Hvordan fungerer systemet?

Progrator-Gatetrade’s eProcurement kører via internettet, og kræver ingen installation af software. Bekræftelse af varemodtagelse, kontering og godkendelse af fakturaerne i workflowsystemet foregår således via en almindelige webbrowser. Fakturaerne kommer ind i systemet ved at AU’s leverandører sender deres fakturaer elektronisk. Som det er nu har AU en ”indbakke” i Navision Stat, men fremover kommer fakturaerne automatisk direkte ind i workflowsystemet, og først ind i Navision Stat, når fakturaen er konteret og godkendt.

eProcurement anvendes både af offentlig og private virksomheder, men hovedparten af installationerne er i den offentlige sektor. Bl.a. Rigspolitiet, UNI-C, JCVU - Jysk Center for Videregående Uddannelser og en række ministerier.

I fase 2 er det planen at føje et indkøbssystem til fakturahåndteringsdelen. Det vil betyde, at hele processen til gennemførelse af indkøb fra rekvisition til ordreafgivelse digitaliseres samt effektiviseres. Systemmæssigt er der tale om opgradering af eProcurement til IndFak, som bliver Økonomistyrelsens standardindkøbssystem og fakturasystem til statslige institutioner. Fase 2 skal ses i sammenhæng med Opgradering til Navision Stat 5.1.

Tidsplan

Der er blevet gennemført et pilotprojekt på NAT, som blev afsluttet i marts 2009. Efterfølgende bliver systemet gradvist rullet ud på resten af AU. For hvert nyt hovedområde eller afdeling, det rulles ud på, udestår en intern ”organisering” med fordeling af roller og ansvar i workflowet, samt oprettelse af brugerne. Dette er en mindre opgave, som alt andet lige kun tager få dage.

Hvad betyder det nye system for medarbejderne?

Hvorfor et ”midlertidigt” system?
Slut med papir!
Ingen kopiering og ingen dobbeltregistrering
Hvad så med fakturaer, som ikke modtages elektronisk?
De nye arbejdsgange for fakturahåndtering

Hvorfor et ”midlertidigt” system?
Grunden til at systemet omtales som ”midlertidigt” i bl.a. sporbeskrivelsen, er at Økonomistyrelsen p.t. er i gang med at få udviklet et komplet indkøbssystem, hvor fakturahåndtering er en integreret del. Der kan imidlertid gå 1-1½år før denne løsning bliver endelig frigivet. Da ASB allerede har et workflowsystem til Oracle ØSS, og derfor vil skulle have et nyt i forbindelse med skiftet til Navision Stat 3.60, er det ikke muligt, at vente på Økonomistyrelsens løsning. Desuden har der fra mange hovedområder på AU i flere år har været et stort ønske om at få et fakturahåndteringssystem. Derfor er det besluttet at implementere en ”midlertidig” løsning indtil Økonomistyrelsens indkøbssystem er klar.

Valget er faldet på Progrator-Gatetrade’s eProcurement som det ”midlertidige” system. Dels fordi det umiddelbart opfylder AU’s behov for systemunderstøttelse, men også fordi det er Progrator-Gatetrade, som har vundet Økonomistyrelsens udbud om et indkøbs- og fakturahåndteringssystem (IndFAK) til Navision Stat 5.0. Dvs. at det er eProcurement, som bliver videreudviklet til det kommende IndFak.

Det betyder derfor at AU’s løsning ikke bliver så ”midlertidig” endda, idet overgangen til Økonomistyrelsens fremtidige løsning alt andet lige kan forventes at blive noget nemmere.

Slut med papir!
For medarbejderne i organisationen betyder indførelsen af et workflowsystem til fakturahåndtering, at man ikke længere får rundsendt papirfakturaer på varer, man har indkøbt. Fremover foregår kontering, varemodtagelse og godkendelse elektronisk. Dvs. at alle medarbejdere, både administrative og faglige medarbejdere, som i dag er involveret i fakturabehandling, skal bruge systemet.

Konkret foregår det for den almindelige bruger ved, at man modtager en e-mail, som fortæller, at der er kommet en faktura som skal godkendes. Mailen indeholder et link til en hjemmeside, hvor man logger sig ind og ser fakturaen elektronisk. Afhængig af ens rolle i indkøbet bliver man bedt om enten at kontere fakturaen, bekræfte at varen er modtaget, eller at godkende at fakturaen må blive betalt. Når godkendelsen foreligger, bliver data automatisk overført til økonomisystemet Navision Stat, hvor fakturaen bogføres og bliver betalt.

Ingen kopiering og ingen dobbeltregistrering
Siden 1. februar 2005 har alle leverandører til offentlige institutioner været forpligtiget til at sende fakturaer elektronisk. De hovedområder, som ikke har haft et workflow, har kun i begrænset omfang haft glæde at dette, idet man har været nød til at printe de indkomne fakturaer, og rundsende dem på traditionel vis med intern post til kontering og godkendelse. Hvorefter man i bogholderiet har skullet indtaste konteringen og bogføre fakturaen. Typisk har afdelingerne desuden taget egne kopier af fakturaerne.

Fremover skal konteringen kun registreres én gang - altså ikke både med kuglepen på papirfakturaen og ved indtastning i bogholderiet - desuden fungerer workflowsystemet som elektronisk arkiv, så man behøver fysiske arkiver med fakturaer modtaget elektronisk.

Hvad så med fakturaer, som ikke modtages elektronisk?
De eneste manuelle fakturaer, som AU accepterer, er udenlandske fakturaer - alle andre skal som udgangspunkt returneres til leverandørerne, med krav om elektronisk fakturering. De undtagelser der måtte være, håndteres ved at man indscanner papirfakturaen, indtaster fakturalinjerne og herefter sender den i workflow som vedhæftet fil. Dette er tydeligvis mere ressourcekrævende en ved ren elektronisk fakturering og workflow, og skal derfor begrænses mest muligt.

De nye arbejdsgange for fakturahåndtering
AU’s fremtidige processer for fakturahåndtering bliver til i undervejs i arbejdet med pilotimplementeringen af workflowsystemet på NAT i et samspil med det øvrige arbejde, der foregår i Økonomisporet med fastlæggelse af standardiserede processer på AU. Processerne vil i høj grad bygge på Økonomistyrelsen ”best practice” beskrivelser.