Du er her: AU » Om AU » STRATEGI » Den adm. forandringsproces » Nyhedsbreve » Nyhedsbrev nr. 15

Nyhedsbrev nr. 15

Sidste fase af forandringsprocessen

Forandringsprocessen er nu gået ind i den sidste fase, som handler om implementering af beslutningerne. Rektoratet og universitetsledelsen har derfor besluttet, at ansvaret for implementeringen overgår fra styregruppen til den "almindelige" driftsorganisation under vicedirektørerne.

Læs i nyhedsbrevet et interview med Jørgen Jørgensen, der takker medarbejderne for en kæmpe indsats. Han svarer også på om målet med forandringsprocessen er nået - og hvad næste skridt er.

Læs om

Forandringsprocessen ebber ud, men udviklingen fortsætter

Interview med universitetsdirektør Jørgen Jørgensen

Hvor er forandringsprocessen lige nu?
I den fase, hvor beslutningerne implementeres og ansvaret for de sidste projekter føres over i driftsorganisationen. Vi nedlægger forandringsprocessens særlige organisation med en styregruppe i spidsen og overdrager ansvaret for de fælles udviklingsprojekter til vicedirektørerne. Forandringerne fortsætter i de kommende måneder og år som et led i den løbende optimering og udvikling af administrationen, men vi kalder det ikke længere forandringsprocessen.

Styregruppen fortsætter som en følgegruppe og skal følge op på beslutningerne i forandringsprocessen og vurdere nye mulige tiltag.

Hvem skal drive og koordinere fælles udviklingsprojekter i fremtiden?
Det skal vicedirektørerne - naturligvis i tæt samarbejde med administrationschefer, ledere og medarbejdere fra hovedområderne

Hvordan bliver medarbejderne inddraget fremover?
Vi vil fremover prioritere meget højt at inddrage nøglepersoner på både ledelses- og ekspertniveau. Alt andet ville være uklogt - simpelthen fordi det sikrer, at vi træffer de rigtige valg og at der er ejerskab til nye løsninger i organisationen. Lederne bliver inddraget via de formelle udvalg og fora, som f. eks. møderne i administrationskredsen. Medarbejderne via de netværk på fagområderne inden for f. eks. IT, kommunikation, økonomi, HR osv. I konkrete udviklingsprojekter vil vi fortsat, som i forandringsprocessen, trække på eksperter blandt medarbejderne.

Stor tak til medarbejderne

Medarbejderne har udvist et stort engagement og ydet en kæmpe indsats i forandringsprocessen, samtidig med at den normale drift skulle passes. Vi er afhængige af deres kreativitet, viden og kompetencer, også i fremtiden. Den indsats, der er ydet af mere end 300 medarbejdere i projekterne i forandringsprocessen, vil jeg gerne takke for på vegne af rektoratet.

Tre faser i forandringsprocessen

  1. Opbygning af projektorganisation (frem til sommer/efterår 2008)
    Opbygning af en bred udviklingsorganisation på universitetet.
  2. Arbejdet i projekterne (frem til årsskiftet 2009/2010)
    Intensivt arbejde i projektgrupperne. Opgaven var at analysere en række administrative kerneområder og fremkomme med løsninger ud fra målsætningen om øget digitalisering, standardisering og fælles løsninger på tværs af universitetet.
  3. Implementering og drift (ca. fra 1/1 2010)
    Implementeringen af de valgte løsninger. Ansvaret er overdraget fra styregruppen til driftsorganisationen.

Fremtidige fælles udviklingsprojekter

Fællesadministrationens lederkreds (FALK), med vicedirektørerne i spidsen, skal igangsætte, lede og koordinere fælles udviklingsprojekter.

Administrationscheferne fra hovedområderne inddrages tæt i beslutninger, processer og projekter

Rektoratet træffer principielle beslutninger i samarbejde med universitetsledelsen (dekanerne og direktøren på DMU)

Information om de fælles udviklings- og forandringsprocessen vil kunne findes på www.medarbejdere.au.dk

Udnyt det fælles grundlag

Interview med universitetsdirektør Jørgen Jørgensen

Hvad er resultaterne af forandringsprocessen?
Vi har fået på en række områder fået indført fælles systemer, fælles arbejdsgange og en ensartet arbejdsdeling mellem fællesadministration og hovedområder, det såkaldte opgavesplit. På andre områder er vi godt på vej med implementeringen. Kort sagt, vi er godt i gang med at blive fusioneret på det administrative område. Samtidig er der i processen opstået nye netværk og samarbejdsrelationer på tværs af hovedområderne og afdelingerne. Der er skabt en fælles forståelse af, hvordan vi griber tingene an på en lang række områder

Har man nået målet med forandringsprocessen?
Målet for administrationen er at yde den bedste og mest effektive støtte til forskere og undervisere, og det kan og skal vi hele tiden forsøge at blive bedre til.
Vi er ikke i mål med alle projekterne, men vi har lagt vigtige spor ud for fremtiden. Der er sket en professionalisering af administrationen og vi forventer, at de kommende års vækst inden for forskning og uddannelse kan håndteres uden en tilsvarende vækst i de administrative omkostninger.

Hvad er næste skridt?
Næste skridt er jo at udnytte det fælles grundlag, der nu er skabt. For eksempel i form af endnu mere sparring og erfaringsudveksling på tværs af afdelinger og hovedområder. Bedre karriereudvikling og rotationsordninger er andre muligheder. Endelig skal vi udnytte, at vi kan sammenligne afdelingerne og lære af dem, der løser opgaverne bedst og mest effektivt.

Vi mangler også at føre de sidste projekter i mål. Det er primært STADS-projektet, der forbereder implementering af nyt studieadministrativt system i efteråret 2011 og et projekt om ledelsesinformation. I marts skal ledelsen beslutte, om universitetet skal have et fælles ledelsesinformationssystem, der effektivt og systematisk indsamler og analyserer nøgletal.

Find nyheder om de adm. forandringer på ATRIUM

I de sidste to år har nyhedsbrevet og www.au.dk/admforandring informeret om en række fælles udviklingsprojekter i administrationen. I takt med, at forandringsprocessens organisation nedlægges, flyttes nyheder og information om de fælles projekter over på medarbejdersiden atrium, der kan findes på adressen www.medarbejdere.au.dk Flytningen vil foregå i perioden frem til marts.

Atrium bliver således en samlet indgang til nyheder og vigtige informationer for medarbejderne på AU

Projekt ledelsesinformation på vej med beslutningsoplæg

Ledelsesinformationsprojektet arbejder fortsat frem mod at aflevere et beslutningsoplæg, der skal behandles på det sidste møde i styregruppen den 16. marts. Efterfølgende skal oplægget i høring i diverse ledelsesfora, inden rektorat og universitetsledelse skal tage endelig stilling til, om et nyt system skal anskaffes.

Arbejdet i projektet skrider støt frem. Læs om:

Siden sidste nyhedsbrev
Henvendelse om denne sides indhold: 
Søren Klit Lindegaard

Revideret 03.10.2011

Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

E-mail: au@au.dk
Tlf: 8715 0000
Fax: 8715 0201

CVR-nr: 31119103
EAN-numre: www.au.dk/eannumre

AU på sociale medier
Facebook
LinkedIn
Twitter
Vimeo

© — Henvendelser til webredaktør

Cookies på au.dk