Konvertering til ny fælles kontoplan på hele AU

Foruden den datakonvertering, der skal foregå på ASB og DPU i forbindelse med deres overgang fra Oracle ØSS til Navision Stat, skal hovedområderne på 8000C, DJF og DMU ligeledes skifte fra hver deres nuværende kontoplaner, til den ny fælles kontoplanstruktur

Hvorfor indføres en fælles kontoplanstruktur på hele AU?

I dag har 8000C, DMU, DJF, ASB & DPU hver deres kontoplan. Det betyder, at de hver især skal vedligeholdes i økonomisystemerne, samt at der er forskellige regnskabsinstrukser, som ligeledes skal vedligeholdes.
Desuden betyder det, at konsolidering og rapportering af økonomital på tværs af hovedområder, og på ”koncernniveau” er vanskelig, da der ikke er den entydig sammenhæng mellem den måde man registrerer data på.
Ud over at dette ikke er hensigtsmæssigt og effektivt, er risikoen for forringet datakvalitet desuden større.
Læs mere om kontoplanstrukturen under økonomistyringsmodel-projektet

Hvad skal der ske på ASB og DPU hhv. 8000C, DJF, DMU?

De nuværende kontoplaner skal ”oversættes” til den nye. Det sker vha. en såkaldt kontobro, hvor hver enkelt af de nuværende konti og dimensioner skal matches med de tilsvarende i den nye kontoplanstruktur. Dette er et manuelt arbejde, som foretages i excelregneark.

Bortset fra DPU, som skifter til Navision Stat 3.60 med den nye kontoplan pr. 1/1 2009, skal ASB, DJF, DMU og 8000C skifte til den nye kontoplan inden udgangen af 1. kvartal 2009. I praksis vil det sige i løbet af marts, når årsregnskabet er afsluttet.

Det betyder også, at de posteringer, der er foretaget i løbet af 1. kvartal på de gamle kontoplaner, skal ”rulles tilbage” til 1/1 2009 - dvs. konverteres - så de optræder som om de var bogført med den ny fælles kontoplanstruktur. Dette er af hensyn til at kunne aflægge kvartalsregnskab jf. den nye kontoplan, samt fordi ”år-til-data-rapportering” i div. økonomirapporter, budgetopfølgning mv. kræver at der er data fra hele finansåret.

Der bliver udarbejdet en konverteringsplan efter aftale med hhv. DPU, ASB, DJF, DMU og hovedområderne på 8000C. På 8000C sker det dog centralt for alle hovedområder, da man her allerede har en fælles kontoplan, men denne skal således også konverteret den nye, som bliver fælles for hele AU.

Overordnede aktiviteter (ikke udtømmende)

1. Opbygning af kontobro for finanskonti og dimensionsværdier
2. Konvertering af saldi på balancekonti pr. dimensionskombination (alle dimensioner) på baggrund af kontobro
3. Konvertering af samtlige åbne debitorposter
4. Konvertering af åbningsbalance for anlæg
5. Konvertering af budgetposter
6. Indlæsning af projekter