Nyheder

• Implementeringen af workflowsystem til fakturahåndtering afsluttet (4/2 2010)
• Første generation af projekt ny økonomimodel er nu afsluttet (2/2 2010)
• Ændret opgavefordeling på økonomiområdet (20/10 2009)
• Opdaterede planer for workflowsystem til fakturahåndtering, webshop og rejseafregningssystem (18/6 2009)
• Ny fælles kontoplan taget i brug (2/6 2009)
• Milepæl: ASB tager Navision Stat i brug (1/4 2009)
• Workflowsystem til fakturahåndtering fuldt udrullet på NAT (30/3 2009)
• Ny tidsplan for implementering af fælles kontoplan (10/3 2009)
• Info om de nye fælles økonomirapporteringspakker (4/3 2009)
• Nyt workflow-system: Væk med papirbunkerne (10/2 2009)
• Workflow-pilot på NAT i drift (21/1 2009)
• DPU tager Navision Stat i brug (8/1 2009)
• Nye økonomirapporter klar til brug på 8000C (21/11 2008)
• Sporhåndbogen er opdateret (21/11 2008)
• Workflowsystem til fakturahåndtering på AU er valgt - pilotimplementering på NAT er i gang (14/10)
• Sporbeskrivelsen er færdig (10/10 2008)
• Sporgruppe udpeget (22/8 2008)
• ARS- inspirationsseminar afholdt den 19/8 – se slides fra mødet (21/8 2008)
• Se planen for udarbejdelse af nye fælles minimums-rapporteringspakker i økonomistyringsmodel-projektet (8/7 2008)
• Se planen for udarbejdelse af ny fælles kontoplan i økonomistyringsmodel-projektet (8/7 2008)
• Referencegruppen for økonomisporet er udpeget (2/7 2008)
• Navision Stat 3.60 implementeres på hele AU – ibrugtagning af version 5.0 udskydes (23/6 2008)

---

Implementeringen af workflowsystem til fakturahåndtering afsluttet (4/2 2010)

Udrulningen af workflowsystemet eProcurement fra Progator Gatetrade, som muliggør en fuldt ud elektronisk fakturahåndtering sammen med Navision Stat, er nu afsluttet. Undtaget DMU som indtil videre fortsætter på det eksisterende workflowsytsem.Det betyder, at alle købsdokumenter, der modtages på AU kan kan tilgås direkte elektronisk. Fordelene ved systemet er blandt andet, at medarbejderne har fuldt overblik over fakturaens vej igennem systemet og at behandlingstiden for fakturaer bliver reduceret, fordi der er færre led i processen. Samtidig sikres de nødvendige kontroller i forhold til de eksisterende regnskabsregler og procedurer.

Udrulningen af et elektronisk workflowsystem til fakturahåndtering er en del af projektet i økonomisporet og den overordnede idriftsættelse af Navision Stat, som har til formål at standardisere og digitalisere en række økonomiprocesser for den nye organisation Aarhus Universitet.

Første generation af projekt ny økonomimodel er nu afsluttet (2/2 2010)

Fælles kontoplan, fælles arbejdsgange og en række nye rapporteringsmuligheder danner tilsammen en fælles model for økonomistyringen på universitetet. Den fælles økonomimodel har været en vigtig del af arbejdet i økonomisporet. Formålet er gennem øget standardisering at skabe en gennemsigtig, effektiv og sammenhængende økonomistyring.

Udvikling og implementering af en fælles kontoplanstruktur blev afsluttet i løbet af 2009, ligesom der blev adgang til en række nye fælles rapporteringspakker .

Det sidste element i økonomimodellen er en række arbejdsgangsbeskriver, der skal understøtte de fælles processer for økonomistyringen. Der er allerede færdiggjort fem beskrivelser og de sidste forventes færdiggjort i løbet af 2010.

Ændret opgavefordeling på økonomiområdet (20/10 2009)

En vigtig del af arbejdet i økonomisporet har været at skabe en logisk og effektiv arbejdsdeling på økonomiområdet, der kan indføres på hele universitetet. Tankegangen er, at de fælles funktioner mest effektivt løses ét sted, mens den konkrete registrering i systemerne sker så tæt som muligt på kilden, dvs. på hovedområder, institutter og centre.

Implementeringen af den nye opgavefordeling og de nye arbejdsgange er i fuld gang. Den centrale Økonomiforvaltning på AU skal vedligeholde og udvikle de fælles standardiserede IT-systemer på økonomiområdet (f.eks. Navision Stat), ligesom Økonomiforvaltningen varetager kontakten med eksterne myndigheder på hele universitets vegne. En anden vigtig opgave er oprettelse og vedligeholdelse af stamdata – for eksempel kreditorstamoplysninger om leverandører, som universitetet handler med. Hovedområderne skal derimod ”fodre” de fælles systemer med data, f.eks. registreringer af udgifter og indtægter i økonomisystemet.

Opgaver flytter både ”op og ned”
Den nye arbejdsdeling betyder forandringer i opgavesplittet på økonomiområdet for alle hovedområder, dog i forskelligt omgang.

Læs mere om den ændrede opgavefordeling på økonomiområdet på økonomiportalen

Opdaterede planer for workflowsystem til fakturahåndtering, webshop og rejseafregningssystem (18/6 2009)

Som en del af økonomisporet arbejdes der med at digitalisere en række arbejdsgange i forbindelse med betaling og fakturahåndtering. Konkret er der for det første tale om et elektronisk workflow til fakturahåndtering, der er et system, der gør det muligt at "cirkulere" fakturaer elektronisk i organisationen i forbindelse med godkendelse og betaling, frem for via papir, der bæres og sendes rundt. Desuden er der tale om en webshopløsning, der gør det muligt via nettet at håndtere salg og betaling i forbindelse med f. eks. konferencer og publikationer og endelig et system, der kan håndtere rejseafregning elektronisk.

Samtidig med, at der tages nye systemer i brug, indføres også fælles arbejdsgange og processer.

Fakta om systemerne:

Webshop

Formålet er at definere en fælles standard for brug af webshop på AU, herunder ambitionsniveauet for integration til Navision Stat samt tilhørende standardiserede processer.

Ved brug af webshop digitaliseres flere trin i processen fra salg til betaling. I praksis betyder det, at kunden foretager al registrering selv (dvs. ingen ordreregistrering, ingen fakturering og ingen betalingsopkrævning/rykkere). Derved reduceres den samlede administrative tid til håndtering af ”salg” væsentligt.

I første omgang tilpasses DPU’s eksisterende webshopløsning, så den kan anvendes af hele AU - f.eks. til salg af konferencer. Konkret betyder det, at hvert hovedområde selv får mulighed for at opsætte og redigere eget webshopsalg via nettet helt uafhængigt af øvrige hovedområder. Hovedområdet bestemmer således hvilke ”webshopvarer” kunden skal kunne se - f.eks. på en hjemmeside oprettet til en specifik konference. Løsningen understøtter betaling vha. kreditkort.

Tidsplan
Fase 1
2. kvartal 2009: Tilpasning af DPU´s webshopløsning til fælles AU-brug
3. kvartal 2009: Udrulning på hovedområderne

Fase 2
2010: Valg af standard Webshopløsning og ambitionsniveauet for integration til Navision Stat 5.1

Rejseafregning

Formålet er at indføre et rejseafregningssystem med tilhørende standardiserede processer, som betyder, at hele processen til gennemførelse af rejseafregning fra registrering til bogføring og udbetaling digitaliseres og dermed effektiviseres.

Den samlede procestid til opfølgning og afregning af rejser samt administration af forskud reduceres ved færre og hurtigere trin. Under forudsætning af at forskud kan erstattes af brug af kreditkort, vil den tid, VIP´ere bruger på rejseafregning ligeledes kunne reduceres.

I fase 1 tages der udgangspunkt i ASB’s nuværende rejseafregningssystem fra Basware. Løsningen er fremtidssikret, da Basware har vundet Økonomistyrelses udbud om udvikling af et fælles statsligt rejseafregningssystem.

Tidsplan
Fase 1
3.-4. kvartal 2009: Indføre et rejseafregningssystem med tilhørende standardiserede processer

Fase 2
3.-4. kvartal 2010: Opgradering til det fælles statslige rejseafregningssystem i sammenhæng med opgraderingen til Navision Stat 5.1

Workflowsystem til fakturahåndtering

Formålet er at digitalisere og effektivisere processen med kontering, godkendelse, bogføring og frigivelse til betaling af leverandørfakturaer vha. et fælles workflowsystem til fakturahåndtering (Standardsystemet eProcurement).

I fase 2 er det planen at føje et indkøbssystem til fakturahåndteringsdelen. Det vil betyde, at hele processen til gennemførelse af indkøb fra rekvisition til ordreafgivelse digitaliseres samt effektiviseres. Systemmæssigt er der tale om opgradering af eProcurement til IndFak, som bliver Økonomistyrelsens standardindkøbssystem og fakturasystem til statslige institutioner. Fase 2 skal ses i sammenhæng med Opgradering til Navision Stat 5

Tidsplan
Okt. 2008 - marts. 2009: Pilotimplementering for midlertidigt workflowsystem på NAT
Marts 2009: Udrulning på NAT
1. kvartal 2009: Udrulning på ASB
2. kvartal 2009: Udrulning på DPU
3.-4. kvartal 2009: Udrulning på den resterende del af 8000C, samt DJF

Ny fælles kontoplan taget i brug (2/6 2009)

Den 26. maj markerede en vigtig milepæl i økonomisporets arbejde. Her blev den nye fælles kontoplan taget i brug på de hovedområder der ligger i 8000C. Det betyder, at alle hovedområder (med undtagelse af DMU, der overgår medio juni) nu arbejder med den samme kontoplan. Både DPU, ASB og DJF har tidligere i år har taget den nye fælles kontoplan i brug. Den fælles kontoplan er en meget vigtig del økonomisporets arbejde med at standardisere økonomistyringen på Aarhus Universitet. Andre elementer er nye, fælles standardiserede arbejdsgange og at alle hovedområder nu er overgået til det fælles økonomisystem Navision Stat.

Den fælles kontoplan betyder, at det nu er muligt at konsolidere regnskabstal på tværs af hele universitetet. Planen er, at regnskabet for andet kvartal aflægges i den nye kontoplan.

Den nye kontoplan får først og fremmest betydning for økonomimedarbejdere og medarbejdere med bogholderifunktioner og opgaver i forbindelse med budgetlægning. De skal nu bruge de nye kontonumre i forbindelse med registreringer af regninger, løn, budgetter mv. Som hjælp er der lavet en detaljeret konteringsvejledning og en kontobro, der oversætter de gamle kontonumre til nye.

Milepæl : ASB tager Navision Stat i brug (1/4 2009)

Torsdag 26. marts 2009 blev Navision Stat 3.60 taget i brug på Handelshøjskolen (ASB). Tidligere anvendte man Oracle ØSS som økonomistyringssystem på ASB. Det betyder, at alle hovedområder på universitetet nu anvender Navision Stat, og dermed at en vigtig milepæl AU's Navision Stat-strategi er nået ( læs mere her )

Navision Stat-løsningen på ASB indebærer, at der i den følgende tid åbnes for integration til det studieadministrative IT-system, STADS, samt til ASB's rejseafregningssystem. Derudover skifter ASB deres nuværende workflowsystem til fakturahåndtering ud med det fremtidige fælles AU-workflowsystem, eProcurement, som foreløbig er udrullet på Det Naturvidenskabelige Fakultet.

Næste store Navision Stat-milepæl bliver når alle hovedområder overgår til en fælles kontoplanstruktur senest med udgangen af 2. kvartal.

Workflowsystem til fakturahåndtering fuldt udrullet på NAT (30/3 2009)

Efter en hård, men vellykket, pilotimplementering af "eProcurement" på fem institutter, blev systemet udrullet på de resterende institutter på på Det Naturvidenskabelige Faktultet onsdag 18. marts 2009. Herefter er det helt slut med at sende papirfakturaer rundt til godkendelse, og slut med at arkivere i ringbind, da al fakturahåndtering nu er elektronisk.

Erfaringerne fra det indledende pilotprojekt har været meget værdifulde ved udrulningen, og vil fortsat være det, når workflowsystemet, efter nærmere aftale med hovedområderne, skal udbredes til resten af universitetet. Læs mere om workflow-projektet

Ny tidsplan for implementering af fælles kontoplan (10/3 2009)

Målsætningen for økonomisporet er at skabe en fælles, ensartet og sammenhængende økonomistyring. Derfor er der nu udviklet en fælles kontoplanstruktur og fælles standardiserede processer (arbejdsgange) for alle hovedområder og fællesadministrationen. Implementeringen sker i løbet af 1. og 2. kvartal 2009. Tidsplanen er pt.:

1. DPU tog kontoplansstrukturen i brug primo januar 2009 i forbindelse med overgang fra Oracle til Navision som økonomistyringssystem.
2. ASB tager kontoplansstrukturen i brug ultimo marts 2009 i forbindelse med overgang fra Oracle til Navision som økonomistyringssystem.
3. DMU forventes at tage kontoplanstrukturen i brug i løbet af marts 2009.
4. DJF forventes at tage kontoplanstrukturen i brug ultimo april 2009.
5. 8000C forventes at tage kontoplanstrukturen i brug primo maj 2009, dog med forbehold omkring tidsplanen for PØS-konverteringen

Hvorfor ny kontoplansstruktur?
Hidtil har 8000C, DJF, DMU, ASB og DPU ikke anvendt den samme kontoplansstruktur. Det har medført, at det har været meget vanskeligt at generere konsistente økonomital på tværs af universitetet. Det bliver nu muligt med den nye fælles kontoplanstruktur, der sikrer at alle dele af universitetet registrerer på samme måde. Kontoplanstrukturen er blandt andet udviklet i samarbejde med alle hovedområder med henblik på, så vidt muligt, at kunne tage hensyn til alle relevante styringsbehov.

Den nye kontoplanstruktur består af en række fælles artskonti for alle hovedområder (”artskonti” - f. eks. konti til indtægter, omkostninger og balanceposter). Samtidig vil der være en række krav og muligheder for at påhæfte yderligere konteringsoplysninger (dimensioner), som er relevante for økonomistyringen. En række af dimensionerne (delregnskab, sted og projekter) er tvungne for alle registreringer, mens de resterende dimensioner kan anvendes til de relevante lokale styringsbehov.

DJF og DMU anvender ARS (Aktivitets- og ressourcestyringssystem) i sammenhæng med Navision, hvilket medfører en særlig variant på dele af kontoplanstrukturen.

Der er udarbejdet en foreløbig vejledning til den nye fælles kontoplanstruktur, som anvendes af DPU ( http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu9/dpu-processer/kontoplan/konteringsinstruks ), hvoraf det fremgår, hvilke konti der skal anvendes til hvilke formål. Den endelige version er under udarbejdelse og vil blive meldt ud ultimo marts på Økonomiportalen.

Hvorfor nye standardiserede processer?
Samtidig med den nye fælles kontoplansstruktur implementeres en række nye, fælles standardiserede processer (arbejdsgange) på økonomiområdet. Formålet med de nye arbejdsgange er at sikre en ensartet opgavevaretagelse på tværs. De nye fælles arbejdsgange bliver implementeret sammen med den nye kontoplanstruktur. Læs også forandringsprocessens nyhedsbrev nr. 6 (interview med Kirsten Skjødt, der er økonomichef på AU og sporleder i økonomisporet)

Hvem får implementering af ny kontoplanstruktur og nye arbejdsgange betydning for?
Først og fremmest får den nye fælles kontoplansstruktur betydning for økonomimedarbejderne, der i det daglige håndterer konteringsopgaven vedr. indtægter og omkostninger.

Flere informationer
Der vil løbende i takt med implementeringen af den nye fælles kontoplanstrutur og de standardiserede processer blive offentliggjort relevant information på Økonomiportalen

Info om de nye fælles økonomirapporteringspakker (4/3 2009)

Indholdet og udseendet af de nye fælles rapporteringspakker er nu fastlagt. Der er tale om webbaserede rapporter, som forventes tilgængelige via AU´s selvbetjening i løbet af 2. kvartal 2009.

Læs mere om indholdet af rapporteringspakkerne her:

• Beskrivelse af rapporteringspakkerne
• Hjælpedokument til beskrivelse af rapporteringspakkerne (excel dokument)

Inden rapporteringspakkerne kan blive gjort tilgængelige, forestår færdigprogrammering og test. Rapporterne trækker primært oplysninger fra Navision, hvorfor implementeringen også afventer, at hovedområderne overgår til den nye fælles version af Navision Stat 3.60 og den nye fælles kontoplan.
Der er udarbejdet rapporteringspakker til følgende målgrupper:

• Bestyrelsen/Rektoratet
• Hovedområderne
• Institutterne
• Projektledere mv. (ikke færdig endnu)
• Støtterapporter

Der er pt. ved at blive udarbejdet planer for uddannelse af brugerne. Desuden vil der blive udarbejdet yderligere vejledningsmateriale, inden rapporteringspakkerne bliver tilgængelige.

Rapporterne er blandt andet designet på baggrund af de workshops, der i sommeren/efteråret 2008 blev afholdt på alle hovedområder med henblik på at afdække krav og behov til den nye fælles økonomistyringsmodel. Der er tale om ”Minimums”-rapporteringspakker, fordi de opfylder hovedområdernes fælles rapporteringsbehov.

Nyt workflow-system: Væk med papirbunkerne (10/2 2009)

Fra CAMPUS , nr. 2, 2009:

Fem pilot-institutter på Det Naturvidenskabelige Fakultet har netop taget et nyt system i brug, der gør håndteringen af fakturaer både meget lettere og hurtigere.

Af Kristian Serge Skov-Larsen, journalist på CAMPUS

Aarhus Universitet modtager godt nok sine fakturaer elektronisk.

Men hidtil, når de har skullet godkendes, bogføres og betales, har den eneste løsning været at bruge papir, printer og intern post – universitetet havde simpelt hen ikke en løsning, så fakturaer kunne behandles online. Det har betydet endeløse papirbunker hos de lokale økonomimedarbejdere, timevis af ekstra tastearbejde på regnskabskontoret og krydsende konvolutter frem og tilbage på universitetet.

Derfor er et af de første konkrete fokusområder i den administrative forandringsproces et nyt projekt, der skal gøre hele behandlingen af fakturaer elektronisk, mindske antallet af godkendende led og sætte sagsbehandlingen ned fra gennemsnitlig tre uger til få dage.

Meget begejstret

De første fem institutter på Naturvidenskab har allerede taget det nye faktura-håndterings-system i brug i et pilotprojekt. Snart følger resten af fakultetet efter, og planen er, at hele universitetet til sommer har sagt farvel til papir-fakturaerne.

En af ”piloterne” er Maibritt Bodin Bodin, som er regnskabsmedarbejder på Datalogisk Institut, og hun er utrolig glad for den nye elektroniske arbejdsgang.

– Hidtil har det været alt for tidskrævende at sende en faktura gennem systemet, og hver enkelt faktura har krævet alt for meget papirflytteri. Selvfølgelig har der været små børnesygdomme ved det nye system – det er vel også derfor, man har lavet et pilotprojekt – men overordnet set har jeg kun godt at sige fra mit skrivebord, smiler hun.

I det nye system er alt elektronisk. Fakturaen ryger direkte ud i en mail til den medarbejder, der har brugt pengene og skal godkende den. Samtidig bliver både de centrale og lokale økonomimedarbejdere lettet for en hel del tastearbejde og manuelle kontroller, da alle oplysninger, de skal bruge, automatisk ligger elektronisk. Det betyder, at det antal led, fakturaen skal igennem, bliver reduceret fra en 6-7-stykker til 3 eller måske 4.

Og selvom pilotprojektet på Datalogi kun har været i drift i 14 dage, kan Maibritt Bodin Bodin allerede mærke en lettelse i arbejdsbunken, blandt andet fordi det nye system giver fuldt overblik over, hvor langt fakturaen er nået i processen – og på hvis ”skrivebord” den evt. er strandet.

Betyder nye arbejdsgange

Anette Svejstrup Petersen er souschef i budget- og planlægningskontoret og projektleder på økonomi-sporet af den administrative forandringsproces. Hun er glad for både pilotprojektet og at man nu snart er klar til at behandle fakturaer elektronisk på hele Aarhus Universitet.

– Det har været en stor fordel at kunne prøve tingene af først i mindre skala, mens vi stadig kunne nå at justere lidt. Vi har fået meget konstruktiv ris og ros, som har betydet, at vi har ændret lidt i processerne og dele af systemet.

Claus Fynbo Sørensen er økonomiansvarlig på Det Naturvidenskabelige Fakultet, og han er helt enig med Maibritt Bodin Bodin i, at det nye system potentielt kan spare meget papirarbejde.

– På Naturvidenskab alene håndterer vi 40.000 indgående fakturaer om året. De er indtil videre blevet printet, rundsendt med intern post, skrevet under, registreret i regnskabssystemet og endelig sendt til det centrale regnskabskontor. Papirflowet har været enormt, og det ser vi frem til bliver ændret med det nye system. Vi er som alle andre underlagt et stadigt krav om effektivisering, og det her er da et helt oplagt sted at gøre det, siger han.

Læs mere om workflowsystemet

Workflow-pilot på NAT i drift (21/1 2009)

Fem institutter på NAT tog mandag 19. januar 2009 et workflowsystem til fakturahåndtering i brug. Dermed vinker de farvel til den gamle forretningsgang med manuel rundsendelse af papirfakturaer til godkendelse. Ibrugtagningen er et led i en pilotimplementering, hvor NAT og de fem institutter har stillet en stor arbejdskraft til rådighed. Erfaringerne fra pilotprojektet skal danne grundlag for en yderligere udrulning af systemet på resten af universitetet. Implementering af elektronisk workflow til håndtering af fakturaer er en del af Navision Stat-projektet i økonomisporet.
Læs om, hvordan workflowsystemet fungerer i praksis

DPU tager Navision Stat i brug (8/1 2008)

Torsdag 8. januar 2009 begyndte økonomimedarbejderne på DPU at anvende Navision Stat 3.60, som dermed afløser Oracle ØSS som økonomistyringssystem. Efter en hektisk tid op til jul og et travlt efterår med en stor indsats fra de involverede medarbejdere, er en væsentlig milepæl i Økonomisporet hermed nået.
Idriftssættelse af Navision Stat 3.60 på DPU er et led i den overordnede Navision Stat-strategi på AU, som indebærer, at alle hovedområder skal opgraderes til Navison Stat 5.0 i 2010.
I dagene umiddelbart inden idriftssættelsen blev den første del af brugeruddannelsen afholdt, og efterfølgende er der planlagt yderligere udannelse indenfor nogle specialeområder.
Næste store Navision Stat-milepæl bliver når ASB, ligesom DPU, skifter fra Oracle ØSS til Navsion Stat 3.60 i løbet af marts.

Nye økonomirapporter klar til brug på 8000C (21/11 2008)

Fase 1 i økonomisporets projekt ”Budgetværktøj og økonomirapportering” er nu afsluttet. Det betyder, at der nu ligger fire nye økonomirapporter klar til brug i det selvbetjeningsmodul, som økonomimedarbejdere på 8000C anvender. Rapporterne erstatter de tidligere Navision webrapporter og skal anvendes af de medarbejdere, der ikke har adgang til Navision. De fire rapporter er:

• En bevillingsoversigt for eksterne midler
• En posteringsoversigt for eksterne midler
• En posteringsoversigt for ordinære midler
• En saldooversigt for ordinære midler.

I valg og udvikling af de fire rapporter er enkelhed, stabilitet og driftsikkerhed prioriteret frem for en højere funktionalitet. Det skyldes, at de nye rapporter er en midlertidig løsning. I projektets fase 2 er der nogle mere komplekse rapporteringspakker med højere funktionalitet under udvikling. De forventes at kunne blive taget i brug i slutningen af marts 2009.

Sporhåndbogen er opdateret (21/11 2008)

Økonomisporets sporhåndbog er nu opdateret. Håndbogen indeholder en række praktiske informationer om sporet, blandet andet hvad de enkelte projekter går ud på og kontaktoplysninger på de personer, der er involveret i økonomisporet.

Læs sporhåndbogen

Workflowsystem til fakturahåndtering på AU er valgt - pilotimplementering på NAT er i gang (14/10)

I Økonomisporet er det nu formelt besluttet at påbegynde implementering af et workflowsystem til fakturahåndtering på AU. Valget er faldet på Progrator-Gatetrade eProcurement som det ’midlertidige’ system.

Dette system bliver videreudviklet af Progrator-Gatetrade til at indgå i Økonomistyrelsens Indkøbs- og workflowsystem (IndFAK), som udvikles til Navision Stat 5.0 jf. Økonomistyrelsens udbud i foråret 2008. Det forventes, at hele AU tager dette videreudviklede system i brug i forbindelse med overgangen til Navision Stat 5.0, inkl. indkøbsdelen, dvs. i løbet af 2010.

Workflowprojektet er et delprojekt under Navision Stat-projektet. NAT har velvilligt stillet sig til rådighed for en pilotimplementering, som gennemføres i løbet af oktober og november på fem af deres institutter. Efter pilotprojektet skal løsningen udrulles på resten af NAT, samt øvrige hovedområder efter nærmere aftale.

Læs mere om workflowsystemet, og hvad indførelsen af systemet betyder i praksis for brugerne i organisationen
Læs mere om økonomisporet

Sporbeskrivelsen er færdig (10/10 2008)

Sporbeskrivelsen for økonomisporet er nu færdig. Sporbeskrivelsen er en ”kontrakt” mellem styregruppen og sporlederen. Kontrakten specificerer, hvad der skal leveres i sporet (sporets målsætninger), hvordan det skal leveres (hvilke projekter, der er planlagt) og hvor meget det må koste (sporets budgetramme).

Sporlederen kan kun ændre i sporbeskrivelsen, hvis det bliver godkendt af styregruppen.

Læs sporbeskrivelsen

Sporgruppe udpeget (22/8 2008)

Sporleder for økonomisporet Kirsten Skjødt har nu udpeget en sporgruppe, der skal rådgive om ledelsen af sporet og medvirke til at forankre projekterne i hele organisationen.

Læs mere om organiseringen af forandringsprocessen.

ARS - inspirationsseminar afholdt den 19/8 – se slides fra mødet (21/8 2008)

Tirsdag den 19. august 2008 blev der afholdt et ARS- inspirationsseminar hos DMU Silkeborg. Alle hovedområder og relevante afdelinger i den centrale administration var inviteret til at deltage i seminaret. ARS er et aktivitets- og ressourcestyringsmodul med alle funktionaliteter samlet i ét system – fuldt integreret med Navision Stat.

DJF og DMU gennemgik deres nuværende økonomistyringsmodel, som er baseret på projektstyringstankegangen og anvendelsen af ARS som systemunderstøttelse.

På de øvrige hovedområder på AU anvender man ikke ARS og har kun begrænset systemunderstøttelse i forbindelse med styringen af projekter. Der er et udbredt ønske om at få inspiration, bedre indblik og viden om projektstyringstankegangen generelt, samt i anvendelsen af ARS.

Formålet med seminaret var:

• at få et indblik i projektstyringstankegangen generelt og projektstyring vha. ARS i særdeleshed
• at få et indblik i hvilken funktionalitet og muligheder der findes i ARS og sammenhængen til Navision Stat
• at få en indblik i de 2 forskellige indgangsvinkler til brugen af ARS, som DJF og DMU har.

Der var 75 deltagere i ARS-inspirationsseminaret.

Se slides om brugen af ARS på DJF

Se slides om brugen af ARS på DMU

Referencegruppen for økonomisporet er udpeget (2/7 2008)

Referencegruppen for økonomisporet er nu udpeget. Gruppen skal:

• Deltage i workshops, temamøder og principielle drøftelser inden for økonomisporets projekter, aktiviteter og leverancer
• Bidrage konstruktivt til økonomisporets udvikling og sammenhæng
• Medvirke til inddragelsen af relevante økonomimedarbejdere fra hovedområdet/institutterne i kvalitetssikrings- og forankringsprocessen.

Se hvem der er med i referencegruppen

Medio august forventes desuden en sporgruppe at være udpeget. Denne gruppe skal rådgive sporlederen om ledelsen af økonomisporet.

Navision Stat 3.60 implementeres på hele AU – ibrugtagning af version 5.0 udskydes (23/6 2008)

På mødet den 16/6 2008 besluttede dekankredsen at udskyde implementeringen af Navision Stat 5.0 og i stedet anvende version 3.60 som fælles økonomistyringssystem på AU. Det skyldes, at frigivelsen af version 5.0 er udskudt til oktober 2008, samt at workflowsystem til fakturahåndtering i version 5.0 først vil blive udviklet senere.

Oprindeligt var planen, at den kommende version 5.0 af Navision Stat skulle implementeres som fælles økonomistyringssystem på AU. Økonomistyrelsen, der er leverandør af Navision Stat meddelte dog for nylig, at frigivelsen af version 5.0 er forsinket med et halvt år (fra juni til oktober 2008). Årsagen er, at styrelsen har besluttet at inkludere en række yderligere forbedringer.

Da ønsket om at overgå til en fælles økonomistyringsplatform senest ved sommerferien 2009 bliver fastholdt, betyder forsinkelsen, at tiden til udvikling af integrationer til diverse fagsystemer, samt tilretninger, opsætning, test og uddannelse bliver meget presset og risikoen for fejl øges markant.

Sporleder for økonomsporet Kirsten Skjødt har derfor taget initiativ til et beslutningsoplæg til dekankredsen, der beskriver fordele og ulemper ved forskellige scenarier. Dekankredsen tiltrådte det anbefalede scenarium, hvor version 3.60 indarbejdes på hele universitetet (undtagen DMU, der arbejder med version 4.0). Scenariet er det bedst mulige ud fra omstændighederne og betyder, at de fleste hovedområder på kort sigt kan køre videre med den eksisterende version af Navision Stat, samt at implementering af workflowsystem til fakturahåndtering på hele universitetet kan påbegyndes snarest.

For ASB og DPU, der ikke anvender Navision Stat (men Oracle ØSS), betyder beslutningen, at man lidt tidligere end forventet skal påbegynde overgangen til Navision Stat. Desuden kan AU formentlig undgå en række eventuelle ”børnesygdomme” ved ikke at være blandt de første med opgraderingen til version 5.0.

Økonomisporet arbejder på at konkretisere, hvad 3.60-beslutningen betyder for det samlede økonomispor og hvordan implementeringen af version 3.60 som fælles økonomistyringssystem konkret skal foregå. Planen om at indføre en ny fælles kontoplanstruktur pr. 1/1 2009 fastholdes.

Der er pt. ikke sat dato på, hvornår der opgraderes til version 5.0, men det forventes at ske i løbet af 2010.

Læs økonomisporets beslutningsoplæg til dekankredsen

Status primo maj 2008

• Økonomistyringsmodel
  Der er igangsat et projekt der skal designe og implementere en fælles økonomistyringsmodel. Forslag til projektorganisation og budgetestimat er udarbejdet. Projektet har igangsat de første aktiviteter, og alle hovedområder er indkaldt til en workshop, hvor de nuværende og fremtidige krav til økonomistyring identificeres. Alle workshops afvikles i maj måned.
  Henrik Gudiksen fra PwC har rollen som projektleder med en tæt koordination til Anette Svejstrup Petersen fra AU. Der nedsættes arbejdsgrupper, der bemandes med ressourcer fra AU samt eksterne ressourcer.
  Indtil sommerferien er der stor fokus på at afdække krav til den fælles økonomistyringsmodel, samt designe fælles kontoplan og standardiserede processer.
• Navision Stat projekt
  Projektet er nu etableret og der er udarbejdet et samlet estimat for denne implementering. KMD Civitas har angivet et estimat på deres andel af implementeringsomkostningerne, og går i gang med de første analyser før sommerferien.
  Navision Stat 5.0 forventes frigivet af Økonomistyrelsen i okotober 2008, hvorefter det er hensigten at opgradere hhv. skifte til Navision Stat 5.0 i 3 spor efter denne plan:
  1. Opgradering af Navision Stat 3.60 til Navision Stat 5.0 på 8000C med idriftssættelse marts 2009
  2. Skift fra Oracle ØSS til Navision Stat 5.0 på ABS og DPU med idriftssættelse maj 2009
  3. Opgradering af Navision Stat 3.60 til Navision Stat 5.0 inkl. integration til ARS på DJF og DMU med idriftssættelse marts 2009
     
     Planen afhænger i høj grad at situationen omkring Workflow til fakturahåndtering, som beskrevet i næste afsnit.
     Peter Lundgaard fra PwC har rollen som projektleder med en tæt koordination til Anette Svejstrup Petersen fra AU.
     Projektet fordrer en væsentlig involvering af AU-medarbejdere på alle hovedområder. Oplægget til projektorganisering, opererer med minimum 2 typer involvering. 1) 5 lokale koordinationsgrupper på hhv. ASB, DJF, DMU, DPU og 8000C, som skal ledes af en lokal tovholder, og skal sikre den lokale forankring af projektet 2) Arbejdsgrupper med involvering af folk med specifikke faglige kompetencer inden for brugen af økonomisystemet og tilgrænsende fagsystemer. En tredje type er såkaldte team-leads, med it-projektfaglige kompetencer. Den nødvendige ressourceindsats fra teamleads vil være i omfang af 3-12mdr., og det forventes ikke at kunne blive bemandet med interne ressourcer. Den egentlige udpegning af ressourcepersoner fra AU udestår.
     Blandt de første analyseaktiviter er en afdækning af brugen af ARS til styring af projekøkonomi, hvor DJF og DMU’s erfaringer kortlægges og deles med øvrige hovedområder. På kort sigt er formålet at sikre, at integrationen mellem ARS og Navision Stat 5.0 kommer til at understøtte forretningen på DJF og DMU, og på længere sigt, og dermed uden for projektets afgrænsning, at skabe grundlag for at øvrige hovedområder kan begynde at anvende projektstyring.
• Workflow til fakturahåndtering
  Økonomistyrelsen kører p.t. et udbud vedr. fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem til Navision Stat 5.0. De nuværende leverandører af workflowsystemer, som har integration til Navision Stat 3.6, ønsker derfor ikke at opgradere, før situationen omkring udbuddet er klart. Derfor vil workflow til Navision Stat 5.0 tidligst kunne implementeres i efteråret 2009.
  Da ASB og DMU allerede i dag har workflowsystemer, som er integreret med økonomisystemet, vil den nuværende plan betyde, at de vil stå uden workflowsystem i minimum et halvt år. Og at de øvrige hovedområder vil skulle vente 1-2 år endnu med at få det implementeret.
  På den baggrund er der 2 alternative scenarier, som har betydning for udrulningsplanen på Navision Stat
  1. Fastholde at en fælles Navision Stat 5.0 er målet for AU i første bølge - dvs. uden workflow
  2. Bibeholde Navision Stat 3.6 på DJF, DMU og 8000C, og skifte til Navision Stat 3.6 på ASB og DPU og implementere en midlertidig workflowløsning samtidig. Og herefter opgradere til NS 5.0 i 2010, når det også er muligt at implementere det nye fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem fra Økonomistyrelsen.
     
     De eksakte fordele og ulemper analyseres p.t. med henblik på at lave en ”business case” og et beslutningsoplæg for valg af scenarie.
• Business Intelligence
  Arbejdet med at definere et projekt omkring Business Intelligence er begyndt, og drives af projektleder Annelise Nyvold Lundbye, AU. Projektet vil bygge videre på det pilotprojekt der allerede er igangsat i Budget- og planlægninskontoret på 8000C, og vil have som mål, at sikre at de krav til rapportering og ledelsesinformation der identificeres i Økonomistyringsmodel projektet understøttes af en IT platform.
• Projektstyringsøkonomi
  Dette projekt er identificeret, og der arbejdes på at få etableret en egentlig projektorganisation
• Budgetteringsværktøj
  Der er etableret et projekt der skal identificere krav og vælge leverandør af et budgetteringsværktøj. Projektet er defineret som et for-projekt til den egentlige implementering, der ventes at ske i sammenhæng med implementeringen af Navision Stat. Jesper Runge fra PwC har rollen som projektleder, og der etableres en arbejdsgruppe der bemandes med personer fra Aarhus Universitet. Det forventes, at en leverandør kan udpeges senest i august. Projektet vil trække på de erfaringer, der er gjort i forbindelse med valg af leverandør på ASB.
  Projektet skal ses i nær sammenhæng med projektet om Projektstyringsøkonomi.
• PricewaterhouseCoopers er engageret til at bistå ved forandringsprocessen for indførelse af fælles økonomisystem og fælles økonomistyringsmodel. Økonomisporet under forandringsprogrammet er under etablering og planlægningen af programsporet er fremskreden. Der er etableret et programkontor, der fysisk er etableret i bygning 1431.
  De første kontakter mellem projektorganisationen og hovedområderne blev indledt i april og den 8. maj blev der afholdt et møde med administrationscheferne om status og udvikling i sporet. Administrationscheferne blev desuden gjort bekendt med omfanget af og behovet for etablering af arbejdsgrupper i relation til sporet. Pt. arbejdes der med at definere arbejdsgruppernes opgave og struktur. Desuden er man i gang med at afholde workshops med alle hovedområder med henblik på at afdække krav til økonomistyringsmodellen.
  Formålet med at designe og implementere en økonomimodel er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for Aarhus Universitet. Dette skal opnås gennem en udstrakt grad af standardisering i både systemunderstøttelse og i udformningen af processer og instrukser. Et kommende økonomisystem skal designes, så det effektivt understøtte brugernes behov for økonomiske informationer på hovedområdeniveau og institut og projektniveau. Samtidig skal systemet levere relevant ledelsesinformation og nødvendige data til afrapportering. Økonomisystem og økonomimodel skal tilrettelægges så der i størst muligt omfang skabes sammenhæng mellem den interne styring og de eksterne styringskrav. I særdeleshed er forandringsprocessen på økonomiområdet sammenhængende med de øvrige forandringsprocesser.
  Det kommende økonomisystem skal facilitere en kommende øget indsats vedrørende fælles indkøb på universitetet.