Du er her: AU » Om AU » STRATEGI » Den adm. forandringsproces » Nyhedsbreve » Nyhedsbrev nr. 10

Nyhedsbrev nr. 10 (18/6 2009)

Tidsplan for forandringsprocessen frem til oktober

Læs om, hvad der kommer til at ske i forandringsprocessen måned for måned det næste halve år:

Oversigten vil løbende blive udvidet og opdateret og den er også tilgængelig på www.au.dk/admforandring

Hvad er der allerede opnået?

Se også en oversigt over de vigtigste  milepæle i forandringsprocessen indtil nu.

Læs om

Indstillinger fra studiesporet i høring

Indstillingerne fra studiesporet indebærer i hovedtræk en flytning af en række driftsmæssige opgaver fra centralt niveau til hovedområderne, en betydelig forøgelse af digitaliseringen af studieadministrationen, samt at det centrale niveau i højere grad vil varetage koordinations- og konsulentfunktioner i forhold til hovedområderne.
Indstillingerne er udarbejdet på baggrund af et omfattende analysearbejde med inddragelse af medarbejdere fra alle hovedområder.
Det skal understreges, at der er tale om indstillinger, som nu skal i høring .

Plan for høring af indstillingerne

Den 10. juni drøftede styregruppen indstillingerne og den 25. juni skal der være en høring i studieudvalget. Inden rektoratet senest i slutningen af august skal drøfte de reviderede indstillinger, skal også vicedirektørkredsen og administrationscheferne høres.
Det er planen, at universitetsledelsen drøfter de endelige indstillinger den 7. september.

Seks overordnede principper og fire konkrete forslag

Indstillingerne indeholder seks overordnede principper for organiseringen af studieadministrationen og fire konkrete forslag. Indstillingerne har to hovedformål:

  • at indstille den mest hensigtsmæssige arbejdsdeling på det studieadministrative område mellem det centrale og decentrale niveau
  • som en del af forarbejdet til STADS-projektet (der indebærer udvikling og implementering af et nyt studieadministrativt IT-system) at belyse, hvordan de studieadministrative processer i højere grad kan standardiseres og digitaliseres.

Overordnede principper

Blandt de seks overordnede principper er, at det centrale niveau har ansvaret for at stille effektive og brugervenlige redskaber til rådighed for hovedområderne og at stor del af driften i studieadministrationen (efter optagelse) placeres så tæt som muligt på kilden, gerne hos de studerende selv via selvbetjeningsløsninger.

Konkrete forslag

  • Oprettelse af en uddannelsesjuridisk enhed
     Formålet er at samle den specialiserede juridiske kompetence på universitetet ét sted. Enheden skal sikre opsamling og deling af erfaringer, udarbejde vejledninger og en fælles fortolkning af regler. Det indstilles, at enheden oprettes pr. 1. januar 2010 og placeres organisatorisk i Studieforvaltningen.

  • Samling af SU-administrationen i en fælles enhed
    Den fælles SU-administration skal varetage sagsbehandling, aktivitetskontrol og videndeling og være organisatorisk placeret i Studieforvaltningen. Den generelle SU-vejledning skal være integreret med studievejledningen på hovedområderne.

  • Etablering af grunduddannelse for studieadministrative medarbejdere
     Uddannelsen skal sikre en systematisk uddannelse af studieadministrative medarbejdere på tværs af hovedområderne med fokus på love og regler (f. eks. basal forvaltningsret, eksamensregler) og studieadministrative processer (f. eks. eksamensplanlægning og udarbejdelse af studieordninger).

  • Fælles optagelse til kandidatuddannelserne
     Formålet er en fælles praksis med let gennemskuelige kriterier for de studerende. Der er tale om en principbeslutning om at optagelsen på kandidatuddannelser fra september 2010 varetages centralt i den fælles studieforvaltning. Der igangsættes et arbejde med konkret at beskrive optagelsesprocessen for de forskellige ansøgertyper (intern, ekstern og international studerende).

Studiesporet består af to sammenhængende projekter:

PADS handler om organiseringen af studieadministrationen, herunder arbejdsdelingen mellem den fælles studieadministration og hovedområderne. Styregruppen har sendt seks overordnede principper for organiseringen i høring. Blandt andet, at det centrale niveau har ansvaret for at stille effektive og brugervenlige redskaber til rådighed for hovedområdernes studieadministration og at stor del af driften (efter optagelse) flyttes til den studerende selv via selvbetjeningsløsninger. Læs de seks principper

STADS handler om udvikling og implementering af et studieadministrativt system, der skal understøtte den organisering, som PADS-projektet foreslår.

Se figur i fuld størrelse

Hvad er der sket i forandringsprocessen?

Forandringsprocessen har nu været i gang i lidt over et år. Mange medarbejdere har ydet en stor indsats i projekterne og der er nået en række vigtige milepæle.

Se en oversigt over de vigtigste milepæle i forandringsprocessen

Siden sidste nyhedsbrev

På hjemmesiden om forandringsprocessen bliver der løbende bragt nyheder om forandringsprocessen. Her er en oversigt siden sidste nyhedsbrev:

Nyheder om processen:

Nyheder om sporene:

HR-sporets indstillinger taget til efterretning i universitetsledelsen

HR-sporet Mandag den 8. juni drøftede universitetsledelsen HR-sporets indstillinger vedr. etablering af en fælles HR-organisation. Indstillingerne vedrører organisering og opgavesammensætning for en ny HR-organisation ved universitet, samt en oplæg til en arbejdsdeling mellem den centrale HR-afdeling og hovedområder skal være. Desuden indeholder indstillingen standardisering af udvalgte personaleadministrative arbejdsgange og på udvalgte personaleadministrative områder.
Universitetsledelsen tog indstilingerne til efterretning og anbefalingerne er nu overgået til implementering i driftsorganisationen under ledelse af HR-vicedirektør Louise Gade.

Læs mere om HR-sporet

Rektoratet bakker op om projekterne i IT-sporet og om etablering af en ny fælles IT-afdeling

Rektoratet gav på mødet den 8. juni sin støtte til planerne om at etablere en ny fælles IT-afdeling ved at sammenlægge Humanioras IT-afdeling og Datakontoret. Det sker med virkning fra eftersommeren 2009 og afdelingen kommer til at hedde Fælles-IT.

Desuden gav styregruppen tilslutning til at fortsætte arbejdet i de igangværende projekter i IT-sporet. Der er tale om følgende projekter:

  1. Fælles fysisk netværk. Har til formål at sikre etablering af et fælles transparent og ”selvadministrerende” netværksinfrastruktur
  2. Fælles rollebaseret identitetsstyring. Visionen for projektet er, at brugerne logger på ét sted og får adgang til alle relevante systemer.
  3. Arbejdet med at sikre en ny CMS platform fortsætter uændret.

Med henblik på den fremtidige udvikling på IT-området bakkede rektoratet desuden op om planerne om i løbet af 2. halvår 2009 at gennemføres foranalyser med henblik på eventuel etablering af fælles fysiske serverrum (datacentre) og en fælles telefoniplatform for universitetet. Der gennemføres desuden løbende efter behov foranalyser med henblik på IT-understøttelse af de øvrige spor i forandringsprocessen, blandt andet HR-området og bygningsområdet

Læs hele indstillingen til rektoratet fra IT-sporet

Opdaterede planer for workflowsystem til fakturahåndtering, webshop og rejseafregningssystem

Som en del af økonomisporet arbejdes der med at digitalisere en række arbejdsgange i forbindelse med betaling og fakturahåndtering. Konkret er der for det første tale om et elektronisk workflow til fakturahåndtering, der er et system, der gør det muligt at "cirkulere" fakturaer elektronisk i organisationen i forbindelse med godkendelse og betaling, frem for via papir, der bæres og sendes rundt. Desuden er der tale om en webshopløsning, der gør det muligt via nettet at håndtere salg og betaling i forbindelse med f. eks. konferencer og publikationer og endelig et system, der kan håndtere rejseafregning elektronisk.
Læs mere om planerne

Opstartsseminar i ledelsesinformationsprojektet

På opstartsseminaret, der blev afholdt 20. maj i Århus, blev de fire delprojekter præsenteret for interessenter. Delprojekterne skal nu afdække, hvordan ledelsesinformationssystemet skal designes og organiseres. Se powerpoint-præsentation fra seminaret med præsentation af rammer og mål for delprojekterne og den foreløbige organisering.
Henvendelse om denne sides indhold: 
Søren Klit Lindegaard

Revideret 03.10.2011

Nye tider på au.dk

Aarhus Universitets hjemmeside er ved at blive redesignet. Design og indhold vil derfor ændre sig, og du vil kunne opleve, at indhold ikke ligger, hvor det plejer.

Vi håber, at eventuelle gener opvejes af glæden ved en ny hjemmeside med større sammenhæng på tværs og en mere enkel brugeroplevelse.

Giv din feedback

Hvorfor roder vi?

I den kommende tid vil universitetets hjemme­side være en blanding af sider i nyt og gammelt design.

I foråret 2011 blev AU's ni hovedområder til fire og 55 institutter til 26 for at samle organisationen og styrke tværfagligheden. På samme måde er vi nu ved at lægge hele hjemmesiden om, så der bliver bedre sammenhæng i indhold og design.

Tag smutvejen

Under knappen GENVEJE øverst til højre finder du links til det mest brugte indhold på hjemmesiden samt til to nye universer til medarbejdere og studerende.

Hvor finder jeg det?

Få et overblik over indholdet på hjemmesiden med de nye megadropdowns. De åbner sig, når du kører musen hen over navigationen i toppen.

Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

E-mail: au@au.dk
Tlf: 8715 0000
Fax: 8715 0201

CVR-nr: 31119103

AU på sociale medier
Facebook
LinkedIn
Twitter
Vimeo

© — Henvendelser til webredaktør

Cookies på au.dk