Hvad omfatter dette delprojekt?

I dag anvender ASB og DPU økonomisystemet Oracle ØSS, mens det øvrige AU, dvs. DJF, DPU og 8000C anvender Navision Stat. Formålet er således at skifte fra Oracle ØSS til Navision Stat på ASB og DPU, som et led i at skabe grundlaget for standardisering af systemer og processer på AU i overensstemmelse med AU’s overordnede strategi.

Forandringer både decentralt og centralt

For økonomimedarbejderne på ASB og DPU betyder det konkret, at de skal uddannes i Navision Stat og de tilhørende arbejdsgange. For økonomimedarbejderne på samtlige hovedområder, samt i fællesadministrationen gælder desuden, at der skal ske oplæring i de fremadrettede processer. Arbejdet med processerne foregår ligeledes i Økonomisporet. I den forbindelse fastlægges desuden organisering mht. det fremtidige opgavesplit, som betyder at nogle arbejdsopgaven skal centraliseres, mens andre decentraliseres. Læs mere her

Integrationer til fagsystemer

Der anvendes en række fagsystemer på hovedområderne, hvoraf nogle udveksler data med de nuværende økonomisystemer. På ASB og DPU har der hidtil været flg. integrationer til Oracle ØSS, som derfor også skal forefindes den fremtidige Navision Stat 3.60 løsning:

SLS og STADS-integrationer til Navision Stat 3.60 er ”kendt teknologi”, som ikke skal udvikles fra bunden. Således anvendes en SLS-integration til Navision Stat 3.60 mange steder. Der kan dog være forskelle i hvilke data der udveksles, bl.a. fordi der er forskelle i måden, man har personale og lønstamdata registreret på, og forskelle i måden hvorpå man laver regnskabsmæssig lønfordeling.

På HIH (Handels- og ingerniørhøjskolen i Herning, som er et er et center under SAM), anvendes en STADS-integration til Navision Stat 3.60, som bliver udgangspunktet for STADS-integration på ASB.

Det tekniske set-up

Hidtil har ASB selv varetaget driften deres Oracle ØSS installation, mens DPU har anvendt en ”hosting-løsning” hos en ekstern udbyder. Fremover vil ASB og DPU’s Navision Stat-løsning komme til at ligge på samme server på 8000C. De vil dele bogføringskreds, men regnskabsmæssigt vil de være adskilt vha. en Sted-dimension i Navision Stat. I øvrigt på samme måde, som hovedområderne på 8000C i dag er adskilt i én bogføringskreds.

Hvad er fordelene?

I takt med gennemførsel af fase1 og 2 og dermed standardiseret brug af et fælles økonomisystem på tværs af hovedområderne, vil det være muligt at opnå en række fordele (ikke udtømmende):

• Fastholdelse og udnyttelse af vidensressourcer pga. større ”kritisk masse” idet flere medarbejdere på tværs af hovedområderne vil have kendskab til brugen af samme system. Det højner det faglige miljø og gør AU mindre sårbar.
• Lettere og mere effektiv vedligeholdelse af dokumentation såsom procesdiagrammer, procedurebeskrivelser, instrukser mv. idet det ikke behøver at bliver udført af hovedområderne hver især.
• Brugeruddannelse kan koordineres for hele AU med fælles uddannelsesplaner, fælles kurser osv.
• Konsolidering og rapportering vil med brugen af fælles kontoplanstruktur og processer være mindre ressourcekrævende og højne datavaliditeten og gennemsigtigheden.
• Driftsudgifter til bl.a. opgradering, fejlretninger og tilpasninger kan stilles til rådighed for alle hovedområder med samme grundopsætning.