Nyheder

• Styregruppen godkender beslutningsoplæg (16/3 2010)
• Beslutningsoplæg færdigt den 8. marts (16/2 2010)
• Delprojekt D har kortlagt markedet for ledelsesinformationssystemer (28/1 2010)
• Delprojekt A arbejder frem mod afleveringen af beslutningsoplæg (26/1 2010)
• Prioriteret overblik over nøgletal (9/12 2009)
• Delprojekt D har kortlagt det tekniske systemlandskab (7/12 2009)
• Projekt A er kommet fra start (25/9 2009)
• Projekt A gennemføres som planlagt, de øvrige delprojekter stilles i bero (18/9 2009)
• Nyt ledelsesinformationssystem: Første skitse til en organisering (17/8 2009)
• Seminar markerer opstart af projektet (26/5 2009)

Styregruppen godkender ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg

Ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg vedr. implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet samt projektets hvidbog blev afleveret til styregruppen for den administrative forandringsproces mandag d. 8. marts.

Beslutningsoplægget indeholder en business case, der er en vurdering af omkostninger og gevinster ved et fælles ledelsesinformationssystem, samt en plan for den videre proces, bl.a. systemvalg og implementering. Endelig indeholder oplægget også et budget for implementering af et evt. system og et driftsbudget.

Hvidbogen er en samling af leverancer, som ledelsesinformationsprojektet er udkommet med i projektets kortlægnings- og analysefase fra maj 2009 til februar 2010. Hvidbogen indeholder et overblik over og en prioritering af eksisterende nøgletal på AU, en oversigt over funktionalitetskrav og brugerbehov i forhold til en fælles ledelsesinformationsløsning på universitetet samt en datamodel og arkitektur for ledelsesinformation på AU. Derudover indeholder hvidbogen en organisatorisk scenarierapport med anbefaling om organisationen af et fremtidigt fælles ledelsesinformationssystem på AU.

Beslutningsoplægget og hvidbogen blev behandlet på mødet i styregruppen for den administrative forandringsproces tirsdag d. 16. marts. Styregruppen godkendte på mødet beslutningsoplægget, og sender herefter oplægget videre til administrationschefkredsen og universitetsledelsen. Endelig beslutning foreligger sandsynligvis ultimo maj 2010, da beslutningsoplægget forventes behandlet i administrationschefkredsen d. 12. april og i universitetsledelsen d. 10. maj.

Hvis projektet godkendes af universitetets ledelse, anbefaler styregruppen, at der tages enkelte tilløb til implementering i efteråret 2010 med henblik på at sætte projektet i gang fra årsskiftet 2011 og at tage systemet i drift ved årsskiftet 2012.

Se i øvrigt referatet af styregruppemødet d. 16. marts 2010

Beslutningsoplæg færdigt den 8. marts (16/2 2010)

Ledelsesinformationsprojektets kortlægnings- og analysefase er nu afsluttet, og projektet lægger i disse uger sidste hånd på et beslutningsoplæg til universitetets ledelse, der afleveres den 8. marts.

Beslutningsoplægget indeholder en business case, der er en beregning af omkostninger og gevinster ved et fælles ledelsesinformationssystem samt en plan for den videre proces mhp. blandt andet systemvalg og implementering. Endelig indeholder oplægget også et budget for implementering af et evt. system og et driftsbudget.

Projektet afleverer ligeledes en hvidbog, der indeholder et overblik over og en prioritering af eksisterende nøgletal på AU. Hvidbogen indeholder også en oversigt over funktionalitetskrav og brugerbehov i forhold til en fælles ledelsesinformationsløsning på universitetet samt en datamodel og arkitektur for ledelsesinformation på AU.

Endelig beslutning forventes inden sommer 2010

Beslutningsoplægget afleveres mandag d. 8. marts, og skal derefter behandles på mødet i styregruppen for den administrative forandringsproces tirsdag d. 16. marts. På mødet vil styregruppen beslutte om og hvordan ledelsesinformationsprojektets oplæg skal forelægges universitets ledelse.

Det antages, at en endelig beslutning om implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet vil kunne foreligge inden sommer 2010, såfremt beslutningsoplægget godkendes i alle beslutningsorganer.

Delprojekt D har kortlagt markedet for ledelsesinformationssystemer (28/1 2010)

Ledelsesinformationsprojektets delprojekt D har nu gennemført en kortlægning af markedet for ledelsesinformationssystemer. I forbindelse med kortlægningen blev der medio november 2009 afholdt inspirationsworkshops med tre potentielle systemleverandører. Efter de gennemførte workshops modtog delprojekt D skriftlige besvarelser fra leverandørerne på projektets ”Request for Information”.

I forlængelse af den igangværende dialog med systemleverandørerne blev der i løbet af uge 2 og 3 gennemført tre referencebesøg hos systemleverandørernes kunder. Referencebesøgene hos casevirksomhederne gav værdifuldt input til delprojekt D's anbefaling om den foretrukne systemløsning for Aarhus Universitet, der indgår i ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg til universitetets ledelse, ultimo februar 2010, om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet.

Læs mere om delprojekt D

Delprojekt A arbejder frem mod afleveringen af beslutningsoplæg (26/1 2009)

Efter julepausen arbejder ledelsesinformationsprojektet atter på fuld kraft frem mod afleveringen af beslutningsoplægget til universitetets ledelse, ultimo februar 2010, om implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet.

I december 2009 udkom ledelsesinformationsprojektets delprojekt A med et overblik over eksisterende nøgletal på Aarhus Universitet. Som opfølgning på dette kortlægningsarbejde har repræsentanter fra ledelsesinformationsprojektet besøgt alle administrationschefer på hovedområderne samt udvalgte vicedirektører med henblik på bl.a. at informere om projektets fremdrift, præsentere hovedresultaterne af kortlægningsarbejdet, afstemme undersøgelsens resultater med de enkelte administrationschefer og vicedirektører samt indhente input til den forretningsmæssige prioritering af nøgletallene. Disse aktiviteter giver input til beslutningsoplægget.

I uge 2 afholdt delprojekt A en workshop med en række medarbejdere på AU, der arbejder med ledelsesinformationsløsninger, med henblik på at identificere den ønskede rapporteringsfunktionalitet og analysemuligheder samt typer af rapporteringsværktøjer. Drøftelserne på denne workshop giver vigtigt input til en afklaring af mulige rapporteringsløsninger, der ligeledes vil indgå i beslutningsoplægget i februar 2010.

Prioriteret overblik over nøgletal (9/12 2009)

I uge 49 færdiggjorde projekt A et prioriteret overblik over eksisterende nøgletal på universitetet. Overblikket skal indgå som en del af det beslutningsoplæg, som projektet fremlægger i februar 2010. På baggrund af oplægget skal universitetsledelsen tage stilling til, om der skal implementeres et fælles digitaliseret ledelsesinformationssystem.

Overblikket over nøgletal skal bruges til at afgrænse, hvilke tal, der skal være omfattet af et eventuelt fælles system og er udarbejdet i samarbejde med hovedområderne og afdelingerne i fællesadministrationen. Der er i forbindelse med kortlægningsarbejdet afholdt arbejdsmøder med alle hovedområderne. En række afdelinger i fællesadministrationen har ligeledes afgivet deres input.

Ledelsesinformationsprojektet gennemfører samtidig en undersøgelse af i hvor høj grad der findes etableret praksis vedrørende tilvejebringelsen af ledelsesinformation.

Endelig er projektet i gang med at estimere, hvor mange ressourcer, der bruges på tværs af universitetet på at tilvejebringe og kvalitetssikre ledelsesinformation. Afdækningen indgår i en cost-benefit redegørelse, som vil indgå i beslutningsoplæggets business case til universitetets ledelse i februar 2010.

Se projektbeskrivelse og tidsplan for delprojekt A

Delprojekt D har kortlagt det tekniske systemlandskab (7/12 2009)

I uge 42 færdiggjorde ledelsesinformationsprojektets delprojekt D udarbejdelsen af et detaljeret teknisk systemlandskab for datakilder indenfor økonomi, studieadministration, personaleadministration og forskningsregistrering. Leverancen er udarbejdet på baggrund af kortlægningsaktiviteter, der blev foretaget i de foregående måneder.

I øjeblikket er projektet i gang med en screening af markedet for ledelsesinformationssystemer med henblik på at anbefale en foretrukken løsning for Aarhus Universitet. I uge 47 blev der således afholdt inspirationsworkshops med tre potentielle systemleverandører. Næste skridt er modtagelse af skriftlige besvarelser fra leverandørerne og efterfølgende forventes gennemført et antal referencebesøg hos udvalgte kunder.

Læs mere om delprojekt D

Projekt A er kommet fra start (25/9 2009)

Projekt A, der i februar 2010 leverer et oplæg til beslutning om at etablere et fælles ledelsesinformationssystem på universitetet, er kommet godt fra start. En væsentlig opgave er at kortlægge og rangordne de kendte nøgletal med henblik på at prioritere, hvilke nøgletal der skal indbygges i ledelsesinformationssystemet. Projektet tager udgangspunkt i de allerede identificerede nøgletal fra nøgletalsudvalget, andre rapporteringer fra studieområdet, personale- og lønrapporteringer samt data fra økonomisporet.

Ud over at rangordne nøgletal skal projektet inden februar 2010 blandt andet også:

• Identificere behov for ny rapportering i universitetsledelsen med udgangspunkt i de nye muligheder, der er opstået via de øvrige digitaliseringsprojekter i forandringsprocessen
• Identificere kildesystemer, fælles krydsreferencer i kildesystemerne og dataudtræk til opbyggelse af ledelsesinformationssystemets database
• Levere forslag til nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne

Læs mere om indholdet i projekt A

De første milepæle er i uge 49, hvor projektet færdiggør et samlet overblik og en prioritering af de eksisterende nøgletal, samt en procesanalyse af brugernes dataindtastning i kildesystemer, herunder identifikation af ligheder og forskelle.

Projektet er bemandet med eksterne konsulenter og inddrager en række AU-medarbejdere med specialviden inden for blandt andet studieadministration, økonomi/budget, IT, samt medarbejdere fra en række af hovedområderne. Se projektdeltagerne

De øvrige delprojekter er sat i bero indtil februar 2010, men enkelte aktiviteter fra delprojekt C (vedr. organisering) og delprojekt D (vedr. systemanskaffelse) gennemføres for at projektet kan udkomme med et fyldestgørende beslutningsgrundlag.

Ledelsesinformationsprojektets hjemmeside er i øvrigt netop blevet opdateret.

Projekt A gennemføres som planlagt, de øvrige delprojekter stilles i bero (18/9 2009)

Projekt A, der skal definere og prioritere fælles nøgletal, gennemføres som planlagt, mens de andre projekter stilles i bero, indtil projekt A er gennemført. Det blev resultatet, da styregruppen drøftede ledelsesinformationsprojektet på mødet i den 2. september. Der var i styregruppen fuld opbakning til på længere sigt at etablere et digitaliseret ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet.

Arbejdet i projekt A skal udføres med stor inddragelse af medarbejdere fra fællesadministrationen og hovedområderne med henblik på at forankre projektet i organisationen. Der vil desuden være hjælp fra eksterne konsulenter.

Planen er, at projektet fremlægger en hvidbog i februar 2010 med en rangordnet bruttoliste over de kendte fælles nøgletal, fælles definitioner og fælles registreringspraksis for nøgletal, samt et årshjul for, hvilke nøgletal der kan leveres hvornår. Ud fra dette skal projektet specificere en række standardrapporter, som systemet skal kunne levere.

Der skal tages stilling til de tre øvrige projekter, når projekt A er gennemført:
• Projekt B: Ledelsesinformation til hovedområdernes egne interne formål
• Projekt C: Organisering af en central enhed til vedligeholdelse af Ledelsesinformationssystemet
• Projekt D: Valg af system og planlægning af systemdrift

Nyt ledelsesinformationssystem: Første skitse til en organisering (17/8 2009)

Første fase af ledelsesinformationsprojektet er godt i gang og den første del-leverance lå klar på bordet umiddelbart før sommerferien. Det drejer sig om en scenarierapport, som udstikker forslag til rammer for, hvordan AU kan organisere sig for at støtte op om et fremtidigt ledelsesinformationssystem.

Rapportens anbefaling er, at man etablerer en fællesadministrativ enhed, som har et virtuelt netværk ud i hovedområderne, hvor der efter behov skal være frirum til at opdyrke egne kompetencer. Det vil sige, at den fællesorganisatoriske enhed sørger for, at systemerne kører, at data er valide og sammenhængende og at systemet udvikles løbende. Samtidig bør der på hovedområderne være medarbejdere, som både er superbrugere i ledelsesinformationssystemet samtidig med, at de er lokale eksperter indenfor deres hovedområde.

”Rapporten giver os et billede af, hvordan vi skal arbejde videre med at skabe en organisation omkring ledelsesinformationssystemet”, siger projektleder Per Lindblad Johansen. ”Rapporten beskriver de første trin i opbygningen af organisationen, lige fra hvilke kompetencer medarbejderne skal have til hvor organisationen skal høre hjemme”.

Rapporten er skrevet med udgangspunkt i interviews indenfor såvel som udenfor AU. På AU har samtlige administrative chefer samt vicedirektørerne på fællesområderne givet deres input. Uden for AU har projektteamet talt med en række sammenlignelige organisationer, blandt andet Københavns Universitet, Syddansk Universitet og Odense Kommune.

Det videre projektarbejde skal verificere, justere, konkretisere og implementere rapportens anbefalinger, men førs t når rapporten og dens anbefalinger har været evalueret i de relevante fora og formelt godkendt af universitetsledelsen.

Samtidig fortsætter projektet med at definere nøgletal og rapporteringsbehov, samt afdække, hvilket IT system, som skal vælges. Dette vil naturligvis også have indflydelse på, hvordan organisationen bliver formet i første omgang.

Læs rapporten

Seminar markerer opstart af projektet (26/5 2009)

På opstartsseminaret, der blev afholdt 20. maj i Århus, blev de fire delprojekter præsenteret for interessenter fra hovedområderne og fællesadministrationen på universitetet. Deltagerne bidrog med mange kommentarer og spørgsmål til projektet, og delte deres erfaringer med ledelsesinformationsarbejdet. Blandt andet blev der spurgt ind til tidsplanen og ambitionsniveauet for projektet, samt en række praktiske forhold såsom, hvem der skal kunne trække data fra systemet og hvilke planer der er for uddannelse af medarbejderne.

Delprojekterne skal nu afdække, hvordan ledelsesinformationssystemet skal designes og organiseres, og komme med svar på deltagernes kommentarer og udfordringer.

Næste skridt efter opstartsseminaret bliver at rekruttere projektdeltagere, udpege referencegruppe mv.

Se powerpoint-præsentation fra seminaret med præsentation af rammer og mål for delprojekterne og den foreløbige organisering.

Fakta om projektet:

Formålet er at:

• Tilvejebringe et bedre beslutningsgrundlag ved hjælp af ledelsesinformation
• Skabe et systematiseret og standardiseret ledelsesinformationssystem, der danner grundlag for mere effektivitet i indsamlingen af data på tværs af funktionsområder
• Øge hastigheden og kvaliteten i informationsindsamlingen
• Digitalisere processer inden for ledelsesinformation
• Formindske manuelle ad hoc indsamlinger på usikkert definitionsgrundlag
• Give mulighed for ad-hoc analyser

Projektledere:

• Per Lindblad Johansen, direktør på DPU, er overordnet projektleder
• Søren Blok Jensen fra PricewaterhouseCoopers er projektleder på delprojekt A, B og C
• IT-vicedirektør Flemming Bøge er projektansvarlig for delprojekt D

Læs mere om projektet