Nyhedsbrev nr. 3 (16/9 2008)
Den effektive forandringsprocesaf direktør Niels Højberg Drivkraften i forandringsprocessen er strategiens mål om at producere forskning og uddannelse i verdensklasse. Det kræver, at vi optimerer den interne støtte. Målet er moderne systemer og fælles standarder for hele det fusionerede AU.
Blandt andet derfor, sætter vi nu en kortlægning af de administrative resurser i gang. For at vi kan dokumentere vores effektivitet og for rationelt at kunne diskutere, hvor vi kan sætte ind, er vi nødt til helt konkret at vide, hvor mange vi er på de forskellige områder. KU lavede sidste år en tilsvarende optælling af administrativt personale på fællesniveau, på fakulteter og institutter og vi vil bruge samme metode. Metoden er afprøvet og vi kan sammenligne vores tal med dem. | Læs om
AU vil ansætte HR-chefLedelsen har besluttet snarest muligt at opslå en stilling som HR-chef. Beslutningen ligger i direkte forlængelse af AU´s strategi for 2008-2012, hvor kompetenceudvikling er en særlig prioritering og hvor det fremgår, at universitetet i strategiperioden vil etablere en intern HR-organisation. Der arbejdes pt. på at formulere et stillingsopslag, der vil blive opslået i begyndelsen af oktober. Beslutning var kendt på det seneste styregruppemøde, der blev afholdt den 28/8. Her blev det besluttet, at bede sporlederen for HR-sporet om at reformulere sporets projekter i lyset af ovenstående. TidsregistreringAlle medarbejdere, der sammenlagt anvender mere end én dag årligt af arbejdstiden på forandringsprocessen, skal registre den anvendte tid. Registreringen sker via den fælles sharepoint-løsning, eller via sporlederen. Formålet med tidsregistreringen er, at et ønske om at kunne beregne, hvad det koster at gennemføre forandringsprocessen. Samtidig kan tidsregistreringen betragtes som en beskyttelse af den enkelte medarbejder, fordi tid anvendt på projekter, der ikke er en del af den daglige drift synliggøres. Endelig indgår hovedområdernes samlede bidrag af arbejdstimer til processen også i den interne budgetlægningsproces på AU. | ||||
Flemming Larsen: Strategien skaber sammenhængFlemming Larsen er leder af forandringsprocessens programsekretariat og kontorchef i ledelsessekretariatet
Det siger kontorchef i ledelsessekretariatet Flemming Larsen, der er medansvarlig for arbejdet med at implementere strategien, herunder den administrative forandringsproces. Hvilke udfordringer står universitetet over for i disse år? Du varetager den daglige ledelse af den administrative forandringsproces. Hvilke udfordringer står universitetsadministrationen over for i disse år? Skal de administrative medarbejdere så til at løbe stærkere? Strategien i praksisHovedområderne og fællesadministrationen er i fuld gang med at omsætte strategien til praksis. Hjemmesiden www.au.dk/strategi er nu opdateret med et udpluk af de mange aktiviteter. Der vil løbende blive lagt flere eksempler på hjemmesiden. Den administrative forandringsproces er en del af strategiens mål om at styrke og effektivisere den interne støtte til forskning, undervisning og myndighedsrådgivning. Den interne støtte betragtes som et middel til at styrke kerneaktiviteterne. | |||||
Kortlægning af de administrative ressourcer på AU
Fællesmøde : Forandringsprocessen i arbejdstøjetOnsdag den 10/9 blev der afholdt et stort fællesmøde for sporledere, projektledere og deltagere i forandringsprocessen. Mødet var en markering af, at forandringsprocessen nu går ind i en fase med øget fokus på konkrete resultater af arbejdet i spor og projekter. Flemming Larsen indledte mødet med at fortælle, at fusionen og universitets strategi er baggrunden for forandringsprocessen. Samt at regeringens beslutning om at samle en lang række løn/bogholderi- og IT-funktioner i to store statslige administrative servicecentre kun forstærker behovet for at standardisere og effektivisere administrationen på AU. Det ligger nemlig i kortene, at dem, der ikke er med i statens centre skal være mindst lige så effektive. Se slides. Direktør Niels Højberg gav et oplæg med tre hovedpointer:
Niels Højberg ønskede deltagerne god arbejdslyst og gav dem et venligt puf i ryggen med en melding om, at projekterne snart gerne må præsentere nogle konkrete resultater. Inden da havde konsulent Søren Weeke givet en introduktion i forandringsprocessens organisering og principper. Se slides om organisering og om risikostyring. En væsentlig pointe var, at risikostyring ikke må være et redskab til at parkere problemer hos styregruppen. Endelig var der oplæg fra sporene om den aktuelle status. Se slides om økonomisporet og HR-sporet. Der var også korte oplæg om kommunikation i forandringsprocessen og om planerne for at tilbyde undervisning i projektledelse til projektledere og –deltagere Siden sidste nyhedsbrevPå hjemmesiden om forandringsprocessen bliver der løbende bragt nyheder om forandringsprocessen. Her finder du et udpluk:
Staten etablerer administrative servicecentre
Læs mere om Økonomistyrelsens servicecenter og Skatteministeriets IT-servicenceter. Universiteterne er selvejende institutioner under staten og er derfor ikke blevet pålagt at overføre opgaver til de nye administrative servicecentre. Administrative forandringer på KUOgså på KU sker der administrative forandringer i kølvandet på fusionerne. Målet er at spare 120 mio. kr. af udgifterne til administration i 2010 sammenlignet med 2006. Guleroden for hovedområderne er, at de får lov til at anvende det, de sparer på administration, til forskningsformål. | |||||
I løbet af 2008 har forandringsprocessen fået en ny udfordring af regeringens beslutning om at etablere administrative servicecentre. Vi bliver nu tvunget til at sætte effektivisering af de administrative funktioner tydeligere på dagsordenen – også i forandringsprocessen. Universiteterne er selvejende, så AU er ikke direkte involveret i centrene, men vi er tvunget til at være mindst lige så effektive som dem. I den seneste finanslov kan vi for eksempel læse, at finansministeriet i de kommende år har lagt krav om administrative effektiviseringer ind i statens samlede budget, der svarer til servicecentrenes. Den virkelighed skal vi allerede nu begynde at geare administrationen til.
Strategien skaber sammenhængen i universitets udviklingsproces. Sammenhæng mellem kerneaktiviteter som forskning og undervisning, den interne administrative støtte og de særlige tværgående prioriteringer, såsom f. eks. studiemiljø og internationalisering.
organisering. Formålet med forandringsprocessen er at give vores medarbejdere nogle bedre værktøjer til at løse deres opgaver frem for at bede dem om at gøre det, de allerede gør, endnu hurtigere.
Ledelsen har besluttet at igangsætte en kortlægning af de administrative resurser på universitet. Kortlægningen består af en optælling af de administrative resurser på fællesniveau, fakultetsniveau og på institutniveau inden for 13 forskellige kategorier, herunder for eksempel økonomi, IT og studieadministration.
Regeringen besluttede i februar 2008 at etablere to administrative servicecentre på tværs af ministerierne. Det ene servicecenter skal varetage en række opgaver inden for bogholderi og regnskab og ligge i Økonomistyrelsen og det andet skal varetage drift og support af de administrative IT-løsninger og ligge i Skatteministeriet.Deltag i processen
Du er meget velkommen til at stille spørgsmål om forandringsprocessen. Har du forslag til, hvad nyhedsbrevet skal handle om de næste gange, vil vi meget gerne høre fra dig.
Stil et spørgsmål eller send dit forslag
