Fælles standarder: Hvad betyder det i økonomisporet?

Fælles standarder er en af hovedoverskrifterne for den administrative forandringsproces. Det gælder både med hensyn til arbejdsgange og hvilke IT-systemer, der bruges på universitetet.

I dette nyhedsbrev tegner vi konturerne af, hvad fælles standarder betyder for økonomisporet. Næste nyhedsbrev vil fokusere på HR-sporet.

Økonomisporet : Fælles standarder – fælles referencerammer

Interview med Kirsten Skjødt, der er økonomichef på AU og sporleder i økonomisporet

Hvordan ser økonomistyringen ud på universitetet i dag?
Det overordnede billede er, at der er store forskelle med hensyn til regelsæt, arbejdsgange og organisering på tværs af hovedområder og institutter. Fra hovedområde til hovedområde er det for eksempel forskelligt, hvor meget økonomistyringen er decentraliseret til institutterne og hvor meget, der klares på hovedområdeniveau.

Hvad betyder det i praksis, at der skal indføres fælles standarder?
Udgangspunktet er, at den fremtidige økonomistyring skal understøtte alle relevante styringsbehov. I praksis betyder fælles standarder tre ting. Vi skal for det første i løbet af få år alle steder bruge de samme IT-systemer. For det andet skal vi på alle hovedområder anvende de samme arbejdsgange. For eksempel skal vi have en fælles og ensartet arbejdsgang til, hvordan man opretter en debitor i økonomisystemet, når man sælger til en ny ”kunde”. For det tredje indfører vi fælles regelsæt - for eksempel en fælles konteringsinstruks til den nye kontoplan.

På kort sigt vil der stadig være variationer på en række områder, for eksempel fordi nogen bruger SLS, andre PØS og andre igen ARS til intern fordeling af lønomkostninger. På langt sigt er målet, at der er fælles IT-systemer, regelsæt, vejledninger, arbejdsgange og grænseflader mellem det centrale niveau, hovedområder og institutter.

Hvorfor er der brug for fælles standarder på økonomiområdet?
Det vil give øget kvalitet og gennemsigtighed i økonomistyringen. Fælles standarder betyder, at vi får konsistente tal på tværs af hovedområderne. Det bliver derfor muligt at konsolidere økonomidata på tværs af hele universitetet og lave en løbende økonomiopfølgning, der er retvisende. Endelig vil fælles standarder betyde, at eksempelvis IT-systemerne ikke kommer til at være en hindring for forskningssamarbejde på tværs af hovedområderne. Det blive derfor lettere for hovedområderne at aftale interne priser for eksempelvis phd.-vejledning og internt køb af undervisning.

Hvad betyder det for økonomimedarbejderne?
Man kan sige, at alle bliver en del af en stor ”familie”, når vi kommer til at benytte de samme systemer og arbejdsgange. Det giver en større faglig tryghed for den enkelte, at hele universitetet bruger de samme systemer og at alle har en fælles referenceramme. Det betyder, at det i meget højere grad bliver muligt at lave netværk og faglig sparring med kolleger andre steder på universitetet. En anden mærkbar fordel er, at der vil være nogle faste skabeloner for økonomistyringen. Der vil ikke være behov for at ”opfinde” nye modeller hver gang, der skal sættes et nyt projekt i gang. De fælles rapporteringspakker erstatter skyggeregnskaber og lokale excel-løsninger.

Gælder forandringerne for alle?
Det er vigtigt at understrege, at forandringerne gælder hele universitetet. Der er ikke tale om, at alle bare skal tilpasse sig 8000C´s måder at gøre tingene på.

Kan du give eksempler på helt konkrete forandringer, der kan mærkes for medarbejderne allerede på kort sigt?
Et godt eksempel er den nye fælles kontoplanstruktur, som vi netop har lagt sidste hånd på og som træder i kraft i løbet af første kvartal i 2009. Der vil komme nye kontonumre, dimensioner og konteringsvejledninger for medarbejderne. Et andet meget konkret eksempel er elektronisk workflow til håndtering af købsfakturaer. Print af fakturaer, papirarkiv og alle manuelle processer bliver afskaffet og det vil være en administrativ lettelse. Der ligger en beskrivelse af det på økonomisporets hjemmeside.

Bliver organiseringen ændret?
Når vi indfører nye systemer skal der også i mange tilfælde følge en ny organisering med. Meningen med for eksempel en digitalisering er ikke bare at ”sætte strøm” til den eksisterende arbejdsgange, men at udnytte de fordele, der ligger i de nye systemer. Alle beslutninger om organiseringen ligger i linjeorganisationen, ikke i økonomisporet. Det vil sige, at det er ledelsen på universitetet, der aftaler ændringer i organisationen og hvornår de træder i kraft.

Hvordan foregår arbejdet i økonomisporet i praksis?
Der er tre aktive projekter, der hver ledes af en projektleder og en projektgruppe sammensat af nogle få nøglepersoner. I projekterne er der desuden afholdt en lang række workshops med deltagelse af medarbejdere fra hovedområderne og fællesadministrationen. Desuden har sporet en referencegruppe bestående af de økonomiansvarlige på hvert hovedområde.

Pixi-versionen : Økonomisporet på 30 sekunder

Der er pt. tre projekter:

1: Økonomistyringsmodel
2: Navision Stat inkl. workflowsystem til fakturahåndtering
3: Økonomirapportering

Hvad betyder det i praksis? Her er et eksempel:

Et institut køber 4 stole. Den nye fælles kontoplanstruktur ( projekt 1 ) er en skabelon for, hvordan omkostningen skal konteres og registreres - skal stolene eksempelvis finansieres af ordinære finanslovsmidler eller af eksterne tilskudsmidler og indgår indkøbet af de 4 stole samtidig som inventar i et flytteprojekt?

På baggrund af konteringsvejledningen registrerer økonomimedarbejderen omkostningen via workflowsystemet og sikrer i samarbejde med den kollega, der modtog stolene fra leverandøren, at det er den rigtige type stole og den aftalte pris. Fakturaen godkendes elektronisk og overføres automatisk til økonomisystemet Navision, hvor den bogføres og sendes til betaling bogføres ( projekt 2 ).

Arbejdsgangen for registreringen sker på baggrund af nye standardiserede processer, der er fælles for hele universitetet ( projekt 1 ) – hvem gør hvad, skal det afskrives og over hvor lang tid og hvem skal godkende omkostningen?

Senere på året ønsker institutlederen en økonomirapport. Ved få museklik når han frem til den ønskede standardrapport med en saldo for ”omkostninger år til dato” - de 4 stole indgår her. Økonomirapporterne ( projekt 3 ) er tilgængelige for en række målgrupper, som normalt ikke har adgang til Navision. Rapporterne trækker oplysninger fra Navision, PØS, ARS og lønsystemet.

Alle hovedområder på universitetet bruger den samme kontoplan, de samme arbejdsgange og systemer. Det er derfor muligt at sammenligne tal på tværs af hovedområderne, og lave løbende og retvisende økonomiopfølgninger i løbet af året - både på det enkelte institut, hovedområde og for hele universitetet ( projekt 3 ).

Fordele og ulemper ved fælles standarder

Fordele

- for organisationen:

• Bedre rapporteringsmuligheder, bedre økonomistyring og bedre ledelsesinformation
• Fælles regelsæt understøtter samarbejde på tværs af hovedområderne
• Lettere at fastholde viden i organisationen
• Mere effektivt med ét system frem for flere i forhold til indkøb af licenser, driftsudgifter og uddannelse af personale

- for medarbejderne:

• Bliver del af en stor samlet ”Navision-familie”. Flere at støtte sig til i det daglige mht. de faglige spørgsmål
• Medarbejderne skal ikke bruge resurser på at udvikle nye metoder, men bruge fælles standarder
• Bedre muligheder for at lave opfølgning, f.eks. på projekter

Ulemper

• Nye arbejdsgange og IT-systemer at lære
• Mindre råderum for lokale tilpasninge