Nyhedsbrev nr.1 (5/6 2008)
Deltag i processenDette er det første nyhedsbrev om den administrative forandringsproces. Har du forslag til, hvad nyhedsbrevet skal handle om de næste gange, så vil vi meget gerne høre fra dig. Du er også meget velkommen til at stille spørgsmål om forandringsprocessen. Send dit forslag eller stil et spørgsmål. Ny hjemmeside for forandringsprocessenForandringsprocessen har fået en ny hjemmeside. Den har adressen www.au.dk/admforandring. Her vil du løbende både kunne læse nyheder bredt om forandringsprocessen og om de enkelte spor og delprojekter under sporene. Du kan også læse om organiseringen af forandringsprocessen og finde baggrundsmateriale – for eksempel dagsordener og referater fra styregruppens møder Den administrative forandringsprocesaf universitetsdirektør Niels Højberg Den administrative forandringsproces er ved at blive lagt i faste rammer. Sporlederne og deres projektledere arbejder i øjeblikket hårdt med at analysere, beskrive og planlægge processen. Målet er at gøre administrationen og den interne støtte mere effektiv, moderne og skarp. Vi har gode og ansvarsfulde medarbejdere, men vi bruger ikke de samme systemer alle steder og tiden er løbet fra nogle af løsningerne. | |
|
Hvor er vi lige nu i forandringsprocessen? Herunder kan du se, hvor langt de enkelte spor er nået i den samlede forandringsproces. På hjemmesiden kan du læse mere om de enkelte spor. | |
Forandringsprocessen er netop nu i planlægningsfasen. Sporene er blandt andet i gang med at beskrive og definere delprojekter, etablere projektorganisationer, nedsætte arbejdsgrupper og lave budgetestimater. Når sporene og projekterne tager mere konkret form vil der blive kommunikeret herom på hjemmesiden og i de næste udgaver af nyhedsbrevet. Administrationscheferne bliver inddraget og orienteret om processen, blandt andet med henblik på, at medarbejderne bredt kan blive orienteret løbende. Enkelte spor er dog længere fremme – det drejer sig for eksempel om økonomisporet. Her blev det allerede sidste år besluttet, hvilke løsninger, man ville gå efter og derfor er arbejdet med at udvikle en økonomistyringsmodel og forberede implementeringen af nyt økonomistyringssystem allerede i gang.
Seneste møde i styregruppen
Mødet i styregruppen den 16/5 2008 bar præg af, at forandringsprocessen stadig er i planlægningsfasen. Styregruppen drøftede rammerne for spor og delprojekter. Blandt andet, hvordan målsætninger for spor og projekter i forandringsprocessen skal formuleres. Skal det for eksempel være et krav, at der kan følges kvantitativt op på projekterne – dvs. at det kan måles med tal? Eller er det mere hensigtsmæssigt at arbejde med mere kvalitative (beskrivende) målsætninger? Konklusionen var, at det vil være forskelligt fra spor til spor og fra projekt til projekt, hvad der kan lade sig gøre, men styregruppen anbefaler, at sporene i så høj grad som muligt arbejder med kvantitative målsætninger.
Styregruppen drøftede desuden principper for, hvordan sporene kan styre resurseforbruget. Det vil sige forbruget af penge i projekterne og af personalets arbejdstid.
Endelig drøftede styregruppen modeller for ”risikostyring” – det vil sige, hvordan man i sporene og delprojekterne kan forberede sig på og imødegå mulige problemer.
Forandringssekretariatet arbejder videre med disse modeller ud fra styregruppens drøftelse. Når principperne foreligger endeligt vil de blive præsenteret for sporledere og projektledere.
Se dagsorden bilag og referat fra mødet
Forandringsprocessens projektorganisation
Den administrative forandringsproces ledes af en projektorganisation, der skal koordinere og styre de enkelte spor og de mange delprojekter under sporene.
I toppen af projektorganisationen findes styregruppen, der udstikker de overordende rammer. Styregruppen refererer til dekankredsen og bestyrelsen for AU. Forandringsprocessen er brudt op i seks spor med hver sin sporleder i spidsen. Hvert spor er igen delt op i en række delprojekter.
Projektorganiseringen betyder for spor og delprojekter, at man kan:
- Følge fremdriften i de enkelte delprojekter
- Beregne både udgifter og hvilke økonomiske gevinster det giver universitetet at indføre de nye systemer
For organisationen og medarbejderne betyder projektarbejdsformen, at:
- Den enkelte afdeling eller kontor kan synliggøre, hvor mange resurser, de bruger på forandringsprocessen. Dette med henblik på eventuelt at kunne tilføre ekstra resurser til den daglige drift
- Den enkelte medarbejder kan synliggøre og dokumentere, hvor mange arbejdstimer der bruges i forbindelse med forandringsprocessen
I næste nyhedsbrev vil forskellige aspekter ved projektmodellen og projektarbejdsformen blive præsenteret.
Sporlederne er udpeget
For hvert af de seks spor i forandringsprocessen er der udpeget en sporleder. Sporledernes opgave er at være ansvarlig for sporenes organisering og gennemførelse. Sporlederne refererer til styregruppen og rapporterer månedligt til styregruppen om fremdrift i sporet. Følgende er udpeget som sporledere:
- IT-sporet: Vagn Toft, Rambøll Management
(midlertidig sporleder indtil universitetets nye IT-vicedirektør er udpeget) - Økonomisporet: Økonomichef Kirsten Skjødt
- Studiesporet: Studiechef Eva Teilmann
- HR-sporet: Sekretariatschef Ole Bjørn Hansen, DMU
- Bygningssporet: Teknisk chef Ingelise Hosszu
- Kommunikationssporet: Kommunikationschef Anders Frølund
Læs mere om organiseringen af forandringsprocessen: Styregruppe Referencegruppe
Næste NyhedsbrevNæste nyhedsbrev vil blandt andet fokusere på organiseringen af den administrative forandringsproces og på projektarbejdsformen. | De seks spor | Om forandringsprocessen
|