Den administrative forandringsproces

af universitetsdirektør Niels Højberg

Den administrative forandringsproces er ved at blive lagt i faste rammer. Sporlederne og deres projektledere arbejder i øjeblikket hårdt med at analysere, beskrive og planlægge processen. Målet er at gøre administrationen og den interne støtte mere effektiv, moderne og skarp. Vi har gode og ansvarsfulde medarbejdere, men vi bruger ikke de samme systemer alle steder og tiden er løbet fra nogle af løsningerne.
Aarhus Universitet er i kraftig vækst i disse år. Det er en følge af globaliseringsaftalerne i Folketinget og af fusionsaftalerne. Samtidig har universitetet vedtaget en strategi, der indeholder en række ambitiøse målsætninger inden for alle områderne. Det betyder, at vi som administration er nødt til at være mere effektive og tidssvarende. Vi skal kunne støtte et universitet i kraftig vækst, der også har store faglige ambitioner.

Fusionen er den umiddelbare anledning til forandringsprocessen. Nye, fælles systemer er en afgørende forudsætning for, at vi i praksis kan fungere som ét universitet. Det letter samarbejdet.

Jeg er sikker på, at processen, giver et mere sammenhængende universitet, når den er gennemført. Samtidig kan vi tilbyde administrative medarbejdere, forskere og undervisere endnu bedre arbejdsvilkår, end det er tilfældet i dag.
Jeg vil også gerne understrege, at forandringsprocessen er en stor investering - ikke en spareplan. Universitetet er i kraftig vækst og der vil være brug for alle medarbejdere i de kommende år.

Et hovedmål med forandringsprocessen er at standardisere mange af de administrative funktioner. Det vil på den ene side sikre, at vi ledelsesmæssigt kan følge op på og planlægge ud fra fælles oplysninger. Samtidig sikrer det fortsatte muligheder for stor decentral beslutningskompetence i det daglige arbejde. Endelig er det et krav fra vores ”hovedsponsor” (staten og ministeriet), at vi lever op til kravene om effektiv og moderne drift. For eksempel skal vi på tværs af universitetet hvert år afrapportere på en lang række målsætninger i vores udviklingskontrakt.

Vi er lige nu i den konkrete planlægningsfase i forhold til den samlede forandringsproces. Styregruppen er på plads og har holdt sine to første møder. Fokus har indtil nu været på at drøfte de overordnede rammer for processen. Projektorganisationen er ved at komme op at stå – sporlederne er udpeget og inden for de enkelte spor er man i gang med at planlægge, hvilke projekter, der skal sættes i gang. Nogle spor er længere fremme end andre – for eksempel er økonomisporet allerede i gang en rundtur på hovedområderne for at afdække de lokale behov til en ny økonomistyringsmodel. 

Det er nødvendigt, at vi er grundige med at planlægge og organisere processen. Det er vigtigt. Men den afgørende forudsætning for, at det bliver en succes er, at medarbejderne bliver inddraget. De skal i praksis anvende de nye systemer. Det er klart, at det ikke er nok at lave et systemvalg, hvis de personer, der skal bruge det i praksis ikke bliver spurgt til råds i processen. Eller ikke får de kompetencer, der skal til, for at de kan udnytte systemerne optimalt. Kompetenceudvikling, inddragelse og kommunikation tre meget vigtige nøgleord i processen.
Vi vil derfor prioritere at tilbyde medarbejderne undervisning og kompetenceudvikling i forbindelse med forandringsprocessen – også selvom det koster lidt penge. Alternativet er, at de store investeringer ikke bliver udnyttet optimalt.

Samarbejdsorganisationen kommer til at spille en vigtig rolle i forhold til at inddrage medarbejderne. Samtidig bliver der nedsat en række projektgrupper, hvor medarbejderne drages direkte ind i processen.
En væsentlig del af kommunikationen kommer til at ske via dette nyhedsbrev. Vi vil bringe friske nyheder om processen, interviews med centrale personer og konkrete eksempler på, hvad forandringerne betyder i praksis. Du kan også følge med via hjemmesiden, hvor der er informationer om sporene og mulighed for at stille spørgsmål til processen. Og ikke mindst får ledere på alle niveauer i organisationen en meget vigtig rolle med at kommunikere og oversætte, hvad forandringerne konkret betyder for hverdagen på de enkelte kontorer og afdelinger.