Læs om

• Nyt fælles HR-system på trapperne
  • Disse systemer skal udfases - og erstattes af det nye HR-system
• Nyt CMS: Ibrugtagning af TYPO3 er udskudt
• Status for PADS-projektets indstillinger
• Udrulningsplan for People XS på hovedområderne
• Beslutning om ledelsesinformationssystem i marts 2010
• Ny opgavefordeling på bygningsområdet
• Siden sidste nyhedsbrev

Nyt CMS: Ibrugtagning af TYPO3 er udskudt

Der har vist sig større problemer end ventet ved konvertering af www.au.dk fra SIAB til TYPO3. Det er derfor besluttet at udskyde ibrugtagningen af TYPO3.

Det betyder at alle kurser og workshops i resten af december er aflyst. Vi vil i starten af uge 51 præsentere en revideret plan for projektet.

Den reviderede plan vil komme til at ligge på hjemmesiden for CMS-projektet og alle berørte medarbejdere vil blive kontaktet direkte pr. mail..

Studiesporet: Status for PADS-projektets indstillinger

Studiesporets første store projekt, PADS – om arbejdsdeling og standardisering - er nu afsluttet. Arbejdet resulterede i over 30 overordnede indstillinger om den fremtidige tilrettelæggelse af AU’s studieadministration. Fire konkrete indstillinger har, sammen med de grundlæggende principper, været forelagt universitetsledelsen med henblik på implementering allerede i 2010. Resten af indstillingerne afventer udvikling og implementering af de studieadministrative IT-systemer.

Implementering af to indstillinger er allerede under forberedelse: Den kommende arbejdsdeling vedrørende administration og vejledning om SU og kompetenceudvikling for studieadministrative medarbejder. Indstillingerne om etablering af en uddannelsesjuridisk rådgivningsfunktion og om standardisering af kandidatoptagelse afventer derimod afklaring af de økonomiske og lovgivningsmæssige rammer.

Øvrige indstillinger afventer IT-understøttelse
Arbejdet i PADS-projektet er udmøntet i over 30 overordnede indstillinger om den fremtidige tilrettelæggelse af studieadministrationen. Langt hovedparten hænger meget tæt sammen med den igangværende videreudvikling af de studieadministrative IT-systemer, herunder udvikling af en studieordningsgenerator og et modulvalgsystem (en programvalidator). Herefter følger implementering af STADS, det fremtidige studieadministrative system. De resterende indstillinger vil derfor blive vurderet og realiseret i takt med, at IT-understøttelsen af den fremtidige arbejdsdeling mellem studieforvaltningen og hovedområderne er på plads.

PADS-projektets to hovedformål har været at afdække og indstille den mest hensigtsmæssige arbejdsdeling på det studieadministrative område mellem central og decentral opgaveløsning. Samt at belyse hvordan de studieaministrative processer i højere grad kan standardiseres og digitaliseres. Projektet har omfattet et stort antal arbejdsgrupper med deltagelse af medarbejdere fra både hovedområderne og den centrale studieadministration.

Arbejdet i Studiesporet er nu koncentreret om forberedelserne til implementering af AU-STADS i 2011.

Beslutning om nyt ledelsesinformationssystem i marts 2010

I marts 2010 beslutter universitetets ledelse om AU skal have et fælles ledelsesinformationssystem. Beslutningen bliver truffet på baggrund af et grundigt analyse- og kortlægningsarbejde, som er i gang netop nu. Den endelige beslutning om evt. anskaffelse af et systemet er udskudt til marts 2010 for at have så godt et beslutningsgrundlag som overhovedet muligt.

Ledelsesinformationsprojektet er inddelt i to faser. Fase 1 løber frem til februar 2010, hvor projektet fremlægger et beslutningsoplæg, der skal oplægget behandles i styregruppen og i rektoratet med henblik på at komme på dagsordenen på mødet i universitetsledelsen den 22. marts. De vigtigste elementer i beslutningsoplægget er en kortlægning af eksisterende nøgletal, udkast til prioritering af disse samt forslag til fremtidig rapporteringspraksis. Som baggrund for beslutningen udarbejdes tillige en ”business case”, der analyserer de økonomiske omkostninger og gevinster ved et fælles system og en implementeringsplan.

Selve implementeringen er projektets fase 2 og indebærer blandt andet valg og videreudvikling af IT-system og en beslutning om, hvordan drift og udvikling af systemet skal placeres organisatorisk.

Et ledelsesinformationssystem forbinder alle de administrative systemer (studieadministrativt system, økonomisystem, HR-system osv.) og giver mulighed for at analysere og sammenstille data på tværs af systemerne på alle ledelsesniveauer. Målet er at forbedre kvaliteten af universitets ledelsesinformation ved at digitalisere, systematisere og effektivisere indsamlingen af nøgletal. Blandt andet ved at minimere manuelle og ad hoc indsamlinger på usikkert definitionsgrundlag.

Læs mere:

• Om ledelsesinformationsprojektet
• Delprojekt D har kortlagt det tekniske systemlandskab (7/12 2009)
• Prioriteret overblik over nøgletal (9/12 2009)

Ny opgavefordeling på bygningsområdet

Tre projekter i bygningssporet har hen over sommeren og efteråret arbejdet med at skitsere, hvordan bygningsområdet fremover skal organiseres på universitetet og nu er tre indstillinger fra sporet blev tiltrådt i rektoratet og på mødet i universitetsledelsen den 16/11:

• Den fremtidige organisering af bygningsområdet ved AU – dvs. hvilke opgaver/roller den centrale bygningstjeneste skal have i fremtiden.
• Finansiering af bygningsvedligeholdelse og –værdifastholdelse – dvs. en økonomimodel, der ud over at understøtte den nye organisering på bygningsområdet også understøtter både rektoratets og hovedområdernes mulighed for planlægning og prioritering.
• Den fremtidige budgetproces – dvs. hvordan sikres at budgetprocessen på bygningsområdet kommer til at hænge sammen med den overordnede budgetproces på AU.

Indstillingerne betyder blandt andet, at den centrale bygningstjeneste (tidl. teknisk forvaltning) i fremtiden varetager centrale strategiske opgaver i samspil med rektoratet og controlling-funktion ift. hovedområdernes bygningstjenester. Den centrale bygningstjeneste skal også være et "kompetencecenter for byggeri” for resten af universitetet, herunder have ansvar i forbindelse med nybyggeri og varetage kontakt med relevante rådgivere og myndigheder på rektoratets vegne.

Baggrunden for indstillingerne er fusionen, der gjorde det nødvendigt at nytænke organiseringen af bygningsområdet ved på det samlede universitet. De fire ”nye” hovedområder har alle haft egne bygningsorganisationer, mens 8000C tidligere har haft én fælles Teknisk Forvaltning, der både håndterede bygnings-drift, -vedligeholdelse og –værdifastholdelse (renovering m.m.).

Læs mere om den nye opgavefordeling, se bl.a. indstillingerne fra mødet i universitetsledelsen

Siden sidste nyhedsbrev

På hjemmesiden om forandringsprocessen bliver der løbende bragt nyheder om forandringsprocessen. Her er en oversigt siden sidste nyhedsbrev:

Nyheder om processen:

• Læs dagsorden til mødet i styregruppen den 9/12 (4/12 2009)
• Oplæg fra mødet med TR den 13/11 2009 (23/11 2009)
• Referat fra styregruppemødet den 4/11 (13/11 2009)
• Dagsorden til mødet i styregruppen den 4/11 (2/11 2009)

Nyheder om sporene:

• Ledelsesinformation: Prioriteret overblik over nøgletal (9/12 2009)
• Ledelsesinformation: Delprojekt D har kortlagt det tekniske systemlandskab (7/12 2009)
• Bygningssporet: Indstillinger fra bygningssporet vedtaget (23/11 2009)
• HR-sporet: Universitetsledelsen vedtager indstilling om nyt fælles HR-system (24/11)