nord for Århus. Man kan godt køre fra Grenå til Horsens, men det kræver en god GPS og ganske megen tålmodighed. Den nye vej sikrer en hurtig og ukompliceret transport, også i fremtiden – på samme måde med det nye fælles netværk, der skal danne grundlaget for indførelsen af nye løsninger på Universitetet.

Arbejdet med det fælles netværk er i gang. Blandt andet forventes der inden for den nærmeste fremtid igangsat tre delprojekter, som vil blive beskrevet på denne hjemmeside.

Interview med Flemming Bøge: Begynder med infrastrukturen (19/9 2008)

Hvad går du og laver lige nu?
Mange forskellige ting. Jeg er stadig ved at lære organisationen at kende, jeg kigger på, hvem der skal trække de fysiske kabler mellem hovedområderne, jeg kigger på IT-delen af aktiviteterne i studiesporet og økonomisporet. Og så har jeg netop færdiggjort et oplæg til dekanerne om den fremtidige opbygning af IT-organisationen på universitetet.

Hvordan vil du beskrive din tilgang til IT?
At IT anvendes ude hos brugerne! En IT-organisation skal være brugerorienteret og serviceorienteret . Og brugerne har forskellige behov om de er studerende, TAP´ere eller VIP´ere.

Hvad vil du prioritere først i bunken af opgaver?
 Den helt grundlæggende infrastruktur . Vi skal ikke blot have forbundet 8000C med de nye hovedområder, vi skal også forbinde 8000C internt. Vi skal så at sige have etableret en motorvej, der forbinder hovedområderne, og som de kommende fælles IT-systemer kan køre på. Den ene del af infrastrukturen er et fælles netværk . Det vil sige den fysiske sammenhæng mellem hovedområderne, men også arbejde med styringen af netværket – færdselsreglerne på motorvejen kunne man sige. Den anden del er en fælles identitetsstyring . Medarbejderne skal ligge i én database og derfra have adgang til de nødvendige systemer. Opgaven er enorm. Vi har 35.000 studerende og 8.500 ansatte, der skal ligge i databasen. Inklusive samarbejdspartnere og historiske data vil der være op mod 100.000 personer i en sådan database.

Er der andet, der kommer i gang nu?
 Der er alle steder et stort ønske om nyt CMS og arbejdet med at anskaffe af et nyt system, sætter vi også i gang nu.

Hvordan er du kommet frem til den prioritering?
 På baggrund af en interview-runde med alle hovedområderne. Ud fra det har jeg prioriteret de ting, der er vigtigst for hovedområdernes kerneforretninger . Blandt andet derfor er etablering af et fælles kalender- og mailsystem blevet udskudt en smule. Simpelthen fordi hovedområdernes kerneaktiviteter ikke står og falder med det. Desuden har jeg skelet til en rapport fra Rambøll om den fremtidige IT-udvikling på universitetet men jeg har dog prioriteret anderledes, end de umiddelbart lægger op til.

OK, hvad må vi så vente lidt længere med?
 Alt det sjove! Som sagt står fælles mail- og kalendersystem ikke i første række. Vi skal også senere have udvalgt et fælles e-læringssystem for hele universitetet - vi skal have lavet en behovsanalyse hos studerende og undervisere og finde ud af, hvilket system, der bedst kan opfylde kravene. Et fælles ESDH-system er også skudt til hjørne indtil videre. Det rører ved alle medarbejderes arbejdsgange og kræver stor motivation fra alle for at gennemføre. Fordi der kører mange andre forandringsprocesser lige nu, er det bedre at vente. Endelig er universitetet ikke underlagt de samme behov for at give aktindsigt til borgerne som f. eks. kommuner og regioner. Det gør også, at behovet for et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem mindre akut.

Hvad med etablering af en fælles IT help desk?
 Help desk hænger meget sammen med spørgsmålet om organiseringen af IT-området. For eksempel, hvad der skal varetages centralt og hvad der skal varetages decentralt? Denne arbejdsdeling skal på skinner først. Desuden skal hele infrastruktur-delen være på plads først, så help desk kan fungere som ”single point of contact” for brugerne og svare på alle brugernes spørgsmål. Det er vi ikke klar til endnu.

Hvordan skal den fremtidige IT-organisation på universitetet se ud?
 Det er ikke afklaret. Pejlemærket for mig vil være, hvor opgaverne løses bedst. For eksempel vil IT, der er i direkte forbindelse med forskning og undervisning ligge bedst decentralt, fordi kendskabet til det, man bruger IT til, betyder meget her. Økonomisystem og studieadministrativt system derimod ligger bedst centralt, fordi der er tale om fælles standardiserede systemer.

Vil der ske en centralisering af serverdriften?
 Det vil der givet. Det er jo et af de punkter, hvor opgaven løses mest rationelt centralt. Der vil være åbenlyse stordriftsfordele ved at samle driften, fordi det er dyrt at lave back up, køle brandsikre, lave alarmsystemer osv. for mange servere. Jeg kunne forestille mig f. eks. tre centre.

Hvad gør man som medarbejder, hvis man har flere spørgsmål?
Man kan sende dem til forandringsprocessens programsekretariat. Så bliver det hele samlet sammen og vi lægger svarene ud på hjemmesiden.

Send et spørgsmål om IT-sporet

Læs mere om projekterne i IT-sporet

Se den foreløbige tidsplan for projekterne i IT-sporet

Projekterne i kommunikationssporet lægges ind under IT-sporet (28/8 2008)

På mødet i styregruppen den 28/8 blev det besluttet fremover at varetage kommunikationssporets projekter i regi af IT-sporet. Det betyder, at kommunikationssporet nedlægges.

I kommunikationssporet var der planlagt to projekter: Nyt CMS og etablering af intranet. Baggrunden for, at disse to projekter nu er flyttet til IT-sporet er, at den tekniske drift af både CMS og intranet, når systemerne er anskaffet, vil blive placeret i regi af datakontoret. Medarbejdere fra Informationskontoret vil fungere som projektledere for de to projekter. Dels fordi man her har den nødvendige ekspertise i forhold til kravspecifikationer til nyt CMS. Og dels fordi Informationskontoret har intern kommunikation som en central opgave og dermed vil få stor indflydelse på den indholdsmæssige drift af et intranet.

Den administrative forandringsproces handler om standardisering, effektivisering og modernisering af de administrative systemer på det nye, fusionerede AU. Nyt CMS og intranet er de administrative/tekniske del af udmøntningen af AU´s kommunikationspolitik.

For nylig besluttede rektoratet, at prorektor for videnspredning Søren E. Frandsen får kommunikation som ansvarsområde. Han skal derfor, blandt andet i samarbejde med Informationskontoret, stå spidsen for det videre arbejde med at konkretisere udmøntningen af den ”indholdsmæssige” del af kommunikationspolitikken.

Ny IT-vicedirektør ansat (24/6 2008)

IT-chef i Horsens Kommune Flemming Bøge begynder den 1/8 2008 i den nyoprettede stilling som it-vicedirektør på Aarhus Universitet. Én af Flemming Bøges opgaver som IT-vicedirektør bliver at være sporleder for IT-sporet i forandringsprocessen.
Læs nyhed om ansættelsen af Flemming Bøge

Arbejdsgruppe vedr. etablering af fælles datanet for hele AU er etableret (18/6 2008)

Arbejdsgruppen har følgende medlemmer:

  • Orla Hoppe, Datakontoret
  • Bjarne Birkmose, Datakontoret
  • Bjarne Poulsen, DJF
  • Steen Dan Christiansen, DMU
  • Jakob Winther Egeskjold, DPU
  • Peter Frost, ASB
  • Søren Christensen, NAT
  • Søren Jacobsen, SUN
  • Mogens Hansen, TEO
  • Søren Staunsager, SAM
  • Anders Kjær, HUM

Arbejdsgruppen har følgende kommissorium:

Begrundelse:

  • Et sammenhængende datanet med mulighed for at etablere diverse virtuelle net er en forudsætning for udrulning af de fælles/tværgående systemer. Allerede i testfasen af fagsystemerne vil der være behov for datanettet.

Formål:

  • At kortlægge det bestående datanet og skabe beslutning for etablering af et sammenhængende netværk, som datamæssigt kan binde universitetet sammen og udgøre infrastrukturen for de fælles og tværgående systemer

Delresultater:

  • Træffe beslutning om den kommende net-topologi
  • Træffe beslutning om den it-sikkerhedsmæssige arkitektur
  • Træffe beslutning om anvendelse af Forskningsnettet
  • Forholde sig til opkobling fra de kliniske institutter og øvrige eksterne adgange
  • Udarbejde oplæg til aftale med Forskningsnettet
  • Træffe beslutning om finansieringsmodel
  • Træffe beslutning og styring, vedligeholdelse og udvikling af datanettet
  • Der skal tages stilling til nettets strukturering i forhold til institutter/områder og på tværs i forhold til forskere, administrativt personale og studenter.
Henvendelse om denne sides indhold: 
Søren Klit Lindegaard

Revideret 03.10.2011

Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

E-mail: au@au.dk
Tlf: 8715 0000
Fax: 8715 0201

CVR-nr: 31119103
EAN-numre: www.au.dk/eannumre

AU på sociale medier
Facebook
LinkedIn
Twitter
Vimeo

© — Henvendelser til webredaktør

Cookies på au.dk