En ny organisation er på plads af universitetsdirektør Niels Højberg
Styregruppen har nu endeligt bekræftet principperne for styringen af forandringsprocessen. Programorganisationen er så at sige en helt ny organisation, vi bygger op fra bunden. Den består af projektansatte, af eksterne konsulenter og ikke mindst af fastansatte AU´ere, der bidrager med deres resurser, ekspertise og erfaring. Hovedprincippet er, at vi lægger mest muligt ansvar ud til sporene. Styregruppen skal kun ind over principielle spørgsmål og ændringer i rammeforhold, for eksempel mht. økonomi.
 Jeg vil her fremhæve to ting, der vil kunne mærkes helt konkret i hverdagen.
For det første skal medarbejdere, der deltager i forandringsprocessen, registrere timeforbruget på projekter i forandringsprocessen. Det skyldes, at vi ønsker at beregne, hvad det koster at gennemføre forandringsprocessen. Samtidig kan tidsregistreringen være en beskyttelse af medarbejderen, fordi det synliggør, hvor meget tid hver enkelt bruger på projekter, der ikke er en del af den daglige drift. En konkret vejledning om registreringen vil snart blive lagt på hjemmesiden.
For det andet vil vi gøre os umage med at beskrive målsætninger, omkostninger og gevinster ved spor og projekter og løbende følge op. Det øger overskueligheden. Det gør det lettere at styre for spor- og projektledere og vi vil konkret kunne dokumentere, hvad vi får ud af vores investeringer.
Vi trækker på mange gode resurser i forbindelse med de mange projekter. I praksis vil det være forskelligt, hvor stor belastningen er for hovedområderne. Det håndterer vi ved at inddrage timeforbruget i de løbende budgetforhandlinger på universitetet. | Medarbejderrepræsentanter i styregruppen For at øge medarbejdernes deltagelse og viden om forandringsprocessen har styregruppen besluttet at tlibyde fællestillidsmændene i hovedsamarbejdsudvalget plads som observatører i styregruppen. Fællesmøde for sporledere og projektledere den 10/9 Sæt allerede nu kryds i kalenderen den 10/9 kl. 11-13, hvis du er sporleder eller projektleder. Her inviterer programsekretariatet til fællesmøde.
Hovedemnerne på mødet vil være sammenhængen på tværs af sporene, herunder en diskussion af programmets mest kritiske problemstillinger.
Niels Højberg vil desuden orientere om statens planer om at etablere administrative servicecentre. Konteringsvejledninger Der er udarbejdet konteringsvejledninger for alle spor i forandringsprocessen. Find dem her og husk at bruge dem!
Formålet med separate konteringsvejledninger for sporene er at: - Foretage løbende styring og budgetopfølgning
- Skabe overblik
- Skabe ensartethed på tværs af sporene
|
Niels Damgaard Hansen: Elefanten skal spises i små bidder Niels Damgaard Hansen er medlem af styregruppen for forandringsprocessen og er administrationschef på Det Naturvidenskabelige Fakultet. Hvorfor er forandringsprocessen organiseret som program og projekter?
Det er som når man skal spise en elefant. Man er nødt til at dele den op i mindre bidder. Forandringsprocessen er stor og organiseringen i mindre projekter er med til at gøre den overskuelig og håndterbar. En struktureret opdeling og opfølgning er endvidere med til at sikre sammenhæng mellem de mange projekter, så mindst muligt falder mellem to stole.
Hvad er fordelene?
Ud over den professionelle projektstyring er det også med til at skabe synlighed og gennemskuelighed i resten af organisationen.
Hvorfor er der så meget papirarbejde?
Processen bliver dokumenteret og synliggjort. For eksempel er risikostyring et værktøj til at påpege mulige problemer og sikre at de bliver håndteret på det rette sted i organisationen. Det betyder, at man ikke sidder med problemerne selv, men kan få hjælp til at løse dem. Det er sikkert primært her i opstartsfasen, at papirarbejdet kan virke overvældende. Og det er jo nyt for os at have en så klart defineret ramme at arbejde indenfor, men jeg er overbevist om at det hurtigt bliver en del af hverdagen.
Sporene er forskellige. Hvordan kan den samme model bruges til forskellige spor?
Vi scorer kun gevinsten, hvis vi følger den samme logik i alle sporene. Det er helt nødvendigt at vi kan koordinere på tværs af sporene. Og selvom det ved første øjekast kan virke svært at få modellen til at passe i et konkret projekt, er jeg overbevist om at det viser sig muligt - evt. med minimale justeringer. Samtidig er øvelsen frugtbar i sig selv, fordi processen er med til at skærpe definitionen af projektet. |
Erfaring med projektarbejde på AU Anette Svejstrup Petersen: En god værktøjskasse Hvad er fordelene ved projektformen?
Projektformen giver dig en drejebog for, hvad du skal gøre, når du har gang i et stort projekt. Den skaber gennemsigtighed og overskuelighed, og hjælper med at dele et omfattende projekt op i nogle konkrete og mere håndterbare faser.
Hvad skal man specielt være opmærksom på?
Projektstyringen skal ikke være målet i sig selv. Det er vigtigt at have fokus på det faglige mål.
Er der ikke meget ekstra papirarbejde?
Jo, det skal ikke tage overhånd. Men hvis du ikke beskriver tingene, kan det let blive tilfældigt og uigennemsigtigt. Projektstyringen er et værktøj til at håndtere de problemstillinger, du løber ind i. Desuden er det godt til at synliggøre deadlines og hvem, der har ansvar for hvad. Anette er souschef i Budget- og planlægningsafdelingen og er projektleder i økonomisporet. Hun har erfaring fra tidligere projekter på universitetet, samt fra forandringsprocessen, hvor økonomisporet er det spor, der er længst fremme. | Lasse Mønster : Tag udgangspunkt i opgaven  Hvad er fordelene ved projektformen?
Man tager udgangspunkt i opgaven frem for i den eksisterende organisation. Derfor kan man designe en organisation med personer og kompetencer, der passer præcis til den opgave, der skal løses. Desuden kan man trække på resurser på tværs af en organisation.
Er der flere fordele?
Ja, man kan tilrettelægge afgrænsede delprojekter. Så er det lettere at beregne, hvor mange resurser der skal til i form af tid og penge for at nå målet.
Hvilke udfordringer er der?
Det er af få fat på personer med de rigtige kompetencer. De har ofte driftsopgaver, der skal passes ved siden af.
Lasse er ansat i studieadministrationen og er projektleder på STADS-projektet i forandringsprocessens studiespor. Han har i perioder i de sidste 10 år beskæftiget sig med projektarbejde på Handelshøjskolen og på It-vest. |
Forandringsprocessens organisering Den administrative forandringsprocessen består af en lang række projekter inden for alle de administrative områder. For at styre, sikre fremdrift og koordinere alle projekterne er der opbygget en programorganisation ved siden af driftsorganisationen: - Styregruppe og programsekretariat sætter rammerne og koordinerer på tværs af spor og projekter
- Projekterne er inddelt i spor efter faglig og emnemæssig sammenhæng
Læs mere om forandringsprocessens organisering 
I forandringsprocessens programhåndbog finder du blandt andet: - En mere detaljeret gennemgang af organiseringen
- En beskrivelse af principper for resursestyring: Arbejdsaftaler mellem spor- og linjeleder, tidsregistrering og kompensation mellem hovedområderne
- Vejledning til risikostyring
- Skabeloner til en række arbejdsdokumenter
Navision Stat 3.60 implementeres på hele AU – ibrugtagning af version 5.0 udskudt  På mødet den 16/6 2008 besluttede dekankredsen at udskyde implementeringen af Navision Stat 5.0 og i stedet anvende version 3.60 som fælles økonomistyringssystem på AU. Det skyldes, at frigivelsen af version 5.0 er udskudt til oktober 2008, samt at workflowsystem til fakturahåndtering i version 5.0 først vil blive udviklet senere.
Læs hele nyheden om Navision Stat 3.60 Læs beslutningsgrundlaget
Seneste møde i styregruppen På mødet den 17/6 gennemgik og reviderede styregruppen endeligt programhåndbogen, der fastlægger organiseringen af forandringsprocessen. Styregruppen gennemgik desuden de foreløbige sporbeskrivelser, der er en form for "kontrakt" mellem sporleder og styregruppe. Læs dagsorden, bilag og referat fra mødet i styregruppen
Nyheder fra sporene
|
