Dagsorden for mødet den 16. marts 2010

1. Godkendelse af referat og dagsorden
2. Programledelse
   1. 2.1 Ledelsesinformationsprojektet
      Sagsfremstilling vedrørende anskaffelse og udvikling af et ledelsesinformationssystem (Bilag 17.02.01)
      Læsevejledning til beslutningsoplæg (Bilag 17.02.02)
      Beslutningsoplæg vedrørende implementering af et fælles ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet (Bilag 17.02.03)
      Hvidbog. Ledelsesinformationsprojektet. (Bilag 17.02.04)
3. Status
   1. (Bilag 17.03.01) Studiesporet
4. Styring af spor
   Ingen sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager til behandling
7. Øvrige sager
   Ingen sager til behandling
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 9. december 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 15 ( Bilag 16.01.01 )
2. Programledelse
   Ingen sager til behandling
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 16.03.01 ) IT-sporet
   2. ( Bilag 16.03.02 ) Økonomisporet
   3. ( Bilag 16.03.03 ) Studiesporet
   4. ( Bilag 16.03.04 ) HR-sporet
   5. ( Bilag 16.03.05 ) Ledelsesinformationsprojektet
4. Styring af spor
   Ingen sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager til behandling
7. Øvrige sager
   Forandringsprocessens fremtid og overførsel til driften ( Bilag 16.07.01 )
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 4. november 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 14 ( Bilag 15.01.01 )
2. Programledelse
   1. Ledelsesinformationsprojektet ( Bilag 15.02.01 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 15.03.01 ) IT-sporet
   2. ( Bilag 15.03.02 ) Økonomisporet
   3. ( Bilag 15.03.03 ) Studiesporet
   4. ( Bilag 15.03.04 ) HR-sporet
   5. ( Bilag 15.03.05 ) Ledelsesinformationsprojektet
4. Styring af spor
   Ingen sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager til behandling
7. Øvrige sager
   Første drøftelse af forandringsprocessens fremtid og overførsel til driften ( Bilag 15.07.01 )
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 6. oktober 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Referat af møde nr. 13 ( Bilag 14.01.01 )
2. Programledelse
   1. Godkendelse af indstilling vedr. projekt 3. i HR-sporet. ( Bilag 14.02.01 )
      Til orientering: Rapport vedr. digitalisering af det personaleadministrative område ( Bilag 14.02.02 )
   2. Godkendelse af indstillinger fra bygningssporet
      Vedrørende beslutningsoplæg for fremtidig organisering af bygningsområdet ( Bilag 14.02.03 )
      Vedrørende fremtidig økonomimodel på bygningsområdet ( Bilag 14.02.04 )
      Vedrørende beslutningsoplæg for fremtidig budgetproces på bygningsområdet ( Bilag 14.02.05 )
   3. Godkendelse af projektinitieringsdokument vedr. Ledelsesinformationsprojekt ( Bilag 14.02.06 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 14.03.01 ) IT-sporet
   2. ( Bilag 14.03.02 ) Økonomisporet
   3. ( Bilag 14.03.03 ) Studiesporet
   4. ( Bilag 14.03.04 ) HR-sporet
   5. ( Bilag 14.03.05 ) Ledelsesinformationsprojektet
   6. Styring af spor
      Ingen sager til behandling
4. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
5. Eskalerede sager
   Ingen sager til behandling
6. Øvrige sager
   Første drøftelse af forandringsprocessens fremtid og overførsel til driften ( Bilag 14.07.01 )
7. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 2. september 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 12 ( Bilag 13.01.01 )
2. Programledelse
   1. Godkendelse af beslutningsoplæg vedr. det tværgående projekt om ledelsesinformation. ( Bilag 13.02.01 )
   2. Godkendelse af projektinitieringsdokument for ledelsesinformationsprojektet ( Bilag 13.02.02 )
   3. Executive Summary for rapporten: Organisatorisk Scenarierapport ( Bilag 13.02.03 )
   4. Den organisatoriske Scenarierapport er vedhæftet særskilt til orientering ( Bilag 13.02.04 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 13.03.01 ) IT-sporet
   2. ( Bilag 13.03.02 ) Økonomisporet
   3. ( Bilag 13.03.03 ) Studiesporet
   4. ( Bilag 13.03.04 ) HR-sporet
   5. ( Bilag 13.03.05 ) Bygningssporet
   6. ( Bilag 13.03.06 ) Ledelsesinformationsprojektet
4. Styring af spor
   Ingen sager til behandling
5. Nøglerisici
   Orientering om STADS
6. Eskalerede sager
   Ingen sager til behandling
7. Øvrige sager
   Forandringsprocessens fremtid og overførsel til driften
   Budgetopfølgning i de enkelte spor ( Bilag 13.07.01 )
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 10. juni 2009

1. Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat fra mødet den 6. maj
   Udkast til referat af møde nr. 11 ( Bilag 12.01.01 )
2. Programledelse
   1. Godkendelse af indstillinger vedrørende studiesporet
   2. Godkendelse af revideret sporbeskrivelse vedr. HR-sporet ( Bilag 12.02.08 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 12.03.01 ) IT-sporet
   2. ( Bilag 12.03.02 ) Økonomisporet
   3. ( Bilag 12.03.03 ) HR-sporet
   4. ( Bilag 12.03.04 ) Bygningssporet
   5. ( Bilag 12.03.05 ) Ledelsesinformationsprojektet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager (Til orientering)
   1. Milepæle i forandringsprocessen ( Bilag 12.07.01 )
   2. Tidsplan i forandringsprocessen ( Bilag 12.07.02 )
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 6. maj 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 10 ( Bilag 11.01.01 )
2. Programledelse
   1. Godkendelse af indstillinger vedrørende økonomisporet ( Bilag 11.02.01, 11.02.02 og 11.02.03 )
   2. Godkendelse af projektbeskrivelse vedr. ledelsesinformation ( Bilag 11.02.04 )
   3. Godkendelse af foreløbig sporbeskrivelse vedr. bygningssporet ( Bilag 11.02.05 )
   4. Godkendelse af ændret godkendelsesprocedure for projekt 4 i HR-sporet ( Bilag 11.02.06 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 11.03.01 ) Studiesporet
   2. ( Bilag 11.03.02 ) Ledelsesinformationsprojektet
   3. ( Bilag 11.03.03 ) It-sporet
   4. ( Bilag 11.03.04 ) HR-sporet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Drøftelserne af HR indstillingerne i kontorchef og administrationschefkredsen
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 25. marts 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 9 ( Bilag 10.01.01 )
2. Programledelse
   1. Styregruppens sammensætning
   2. Indstilling fra HR – sporet, projekt 1
      Indstilling om beslutninger vedr. projekt nr. 1 ( Bilag 10.02.01 ), projektgruppens indstilling er udsendt ifm. møde 9. som bilag 09. 02. 04
   3. Indstilling fra HR – sporet, projekt 2
      Indstilling om beslutninger vedr. projekt nr. 2 ( Bilag 10.02.02 ), projektgruppens indstilling er udsendt ifm. møde 9. som bilag 09. 02. 05
   4. Indstilling om beslutningsproces m.v. vedr. indstillinger fra HR sporet ( Bilag 10.02.03 )
   5. Notat om nødvendige beslutninger vedr. it-sporet ( Bilag 10.02.04 )
   6. Udkast til beskrivelse af et tværgående projekt vedr. ledelsesinformation ( Bilag 10.02.05 )
   7. Forslag til strategi for den administrative forandringsproces ( Bilag 10.02.06 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 10.03.01 ) Økonomisporet
   2. ( Bilag 10.03.02 ) Studiesporet (udsendes senere)
   3. ( Bilag 10.03.03 ) HR-sporet
   4. It-sporet, der henvises til notatet under pkt. 2.5
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Ingen sager til behandling
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 4. marts 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 8 ( Bilag 09.01.01 )
2. Programledelse
   
   1. Opfølgning på ledelsesseminaret og forandringsprocessens effekter og effektmål ( Bilag 09.02.01 ) ( Bilag 09.02.02 )
   2. Igangsætning af indsats vedrørende ledelsesinformation
   3. Indstilling fra HR – sporet:
      Indstilling fra sporlederen ( Bilag 09.02.03 )
      Indstilling fra projekt nr. 1 ( Bilag 09.02.04 )
      Indstilling fra projekt nr. 2 ( Bilag 09.02.05 )
   4. Skitse til sporbeskrivelse i bygningssporet ( Bilag 09.02.06 )
3. Månedsstatus
   
   1. (Bilag 09.03.01) Økonomisporet
   2. ( Bilag 09.03.02 ) Studiesporet
   3. ( Bilag 09.03.03 ) HR-sporet
   4. ( Bilag 09.03.04 ) It-sporet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Oversigt over ressourceforbruget i forandringsprocessen ( Bilag 09.07.01 ) ( Bilag 09.07.02 )
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 21. januar 2009

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 7 ( Bilag 08.01.01 )
2. Programledelse
   1. Opdateret udgave af programhåndbogen (mest til orientering) ( Bilag 08.02.01 )
   2. Effektmålingsdiskussion ( Bilag 08.02.02 )
   3. Igangsætning af bygningssporet ( Bilag 08.02.03 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 08.03.01 ) Økonomisporet
   2. ( Bilag 08.03.02 ) Studiesporet
   3. ( Bilag 08.03.03 ) HR-sporet
   4. ( Bilag 08.03.04 ) It-sporet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Mødekalender 2009
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 2. december 2008

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 6 ( Bilag 07.01.01 )
2. Programledelse
   1. Oplæg om justering af forandringsprocessen ( Bilag 07.02.01, Bilag 07.02.02 )
   2. Sporbeskrivelse for It-sporet ( Bilag 07.02.03 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 07.03.01 ) Økonomisporet
   2. ( Bilag 07.03.02 ) Studiesporet
   3. ( Bilag 07.03.03 ) HR-sporet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   Ingen sager til behandling
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Mødekalender 2009
8. Eventuelt
   Status mht. organiseringen af bygningsadministrationen på universitetet

Dagsorden for mødet den 5. november 2008

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 5 ( Bilag 06.01.01 )
2. Programledelse
   1. Sporbeskrivelse for It-sporet ( Bilag 06.02.01 )
   2. Kommentarer vedrørende risikohåndtering ( Bilag 06.02.02 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 06.03.01 ) Økonomisporet
   2. ( Bilag 06.03.02 ) Studiesporet
   3. ( Bilag 06.03.03 ) HR-sporet
4. Styring af spor
   Inger sager til behandling
5. Nøglerisici
   It-leverancerne til sporene ( Bilag 06.05.01 )
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Revideret sporbeskrivelse for studiesporet ( Bilag 06.07.01 )
   Mødekalender 2009
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 8. oktober 2008

1. Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 4 ( Bilag 05.01.01 )
2. Programledelse
   1. Godkendelse af reviderede sporbeskrivelser
      1. ( Bilag 05.02.01 ) Studiesporet
      2. ( Bilag 05.02.02 ) HR-sporet
   2. Oversigt over sammensætningen af sporgrupper m.v. ( Bilag 05.02.03 )
3. Månedsstatus
   1. ( Bilag 05.03.01 ) Økonomisporet
   2. ( Bilag 05.03.02 ) IT-sporet
4. Styring af spor
   Godkendelse af estimater (se Bilag 05.02.01 og  Bilag 05.02.02 jf. punkt 2)
5. Nøglerisici
   Fortegnelse over it-leverancer til sporene ( Bilag 05.05.01 )
   Forandringsledelse
6. Eskalerede sager
   Ingen sager er eskalerede
7. Øvrige sager
   Værdimåling ( Bilag 05.07.01 )
   Igangsætning af arbejde vedr. ledelsesinformation
8. Eventuelt

Dagsorden for mødet den 28. august 2008

1. Velkomst til Aase Pedersen og Finn Folkmann
   Godkendelse af referat og dagsorden
   Udkast til referat af møde nr. 3 ( Bilag 04.01.01 )
2. Programledelse
   1. Sammensætningen af styregruppen
   2. Godkendelse af reviderede sporbeskrivelser, herunder evt. sammenlægning af it-spor og kommunikationsspor
      1. ( bilag 04.02.01 ) Økonomisporet
      2. ( bilag 04.02.02 ) Studiesporet
      3. ( bilag 04.02.03 ) Bygningssporet
      4. ( bilag 04.02.04 ) HR-sporet
      5. ( bilag 04.02.05 og 04.02.06 ) It-sporet og Kommunikationssporet
      6. ( bilag 04.02.07 ) Revideret Programhåndbog (begrænsede ændringer jf. revisionshistorikken)
3. Månedsstatus
   1. (bilag 04.03.01) Økonomisporet (udgår)
   2. ( bilag 04.03.02 ) Studiesporet
4. Styring af spor
   Estimater: Bilag 04.02.01 til 04.02.06
5. Nøglerisici
   Ingen nye nøglerisici er identificeret
6. Eskalerede sager
   1. Sammenlægning af Kommunikationssporet og It-sporet jf. pkt. 2.2.5
7. Øvrige sager
   1. Aflysning af det planlagte styregruppemøde den 10. september 2008
   2. Fællesmøde for projektdeltagere, projektledere, sporledere, medlemmer af styregruppen og sekretariatet den 10. september 2008 kl. 10.00 til 13.00 med følgende emner:
      • • Projekthåndbogen og tilknyttede dokumenter
        • Den løbende møde-, rapporterings- og kommunikationsproces
        • Status i de enkelte spor
        • Identifikation af nøglerisici
        • Den tværgående sammenhæng i forandringsprocessen
        • Behovet for uddannelse
   3. Etablering af en bred dialoggruppe blandt personalerepræsentanterne
8. Evt.

Dagsorden for mødet den 17. juni 2008

1. Godkendelse af referat og dagsorden
2. Programledelse
   1. Drøftelse og godkendelse af programhåndbog, bilag 03.02.01
   2. Drøftelse og godkendelse af sporbeskrivelser:
      ( bilag 03.02.02 it-sporet)
      ( bilag 03.02.03 økonomisporet)
      ( bilag 03.02.04 studiesporet)
      ( bilag 03.02.05 bygningssporet)
      ( bilag 03.02.06 HR sporet)
      ( bilag 03.02.07 kommunikationssporet)
3. Månedsstatus
   1. Godkendelse af vedlagte statusbeskrivelser:
      ( bilag 03.03.01 it-sporet)
      (bilag 03.03.02 økonomisporet - udgår)
      ( bilag 03.03.03 studiesporet)
      ( bilag 03.03.04 bygningssporet)
      ( bilag 03.03.05 HR sporet)
      ( bilag 03.03.06 kommunikationssporet)
4. Styring af spor
   Der er ingen forslag om ændring i sporbeskrivelserne
5. Nøglerisici
   Behov for en hurtig fastlæggelse af kompensationsprincipper til de budgetområder, der afgiver arbejdskraft til forandringsprocessen
6. Eskalerede sager
   Der er ingen eskalerede sager
7. Øvrige sager
8. Evt.

Dagsorden for mødet den 16. maj 2008

1. Godkendelse af referat og dagsorden
2. Principper for programmet
   1. Styregruppens aktivitetsplan
      Beslutning af mødestruktur og fast dagsorden. Forslag som denne dagsorden.
   2. Business Cases
      Principiel diskussion om måling af programmets resultater. Beslutning anvendes i det videre arbejde med Business Cases. Diskussionsoplæg udsendes den 13. maj 2008.
   3. Risikostyringsstrategi
      Diskussion og godkendelse af bilag 1.
   4. Programorganisering
      Diskussion og godkendelse af bilag 2.
   5. Ressourcestyringsstrategi
      Diskussion og godkendelse af bilag 3.
   6. Kommunikationsplan
      1. udgave af kommunikationsplan ( bilag 4 ) for forandringsprocessen til orientering
3. Månedsstatus
   Godkendelse af den vedlagte status. Evt. diskussion og vedtagelse af korrigerende handlinger til program eller spor. Se version 11 af procesdokumentet. Yderligere materiale udsendes den 13. maj 2008.
4. Styring af spor
   1. Budgetter
      Godkendelse af budgetter (grovestimater) for spor. Diskussionsoplæg udsendes den 13. maj 2008.
5. Nøglerisici
   Der er ikke identificeret nøglerisici til diskussion.
6. Eskalerede sager
   Der er ikke identificeret sager til diskussion.
7. Øvrige sager
   Der er ikke øvrige sager til diskussion.
8. Forslag til kommende mødedatoer i 2008 i styregruppen
   20/8 kl. 11 – 13
   10/9 kl. 10 – 12
   8/10 kl. 10 – 12
   5/11 kl. 10 – 12
   3/12 kl. 10 - 12
9. Evt.