Du er her: AU » Om AU » STRATEGI » Den adm. forandringsproces » Nyheder om den administrative forandringsproces

Nyheder om den administrative forandringsproces

Nyheder

Styregruppen godkender ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg

Ledelsesinformationsprojektets beslutningsoplæg vedr. implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet samt projektets hvidbog blev afleveret til styregruppen for den administrative forandringsproces mandag d. 8. marts.

Beslutningsoplægget indeholder en business case, der er en vurdering af omkostninger og gevinster ved et fælles ledelsesinformationssystem, samt en plan for den videre proces, bl.a. systemvalg og implementering. Endelig indeholder oplægget også et budget for implementering af et evt. system og et driftsbudget.

Hvidbogen er en samling af leverancer, som ledelsesinformationsprojektet er udkommet med i projektets kortlægnings- og analysefase fra maj 2009 til februar 2010. Hvidbogen indeholder et overblik over og en prioritering af eksisterende nøgletal på AU, en oversigt over funktionalitetskrav og brugerbehov i forhold til en fælles ledelsesinformationsløsning på universitetet samt en datamodel og arkitektur for ledelsesinformation på AU. Derudover indeholder hvidbogen en organisatorisk scenarierapport med anbefaling om organisationen af et fremtidigt fælles ledelsesinformationssystem på AU.

Beslutningsoplægget og hvidbogen blev behandlet på mødet i styregruppen for den administrative forandringsproces tirsdag d. 16. marts. Styregruppen godkendte på mødet beslutningsoplægget, og sender herefter oplægget videre til administrationschefkredsen og universitetsledelsen. Endelig beslutning foreligger sandsynligvis ultimo maj 2010, da beslutningsoplægget forventes behandlet i administrationschefkredsen d. 12. april og i universitetsledelsen d. 10. maj.

Hvis projektet godkendes af universitetets ledelse, anbefaler styregruppen, at der tages enkelte tilløb til implementering i efteråret 2010 med henblik på at sætte projektet i gang fra årsskiftet 2011 og at tage systemet i drift ved årsskiftet 2012.

Se i øvrigt referatet af styregruppemødet d. 16. marts 2010

Evaluering af forandringsprocessen (23/2 2010)

På mødet den 22. februar evaluerede universitetsledelsen forandringsprocessen. Drøftelserne gik på hvilke gode erfaringer, der er gjort, og hvad man har lært i forhold til at gennemføre andre store udviklings- og forandringsprocesser. Drøftelsen mundede ud i, at universitetsledelsen tilsluttede sig et notat, der opsummerer erfaringerne fra processen.

Læs notatet "Evaluering af forandringsprocessen"

Når styregruppen på mødet den 16. marts 2009 har behandlet en indstilling vedr. anskaffelse af et fælles ledelsesinformationssystem er forandringsprocessen formelt set afsluttet

Oplæg fra mødet med tillidsrepræsentanter den 13/11 2009

Fredag den 13/11 var tillidsrepræsentanterne på universitetet inviteret til et orienteringsmøde om en række af projekterne i forandringsprocessen. På mødet var der oplæg af Anette Svejstrup om den nye arbejdsdeling på økonomiområdet, om planerne på HR-området ved HR-vicedirektør Louise Gade og endelig var der et oplæg af Jens Hørlück om uddannelse uddannelse af redaktører og superredaktører i forbindelse med nyt CMS. Flemming Larsen afsluttede med at orientere om planerne for forandringsprocessens fremtid.

Se oplæggene:

Referat fra styregruppemødet den 4/11 (13/11 2009)

Mødet handlede primært om ledelsesinformationsprojektet og forankring af forandringsprocessen i driftsorganisationen.

Vedr. ledelsesinformationsprojektet blev det besluttet, at projektet medio februar 2010 leverer følgende til styregruppen:

  • En konkret business case for projektet (udgifter og gevinster ved projektet)
  • En hvidbog, blandt andet med definitioner og en rangordning af nøgletal og beskrivelser af nøgletallenes kilder
  • Plan for den videre proces, hvis det besluttes at gå videre med projektet
  • Budget for implementering og et driftsbudget for ledelsesinformationssystemet, herunder organisationen bag

På baggrund heraf, vil styregruppen lave en indstilling om, hvorvidt der skal etableres et ledelsesinformationssystem på universitetet.

Vedr. overdragelse af projekterne og beslutningerne i forandringsprocessen til implementering i drfitsorganisationen, var der enighed om, at projekterne på kort sigt skal overføres til driftsorganisationen. Samtidig er det vigtigt, at der fortsat koordineres og samarbejdes på tværs af både projekter og beslutningsfora (rektorat, universitetsledelse, administrationschefer) og at medarbejderrepræsentanterne fortsat inddrages. Det blev besluttet, at styregruppen drøfter emnet igen på mødet den 9/12.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 6/10 (15/10 2009)

Styregruppen drøftede på mødet indstillingerne fra HR-sporets projekt 3 og bygningssporet. Styregruppen havde stor ros til indstillingerne fra begge spor og takkede for et meget grundigt arbejde.

Vedr. projekt 3 i HR-sporet konkluderede styregruppen

  • At der arbejdes videre frem mod anskaffelse af et fælles standardsystem på HR-området
  • At er skal laves præcise udfasningsplaner for de eksisterende systemer mhp. at undgå permanent dobbeltdrift. Med det formål vil der blive nedsat en arbejdsgruppe på tværs af HR og budget- og planlægningsafdelingerne og med deltagelse fra nye og gamle hovedområder.
  • At der skal igangsættes en række modningsprojekter, som beskrevet i indstillingen

Indstillingen revideres på baggrund af drøftelsen i styregruppen. En revideret indstilling vil, efter foregående drøftelse i rektoratet, blive behandlet i universitetsledelsen den 7/11.

Indstillingerne fra bygningssporet handlede om fremtidig organisering af bygningsområdet, fremtidig økonomimodel og fremtidig budgetproces. Udgifterne til husleje og vedligehold fylder meget i hovedområdernes budgetter.Derfor er det vigtigt at udgifterne kan indgå i hovedområdernes strategiske planlægning, at der fastlægges en budgetproces, der sikrer indsamling af behov og ønsker, samt at der er fastlagt en klar arbejdsdeling mellem det centrale bygningskontor og hovedområderne. Indstillingerne fra bygningssporet blev tiltrådt og sendt videre til behandling i universitetsledelsen.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 2/9 (9/9 2009)

Styregruppen drøftede på mødet primært projektet vedr. etablering af et ledelsesinformationssystem. Der var enighed i styregruppen om, at der er behov for et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. Styregruppen havde dog forbehold over projektets tidsplan, rækkefølgen af delprojekterne og økonomien. Konklusionen på styregruppens drøftelse blev, at projekt A, der handler om at definere og prioritere nøgletal skal gennemføres, før man går videre med de andre projekter. Som grundlag for det videre arbejde med ledelsesinformationssystemet skal projekt A derfor blandt andet:

  • Lave en rangordnet bruttoliste over kendte nøgletal
  • Udarbejde fælles definitioner og fælles registreringspraksis for nøgletal, herunder udarbejde et årshjul for, hvilke nøgletal der kan leveres hvornår
  • Specificere standardrapporter, som systemet skal kunne levere
  • Arbejdet skal udføres med hjælp fra eksterne konsulenter, men med stor inddragelse af medarbejdere fra fællesadministrationen og hovedområderne med henblik på at forankre projektet i organisationen

Styregruppen drøftede også forandringsprocessens fremtid og hvordan projekterne kan overførsel til driftsorganisationen. Styregruppen vil fokusere meget på, at der ikke falder noget mellem to stole i denne forbindelse og vil arbejde for, at projektstyringselementet videreføres på universitetet.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 10/6 (19/6 2009)

Det dominerende punkt på dagsordenen var indstillingerne fra PADS-projektet i studiesporet. Overordnet set var der stor ros til arbejdet i studiesporet og der var fuld tilslutning de overordnede principper for den fremtidige organisering af studieadministrationen.

PADS-projektet præsenterede seks overordnede principper og fire konkrete tiltag. Senere vil der blive fremlagt andre indstillinger, blandt andet i takt med udviklingen i de andre spor. Indstillingerne fra studiesporet indebærer i hovedtræk en flytning af en række driftsmæssige opgaver fra centralt niveau til hovedområderne, en betydelig forøgelse af digitaliseringen af studieadministrationen, samt at det centrale niveau i højere grad vil varetage koordinations- og konsulentfunktioner i forhold til hovedområderne.

Følgende problemstillinger blev rejst under styregruppens drøftelse:

  • Kritisk masse på de ”mindre” hovedområder: Som på andre administrative områder vil løsningen være driftsaftaler med andre hovedområder eller fællesadministrationen.
  • Følger der resurser med de driftsopgaver, der flyttes ud på hovedområdeniveau: Driftsopgaverne flyttes først i det øjeblik der er en IT-understøttelse heraf. Det vil indebære en meget høj grad af digitalisering, således at den enkelte studerende selv via en selvbetjening kan sammensætte sit studium og dermed så at sige løfte en stor del af driften
  • Der blev efterlyst en model for implementering af nye opgaver på hovedområderne
  • Det skal tydeliggøres med konkrete eksempler, hvilke opgaver fællesadministrationen skal løse, hvilke hovedområderne skal løse og hvad der lægges ud til de studerende. Desuden blev der efterlyst en tidsplan.

Drøftelsen mundede ud i, at styregruppen bad om en uddybning af følgende punkter:

  • En oversigt over hvilke opgaver der flyttes mellem fællesområdet og hovedområderne i forbindelse med indstillingen, herunder en tidsplan
  • Et overslag over økonomiske/budgetmæssige implikationer (for den fælles studieadministration og for hovedområderne)
  • Yderligere fokus på konsekvenserne for hovedområderne (en beskrivelse af ”best practise” og roller i studieadministrationen og en model for implementering af indstillingerne). Herunder en beskrivelse af, hvilken organisation, der skal være på plads på hovedområderne for at STADS-tidsplanen kan holde
  • En beskrivelse af, hvordan studieadministrationen bliver bedre som følge af indstillingerne (”hvad får vi for pengene?”)

Den videre proces for indstillingerne er, at de sammen med dette referat drøftes af administrationscheferne, i vicedirektørkredsen og i studieudvalget. Herefter udarbejdes den endelige indstilling til rektorat og universitetsledelse.

Læs referatet

Læs alle indstillingerne fra PADS-projektet

Referat fra styregruppemødet den 6/5 (14/5 2009)

Styregruppen drøftede primært en række indstillinger om det videre arbejde i økonomisporet.

For det første en indstilling om igangsætning af arbejdet med en anden generation af økonomistyringsmodellen. Første generation af økonomistyringsmodellen indebærer fælles system (Navision), fælles kontoplan, og fælles snitflader og arbejdsgange. De milepæle, der er opnået i økonomistyringsmodellens første generation fremgår af den opdaterede sporbeskrivelse, som blev forelagt styregruppen på mødet. Sporets indstilling peger på at ambitionsniveauet bør være højere og sikre en tæt kobling mellem den strategiske ledelse og økonomistyringen på universitetet. Vedr. en anden generation af økonomistyringen på universitetet fastslog styregruppen, at der på nuværende tidspunkt må ydes en stor indsats for at konsolidere første generation af økonomistyringsmodellen, men gerne ser, at der tages skridt til at forberede en anden generation og gerne i et mindre udvalg sammensat på tværs af sporene. Styregruppen ønskede ikke på nuværende tidspunkt at lægge sig fast på en tidsplan.

Økonomisporet havde desuden udarbejdet en indstilling til en række standardiserede arbejdsgange (processer) på økonomiområdet, herunder en beskrivelse af fordelingen af opgaver og ansvar mellem det centrale og det decentrale niveau. Styregruppen besluttede, at processen med godkendelse at beskrivelserne efter drøftelse i administrationschefkredsen kan videreføres i ledelsesstrengen med godkendelse i rektorat evt. efter drøftelse i universitetsledelsen. De nye arbejdsgange vil blive nærmere beskrevet på hjemmesiden, når der er truffet beslutning i ledelsen.

Endelig godkendte styregruppen projektbeskrivelsen vedr. ledelsesinformation.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 25/3 (3/4 2009)

Hovedparten af mødet gik med at drøfte indstillingerne fra HR-sporets projekt 1 og 2. På sidste styregruppemøde blev det besluttet, at indstillingerne fra HR projekt 1 og HR projekt 2 skulle behandles på grundlag af kortfattede beslutningsoplæg, samt en plan for hvordan projekternes anbefalinger skal behandles i forskellige fora. Styregruppen var tilfreds med indstillingsnotatet og takkede projektgrupperne for et veludført og grundigt arbejde. Styregruppen noterede sig, at implementeringen, herunder den kommende hastighed og prioritering af projektgruppernes anbefalinger, vil høre under en kommende HR-vicedirektør. Med hvilken hastighed indstillingerne kan implementeres og efter hvilken prioritering, vil afhænge af de kommende års budgetdrøftelser på universitetet og i HR-afdelingen. Indstillingerne fra projekterne vil nu blive sendt videre til universitetsledelsen.

Sporleder for IT-sporet Flemming Bøge havde til mødet udarbejdet et notat, der beskriver en række nødvendige beslutninger med henblik på etablering af et sammenhængende netværk på universitetet, samt en række yderligere anbefalinger, som det vil være meget hensigtsmæssigt at følge, såfremt der skal opnås en fælles it-udvikling på universitetet. Notatet blev taget til efterretning og sporlederen Flemming Bøge vil nu udarbejde et notat med de af indstillingerne, der skal drøftes i universitetsledelsen.

Endelig blev det besluttet at revidere styregruppens sammensætning. Universitetsdirektør Jørgen Jørgensen erstatter vicedirektør Ole Olsen, og styregruppen suppleres med dekanen for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, dr. med Søren Mogensen.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 4/3 (12/3 2009)

En stor del af tiden på mødet gik med opfølgning på ledelsesseminaret den 27/2, hvor rektoratet, dekaner, administrationschefer og chefer fra fællesadministrationen var samlet for blandt andet at drøfte den administrative forandringsproces.
Sporlederne leverede nogle gode oplæg, der kridtede banen op for den næste fase i forandringsprocessen. Sporlederne efterlyser beslutninger og universitetsledelsen efterlyser indstillinger om, hvad der skal besluttes. Der var enighed om, at det er styregruppens opgave at sørge for, at der med hjælp fra sporene bliver udarbejdet nogle konkrete indstillinger, som kan sendes videre til ledelsesstrengen med henblik på beslutninger. En tydeligere kobling af forandringsprocessen til de strategiske mål for universitetet, til de økonomiske fordele eller til overordnede principper for universitetets udvikling vil formentlig gøre det nemmere at argumentere for og prioritere mellem forandringsønskerne.

Desuden var der en drøftelse af processen for styregruppens behandling af anbefalingerne fra sporene. Der blev draget følgende konklusioner om processen:

  • Det skal præciseres, at projekterne leverer indstillinger til styregruppen.
  • Styregruppen, der behandler og prioriterer anbefalingerne, sender en indstilling videre til universitetsledelsen.Forinden kan styregruppen bede sporet om at præcisere eller revidere anbefalingerne ligesom styregruppen kan bede andre fora og personer om anbefalinger.
  • Sporene skal til styregruppen lave et kortfattet indstillingsnotat om anbefalin-gerne, hvor der på få sider redegøres for hovedindholdet i forslagene med angivelse af begrundelse for valget mellem alternativer, de væsentligste overordnede beslutninger, som det er nødvendigt at træffe, og i skitseform og de heraf følgende konkrete tiltag.
  • Styregruppen anmodede også om at der til brug for behandlingen i styregruppen blev udarbejdet en procesplan for, hvordan sporenes anbefalinger skal behandles f.eks. i forskellige fora, samt en plan for en effektiv kommunikation af debatten om forslagene fra sporene.

Styregruppen kvitterede herefter for den meget store indsats som deltagerne i projekt 1 og 2 i HR-sporet har lagt i arbejdet med de rapporter, der nu er færdige. Jf. ovenstående er sporlederen efterfølgende blevet bedt om at forelægge to indstillingsnotater til næste møde i styregruppen på baggrund af rapporterne, samt en plan for den proces der skal føre frem til beslutninger i ledelsen.

Vedr. igangsætning af projektet vedr. anskaffelse af et ledelsesinformationssystem gav styregruppen Per Lindblad Johansen bemyndigelse til med bistand fra eksterne konsulenter, at udarbejde en egentlig projektbeskrivelse til næste møde i styregruppen.

Endelig blev budget for 2008 og sporenes estimater for 2009 med hensyn til øvrige omkostninger og internt tidsforbrug blev taget til efterretning af styregruppen.

Læs referatet

Fra CAMPUS , nr. 2, 2009:

Et universitet i forandring (10/2 2009)

Arbejdsgrupper, sporansvarlige og styremøder. Overalt i administrationen på Aarhus Universitet diskuterer ansatte, under overskriften ”den administrative forandringsproces”, om ikke tingene kan gøres lidt bedre og simplere. De første resultater af arbejdet er så småt på vej.

Af Kristian Serge Skov-Larsen, journalist på CAMPUS

Navnet ”Den administrative forandringsproces” er måske ikke lige noget, der lyder af fest og farver.

Men faktisk dækker navnet over et ganske vigtigt arbejde med at udvikle og nytænke universitetets administration, som har stået på i snart et lille års tid. Procedurer skal ses igennem, it-systemer skal ensrettes, og arbejdsgangene – fra den fjerneste studieadministration til den nærmeste økonomimedarbejder – skal gøres så nemme som muligt.

Fuldmægtig Søren Klit Lindegaard, som blandt andet har til opgave at udbrede kendskabet til den administrative forandringsproces på Aarhus Universitet, forklarer at der var flere begrundelser for at sætte forandringsprocessen i gang.

- Først og fremmest på grund af fusionerne, hvor universitetet fik nye hovedområder med andre systemer og måder at gøre tingene på. Dernæst ser vi overalt i samfundet en stigende digitalisering og krav om effektivisering, som også fik Aarhus Universitet til at spørge sig selv, om tingene kunne gøres noget anderledes. Til sidst er vi jo et sted i vækst. Og hvis universitetet skal være parat til at tage imod flere studerende og forskere, uden at administrationskronerne måske vokser tilsvarende, mente ledelsen, at arbejdsgangene skulle ses igennem, siger han.

Påvirker mange medarbejdere

Fungerende universitetsdirektør Søren E. Frandsen er imponeret over det engagement, den ihærdighed og de kræfter, en lang række medarbejdere lægger i forandringsprocessen.Det er en indsats, der efter hans mening er helt afgørende for, at Aarhus Universitet lykkes med de store sammenlægninger og derigennem skaber den helt rigtig administrative infrastruktur. Søren E. Frandsen anerkender, at hele arbejdet betyder, at en række opgaver og rutiner for en lang række medarbejdere formentlig kommer til at ændre sig – men samlet set er målet at effektivisere arbejdsgangene.

– Fusioner og forandringsprocesser involverer mange medarbejdere. Der er på visse områder tale om relativt store forandringer og tilpasninger, og der er meget ekstra arbejde i det lige nu, men intentionen på sigt er at frigøre ressourcer hos både de administrative og videnskabelige medarbejdere. Målet er at få hverdagen til at glide nemmere – meget gerne så vi får mere tid til forskning, undervisning og den forskningsbaserede myndighedsbetjening, fortæller han.

Søren E. Frandsen ser ikke forandringsprocessen som en spareplan, men som en proces, der skal få det nye Aarhus Universitet til at hænge bedre sammen gennem brug af fælles nye og sammenhængende administrative systemer, digitalisering og mere effektive arbejdsgange.

– Kan vi håndtere de kommende års vækst i antal studerende, forskere og forskningsbevillinger uden en tilsvarende vækst i de administrative udgifter, vil det være et rigtig godt resultat af processen, siger han.

To faser der hænger sammen

Søren Klit Lindegaard fortæller, at forandringsprocessen i teorien er delt op i to faser. Først skal infrastrukturen på plads – det kan f.eks. være fælles it-systemer, ensartede arbejdsgange og samme økonomisystem. Næste fase handler om at bygge oven på det fælles fundament. Hvad skal der f.eks. til af nye tiltag, for at de studerende lettere kan sammensætte deres studium på tværs af hovedområderne? Man kan også overveje, om nogle arbejdsopgaver skal løses bedre og anderledes end i dag.

– I praksis hænger de to faser dog oftest uløseligt sammen. Det ville ikke være klogt først at beslutte sig for et nyt it-system, hvis man bagefter finder ud af, at vi skal løse opgaven på en helt anden måde. Men fase et skal danne grundlaget for, at vi senere f.eks. kan sige, at vi har brug for at indføre en helt bestemt ny arbejdsgang for at aflaste forskernes projektadministration. Den slags er unægtelig meget nemmere, hvis vi først har ensrettet alle systemerne, så vi kun skal tage højde for ét økonomisystem frem for tre, siger han.

Referat fra styregruppemødet den 21/1 (28/1 2009)

På mødet tog styregruppen hul på arbejdet med at formulere effektmål for forandringsprocessen. Eller med andre ord, hvilke varige forandringer i organisationen, ledelsen ønsker at skabe ved hjælp af forandringsprocessen. Effektmålene kan være kvalitative (f. eks. øget kvalitet på et område) såvel som kvantitative (f. eks. effektiviseringer).
Arbejdet med effektmål er begyndelsen på fase 2 i forandringsprocessen. Første step, som styregruppen gik i gang med på mødet den 21/1, er at formulere de ønskede effekter og det næste step er at beslutte, hvilke initiativer i form af f. eks. nye IT-systemer, der kan sikre, at man opnår de ønskede effekter. Meningen er, at systemerne skal køre på den fælles motorvej, som bygges i forandringsprocessens første fase.
Fase 1 har således haft som formål at skabe fundamentet for fremtidens administration på universitetet. Det vil eksempelvis sige at skabe en IT-mæssig ”motorvej” for de fremtidige fælles systemer, udarbejde ensartede organisatoriske placeringer af opgaveløsningen på tværs af hovedområderne, udarbejde fælles arbejdsgange, fælles arbejdsmetoder osv. Arbejdet er stadig i fuld gang i flere af sporene.

Styregruppen besluttede desuden på mødet den 21/1 at igangsætte arbejdet i bygningssporet igen. Niels Damgaard Hansen blev udpeget som midlertidig sporleder, indtil den kommende vicedirektør for økonomi og bygninger kan overtage posten. Arbejdet i sporet vil gå ud på at konkretisere principperne for den fremtidige organisering af bygningstjenesten.

Endelig besluttede styregruppen at igangsætte et arbejde med henblik på at etablere et ledelsesinformationssystem på universitetet. Per Lindblad Johansen, direktør på DPU, står i spidsen for arbejdet og vil på et senere møde præsentere et oplæg til det videre arbejde.

På næste møde i styregruppen, der er den 4. marts, vil styregruppen, på baggrund af input fra sporlederne, fortsætte arbejdet med effektmålene.

Læs referatet

Referat fra styregruppemødet den 2/12 (15/12 2008)

På mødet drøftede styregruppen primært forandringsprocessens fremtid og styregruppen besluttede at justere på ledelsen af processen. Der er i løbet af de seneste måneder opbygget en organisation med et sekretariat, fem spor og en række projekter. Alle sporene følger de aftalte tidsplaner og arbejder frem mod de målsætninger, der er aftalt med styregruppen. Derfor vil styregruppen fremover fokusere mere overordnet på effekterne af sporene og projekterne, mens den mere tekniske og praktiske koordinering mellem sporene for fremtiden vil blive varetaget i en nyoprettet sporledergruppe.

Derfor udtræder Kirsten Skjødt og Eva Teilmann, der er sporledere i hhv. økonomisporet og studiesporet, af styregruppen og erstattes af vicedirektør Ole Olsen. Sporlederne vil fremover hver især, når der er behov for det, deltage i styregruppens møder.

På næste møde i styregruppen, der er den 21. januar, vil styregruppen fokusere på effekterne af forandringsprocessen.

Læs referatet

Overblik over forandringsprocessen (17/11 2008)

Forandringsprocessen var med som et punkt på dagsordenen til dekanmødet den 14/11. Programsekretariatet havde til mødet, i samarbejde med sporene, lavet et skematisk overblik over den aktuelle status.

Se overbliks-notatet

Referat fra styregruppemødet den 5/11 2008 (14/11 2008)

På mødet drøftede styregruppen en revideret sporbeskrivelse for IT-sporet. Sporbeskrivelsen er fokuseret meget på infrastruktur: Et fælles netværk for hele universitetet og en fælles rollebaseret identitetsstyring af brugerne. Sporleder Flemming Bøge blev udfordret til allerede nu at indtænke og planlægge de fælles applikationer, der skal køre på den nye fælles motorvej, f. eks. fælles mail og kalender, e-læringssystem og lokalebookingsystem. Desuden blev det påpeget, at projektet om valg af nyt CMS, som ifølge tidsplanen afsluttes ultimo marts 2009, kun handler om valg af platform. Implementeringen kommer i en efterfølgende fase.

Desuden vil styregruppen benytte formandsskiftet fra Niels Højberg til prorektor Søren E. Frandsen som en anledning til at overveje om der kan laves en bedre organisering af forandringsprocessens ledelse, herunder sammensætningen af styregruppen.

Læs referatet

Orienteringsmøde for tillidsrepræsentanter afholdt den 29/10 (3/11 2008)

Onsdag den 3/11 havde programsekretariatet inviteret alle tillidsrepræsentanter på universitetet til et orienterings- og dialogmøde om forandringsprocessen. Formålet med mødet var at orientere om baggrunden for forandringsprocessen og at give deltagerne konkrete eksempler på projekter og deres projekter.

Der var fire oplæg på mødet:

  • Kontorchef Flemming Larsen holdt et oplæg om baggrund og rammebetingelser for forandringsprocessen. Baggrunden er målsætningen i universitetets strategi om at forbedre og effektivisere den interne støtte. En væsentlig rammebetingelse er statens beslutning om at etablere administrative servicecentre for alle ministerier inden for økonomi og IT-drift. Det skyldes, at de effektiviseringsgevinster staten forventer som følge af servicecentrene, også vil blive indregnet budgetterne for de institutioner, der ikke er omfattet af servicecentrene - herunder universiteterne.
    Se slides fra Flemming Larsens oplæg
  • Projektkoordinator Lise Aaen fortalte om projekterne i HR-sporet, der endnu er i opstartsfasen
    Se slides fra Lise Aaens oplæg
  • Souschef Anette Svejstrup Pedersen fortalte om projekterne i økonomisporet.
    Se slides fra Anette Svejstrup Pedersens oplæg
  • Kommunikationsmedarbejder Søren Klit Lindegaard fortalte til sidst deltagerne om, hvordan de blandt andet via hjemmesiden og nyhedsbrevene kan følge med i, hvad der sker i forandringsprocessen.
    Se slides fra Søren Klit Lindegaards oplæg

Undervejs stillede deltagerne spørgsmål om projekterne. Blandt andet blev der spurgt om, hvorvidt forandringsprocessen vil medføre afskedigelser. Flemming Larsen svarede, at effektiviseringsbestræbelserne skal ses i lyset af, at universitetet er i en vækstsituation, at man forventer at ansætte op mod 1000 flere VIP´ere i de kommende år og at der samtidig ikke forventes en tilsvarende stigning i de administrative resurser. Behovet for effektiviseringer skal ses i lyset af flere opgaver i administrationen uden at der forventes tilført tilsvarende flere resurser.

Tillidsrepræsentanterne vil med jævne mellemrum blive inviteret til lignende arrangementer.

Referat fra styregruppemødet den 8/10 (22/10 2008)

Styregruppen drøftede på mødet, hvordan det sikres, at der tages hånd om forandringsledelses-aspektet i den administrative forandringsproces. I organisationen er der både forventninger og nogen uro med hensyn til resultatet af processen og den indvirkning som projekterne får på organisationen og den enkeltes arbejde. I første række ligger ansvaret for forandringsledelsen hos den normale driftsorganisation. På den anden side påhviler der sporarbejdet et betydeligt ansvar for at understøtte den nødvendige proces på hovedområder og i administrative afdelinger. Det blev derfor besluttet, at programsekretariatet vil udarbejde en beskrivelse af, hvordan sporene og driftsorganisationen kan spille sammen om opgaven.

Styregruppen godkendte desuden sporbeskrivelserne for økonomisporet, HR-sporet og studiesporet. I slutningen af 2009 vil styregruppen revurdere tidsplanen for studiesporet med henblik på at undersøge om det er muligt at fastlægge en tidsplan, der fremskynder STADS projektet.

Endelig kiggede styregruppen på sammensætningen af sporgrupperne og konstaterede, at der var en ganske bred repræsentation af alle hovedområderne i spor- og referencegrupperne. Dog fandt man, at det kunne være hensigtsmæssigt at søge studiesporets sporgruppe udvidet med en medarbejder fra SAM.

Læs referatet

Orienteringsmøde for AC-tillidsrepræsentanterne afholdt den 26/9 (6/10 2008)

Den 26/9 havde kontorchef Flemming Larsen, der er leder af forandringsprocessens programsekretariat, inviteret AC-tillidsrepræsentanterne for det tekniske og det administrative personale til en orientering og debat om udviklingen i den administrative forandringsproces. Orienteringen tog udgangspunkt i forandringsprocessens målsætning om ”fælles standarder”: Hvad betyder det konkret inden for eksempelvis økonomiområdet og studieadministration?
Den efterfølgende debat handlede blandt andet om, hvordan ledelsen vil agere personalemæssigt i de forandringer, der kommer. Flemming Larsen forsikrede, at ledelsen så vidt muligt vil tage udgangspunkt i medarbejdernes ønsker og at man vil bestræbe sig på at give medarbejderne den nødvendige støtte til at komme igennem processen i form af for eksempel efteruddannelse.

Fællesmøde : Forandringsprocessen i arbejdstøjet (15/9 2008)

Onsdag den 10/9 blev der afholdt et stort fællesmøde for sporledere, projektledere og deltagere i forandringsprocessen. Mødet var en markering af, at forandringsprocessen nu går ind i en fase med øget fokus på konkrete resultater af arbejdet i spor og projekter.

Flemming Larsen indledte mødet med at fortælle, at fusionen og universitets strategi er baggrunden for forandringsprocessen. Samt at regeringens beslutning om at samle en lang række løn/bogholderi- og IT-funktioner i to store statslige administrative servicecentre kun forstærker behovet for at standardisere og effektivisere administrationen på AU. Det ligger nemlig i kortene, at dem, der ikke er med i statens centre skal være mindst lige så effektive. Se slides.

Direktør Niels Højberg gav et oplæg med tre hovedpointer:

  • Standardiseringer er overskriften for forandringsprocessen. Fælles systemer og fælles standarder giver det mest præcise grundlag for ledelsesbeslutninger og er forudsætningen for størst mulig decentral kompetence
  • Hidtil har beslutninger om organisatoriske forandringer været holdt uden for processen. Men uafklarede organisatoriske spørgsmål ikke må stå i vejen for sporene og projekterne. Niels Højberg lovede, at ledelsen nu ”vil være mindre berøringsangst end hidtil” på det område. For eksempel er der allerede ansat er der allerede ansat en ny IT-vicedirektør og der vil snarest blive opslået en HR-chefstilling.
  • Endelig annoncerede Højberg, at der vil blive igangsat en kortlægning af de administrative resurser på universitetet i form af en optælling af, hvor mange administrative medarbejdere, der er på fælles-, fakultets- og institutniveau.

Niels Højberg ønskede deltagerne god arbejdslyst og gav dem et venligt puf i ryggen med en melding om, at projekterne snart gerne må præsentere nogle konkrete resultater.

Inden da havde konsulent Søren Weeke givet en introduktion i forandringsprocessens organisering og principper. Se slides om organisering og om risikostyring. En væsentlig pointe var, at risikostyring ikke må være et redskab til at parkere problemer hos styregruppen.

Endelig var der oplæg fra sporene om den aktuelle status. Se slides om økonomisporet og HR-sporet. Der var også korte oplæg om kommunikation i forandringsprocessen og om planerne for at tilbyde undervisning i projektledelse til projektledere og –deltagere

Forandringsprocessen i Magisterbladet (10/9 2008)

Det seneste nummer af Magisterbladet fokuserer blandt andet på universitetsfusionernes betydning for det administrative personale. I bladet er der blandt andet et interview med fællestillidsmand Anders Kragh Moestrup fra AU.
Læs interview med Moestrup (som pdf)
Læs hele Magisterbladet

AU vil ansætte HR-chef (9/9 2008)

Ledelsen har besluttet snarest muligt at opslå en stilling som HR-chef. Beslutningen ligger i direkte forlængelse af AU´s strategi for 2008-2012, hvor kompetenceudvikling er en særlig prioritering og hvor det fremgår, at universitetet i strategiperioden vil etablere en intern HR-organisation. Der arbejdes pt. på at formulere et stillingsopslag, der vil blive opslået i begyndelsen af oktober.

Beslutning var kendt på det seneste styregruppemøde, der blev afholdt den 28/8. Her blev det besluttet, at bede sporlederen for HR-sporet om at reformulere sporets projekter i lyset af ovenstående.

Referat fra styregruppemødet den 28/8 (9/9 2008)

På mødet drøftede styregruppen de fem sporbeskrivelser, der er en slags kontrakt mellem styregruppe og sporleder. På baggrund af styregruppens kommentarer er sporene nu i gang med at revidere sporbeskrivelserne. Der er blandt andet lagt op til ændringer i hos bygningssporet og HR-sporet.

Læs referatet

Øget medarbejderinddragelse i forandringsprocessen (21/8 2008)

AC-tillidsrepræsentant lektor Finn Folkmann og fællestillidsrepræsentant Aase Pedersen har takket ja til styregruppens invitation om at indgå i det fremtidige arbejde. De deltager begge derfor i det næste møde i styregruppen, som er den 28/8. De to tillidsrepræsentanter skal fungere som medarbejdernes repræsentanter i styregruppen.

For at styrke medarbejderinddragelsen er det desuden aftalt, at Flemming Larsen, der er leder af forandringsprocessens programsekretariat, jævnligt skal mødes med en større gruppe tillidsrepræsentanter for både de videnskabelige og de teknisk-administrative medarbejdere med henblik på orientering og dialog om processen. Der vil blive indkaldt til det første møde efter afholdelse af et AC-tillidsmandsmøde i løbet af september.

Tilmeld dig nyhedsbrevet for forandringsprocessen

Tilmeld dig nyhedsbrevet her. Ud over nyheder om forandringsprocessen og om de enkelte spor vil nyhedsbrevet behandle forskellige temaer med relation til processen. For eksempel skriver universitetsdirektør Niels Højberg i det første nyhedsbrev om sine forventninger til forandringsprocessen og i det andet nyhedsbrev vil der være et tema om projektarbejdsformen.
Første nummer af nyhedsbrevet om den administrative forandringsproces kommer i slutningen af maj 2008.

Forandringsprocessens hjemmeside er i luften!

På denne side vil der løbende blive bragt blandt andet nyheder, baggrundsmateriale og information om organisering og status for processen og de enkelte spor i den administrative forandringsproces.
Hjemmesiden er en del af udmøntningen af forandringsprocessens kommunikationsplan. Andre elementer er et månedligt nyhedsbrev, samt ikke mindst en omfattende kommunikation via ledelseshierarkiet og universitetets samarbejdsorganisation.

Henvendelse om denne sides indhold: 
Søren Klit Lindegaard

Revideret 03.10.2011

Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

E-mail: au@au.dk
Tlf: 8715 0000
Fax: 8715 0201

CVR-nr: 31119103
EAN-numre: www.au.dk/eannumre

AU på sociale medier
Facebook
LinkedIn
Twitter
Vimeo

© — Henvendelser til webredaktør

Cookies på au.dk