Du er her: AU » Om AU » STRATEGI » Den adm. forandringsproces » Studiesporet » Nyheder

Nyheder om studiesporet

Nyheder

Tre indstillinger fra STADS-projekterne (13/1 2010)

Der foreligger nu tre indstillinger fra projekterne, som er taget til efterretning af programstyregruppen. Det drejer sig om:

Ny organisering af ”AU på STADS” (28/9 2009)

”AU på STADS” er gået ind i en ny fase og er blevet reorganiseret. Steffen Skovfoged er blevet overordnet projektleder, og skal sikre sammen og koordination mellem de i alt 13 projekter. Studiechef Eva Teilmann har stadig det overordnede ansvar for STADS-implementeringen som projektets ejer. Se et overblik over, hvordan de 13 projekter er organiseret. Projekterne er bemandet med en blanding af projektledere og projektdeltagere fra Studieforvaltningen, Fælles IT og hovedområderne. Samtidig er projekterne nu blevet beskrevet i detaljer (i projektinitieringsdokumenter) og er blevet nedbrudt i en række milepæle og leverancer, så der nu foreligger en overordnet tidsplan for hele STADS-projektet. Tidsplanen er et helt centralt styringsredskab for projektet.

I øvrigt er det besluttet ikke at gennemføre KOT-optagelsen i STADS i 2010. KOT-optagelsen skulle have været et pilotprojekt for den samlede konvertering til STADS i 2011. Det er nu opgivet, fordi pilotprojektet, på grund af et stort udviklingsarbejde, ville komme til at foregå under et betydeligt tidspres. Desuden skal der foregå et udbud af de eksterne udviklingsopgaver og et eventuelt leverandørskift til nytår ville kunne påvirke processen yderligere.

STADS-projektet på vej ind i en ny fase (1/9 2009)

Det store STADS-projekt, der skal forberede implementeringen af et nyt studieadministrativt system på AU, er nu ved at bevæge sig ind i en ny fase. Hen over sommeren er der således truffet beslutning om, at KOT-optagelsen skal ske i STADS allerede fra 2010. Det er teknisk muligt, fordi KOT-optagelsen er et isoleret delsystem og hensigten er, at optagelsen skal bruges som en prøvesten i forhold til den samlede overgang til STADS i efteråret 2011. STADS-projektet er desuden pt. under reorganisering. Hjemmesiden opdateres med de nye oplysninger, så snart organiseringen er på plads.

Beslutningen om at foretage KOT-optaget i STADS i 2010 betyder i praksis ikke noget for hovedområderne, da optagelsen foregår via optagelsesenheden i den fælles studieforvaltning. Der er her nedsat en task force, som skal afdække eventuelle forhindringer og sikre den nødvendige udvikling af systemet forud for idrifttagelsen.

Fremrykningen af KOT-optagelsen har indflydelse på blandt andet etablering af produktionsmiljøer samt oplæring af medarbejderne i STADS. Begge dele vil nu blive fremrykket.

Opdateret plan for drøftelse af indstillingerne fra PADS-projektet
Siden PADS-indstillingerne blev drøftet i styregruppen før sommerferien, har indstillingerne været i høring i Studieudvalget. Indstillingerne skal nu drøftes i rektoratet den 28. september og i universitetsledelsen den 5. oktober.

Indstillinger fra PADS-projektet i høring (18/6 2009)

På mødet den 10. juni drøftede styregruppen indstillingerne fra PADS-projektet. Styregruppen valgte at sende indstillingerne i høring. Den 25. juni skal der være en høring i studieudvalget og inden rektoratet senest i slutningen af august skal drøfte de reviderede indstillinger, skal også vicedirektørkredsen og administrationscheferne høres.

Indstillingerne fra PADS-projektet indebærer i hovedtræk:

  • en flytning af en række driftsmæssige opgaver fra centralt niveau til hovedområderne,
  • en betydelig forøgelse af digitaliseringen af studieadministrationen
  • at det centrale niveau i højere grad vil varetage koordinations- og konsulentfunktioner i forhold til hovedområderne.

Indstillingerne er udarbejdet på baggrund af det omfattende analysearbejde, der er foregået i delprojekterne under PADS-projektet med inddragelse af medarbejdere fra alle hovedområder.

Det skal understreges, at der er tale om indstillinger , som nu er sendt i høring.

Det forventes, at universitetsledelsen behandler de endelige indstillinger den 7. september 2009.

Den fede løsning... (3/3 2009)

"Hvorfor i alverden gør vi præcis sådan?" det spørgsmål er en række arbejdsgrupper under forandringsprocessen blevet bedt om at stille sig selv. CAMPUS lyttede med i gruppen, der diskuterer, hvordan man kan lette de studerendes optag, indskrivning og tilvalg.

Af Kristian Serge Skov-Larsen, journalist på CAMPUS

– Ja, jeg undskylder den rigide tidsplan, men vi har en hel del punkter, vi skal nå.
Terkel R. Sigh er projektleder og har i løbet af dagen den utaknemmelige opgave at forsøge at holde styr på debatten, referatet og ikke mindst tiden, så de mange muligheder ikke griber om sig og sender den i forvejen skrøbelige minutoversigt helt ud af kurs.
Det er anden gang, arbejdsgruppen for uddannelsesadgang mødes, og de har kun endnu et heldagsmøde tilbage, inden de skal sende deres anbefalinger til styregruppen for hele den administrative forandringsproces på studieområdet.
Arbejdsgruppens opgave er at diskutere,hvordan f.eks. optag, indskrivning og orlovsansøgninger kan behandles bedst og ikke mindst ens på alle universitetets ni hovedområder.
Deres anbefalinger danner så senere grundlag for beslutningerne om f.eks. at købe nye edb-løsninger, at lave bestemte og ensartede krav for optagelse eller flytte arbejdsopgaver mellem fællesadministrationen og hovedområderne.
– Det er spændende at være med til, fordi det længe har været meget tiltrængt med ens retningslinjer for studieadministrationen på det ”gamle” Aarhus Universitet, forklarer Anna Bak Larsen, der er områdeleder i Det Humanistiske Fakultetssekretariat og et af medlemmerne af arbejdsgruppen.
Hun mener, at fusionen og de nye hovedområders helt anderledes perspektiver er en god anledning til at se, om ikke administrationerne kan blive mere enige om sagsbehandlingen.

– De givtige diskussioner kommer netop især af, at vi har de nye til at spørge, hvorfor i alverden vi dog gør lige præcis sådan, siger hun.

Godt at være med

– Så smider jeg altså geografikortet. Det gør vi bare for anderledes. Vi skal finde en løsning, der også passer til vores problemstillinger.
Efterhånden som dagens møde skrider frem, og morgnens rundstykker bliver mere og mere krummetørre på det store konferencebord, bliver to ting lysende klart: at hovedområderne optager studerende på mindst ni forskellige måder, og at djævlen i sandhed ligger i detaljen.

Alligevel synes Lone Wraa, som er områdeleder for Handelshøjskolens Studievejledning, at det er meget givtigt at være med i arbejdet.
– Som en tidligere selvstændig uddannelsesinstitution har vi haft vores egne arbejdsgange og været vant til at se hele administrationen som en samlet enhed. Derfor tror jeg, vi kommer med en anden vinkel end det ”gamle” Aarhus Universitet, hvor man altid har været en stor enhed. Men at vi kommer så forskellige steder fra betyder også, at vi både skal lære at forstå processerne og terminologierne, inden vi kan begynde at finde den bedste måde at gøre tingene på, forklarer Lone Wraa.

Den samme tolkning

– Vi skal huske legalitetskravet. De studerende har krav på at blive behandlet ens, lyder et tilbagevendende indspark i dagens debat.
For den administrative forandringsproces på optagelsesområdet handler for Anna Bak Larsen først og fremmest om, at hovedområderne skal behandle de studerende på samme måde.
– Vi på Humaniora har en helt klar interesse i, at reglerne tolkes ens på hele Aarhus Universitet. Hvis vi for eksempel afslår en
ansøgning om at indskrive en studerende midlertidigt på en kandidatuddannelse, så skulle en studerende i samme situation også gerne få et afslag, hvis vedkommende søgte ind på en kandidatuddannelse på et andet fakultet.
Det er jo folks liv og fremtid, vi afgør, og jeg ville have det ekstremt dårligt med, hvis nogle hovedområder tolker løst, mens andre tolker stramt. At det så betyder, at vi skal lave om i vores egne arbejdsgange, er vi helt indforståede med. Vi har 6-7.000 studerende og 7 studienævn, så vi er vant til at finde løsninger, som imødekommer forskellige lokale behov, forklarer hun.

Balance mellem visionerne og tidsplanen

– Det er jo det, vi sidder her for, så vi bliver nødt til at tage en beslutning. Vi skal finde den fede løsning. En deltager skærer hårdt igennem, hvad der var ved at udvikle sig til en lidt længere debat. Og tid er et problem i arbejdsgruppen og i den administrative forandringsproces, forklarer Anna Bak Larsen.
– Det er nogle meget store og komplekse områder, vi behandler, og de enkelte hovedområders udgangspunkter er meget forskellige.
Vi er enige om målet – at standardisere de studieadministrative processer, men når det kommer til den enkelte proces, så er der sjældent én løsning, som er indlysende for alle. Så det er virkelig en udfordring at gribe opgaven visionært an samtidig med, at vi skal have blik for detaljen. Så efter min mening kunne vi helt klart have brugt mere tid på det her, siger hun.
Den opfattelse deler Lone Wraa.
– Vi skal nå langt omkring rigtig mange ting, og vi kunne sagtens have brugt længere tid på det. Derfor håber jeg heller ikke, at arbejdet slutter med anbefalingen til styregruppen og rektoratet, siger hun og understreger, at hun synes, hendes arbejdsgruppe har brugt de afsatte heldagsmøder så optimalt som overhovedet muligt.
– Efter sådan en koncentreret dag med arbejdsgange, processer og visioner bliver man selv, som ellers forholdsvis mødeerfaren administrativt ansat, temmelig ”busted”. Men vi ved jo, at der nok bliver truffet store beslutninger på baggrund af vores anbefalinger, så vi prøver at gøre det så godt som overhovedet muligt.

Bolden er givet op til STADS (5/2 2009)

Arbejdet med at forberede overgangen til det nye studieadministrative system, STADS, er i fuld gang. Nu begynder den fase, hvor en række medarbejdere fra hovedområderne og fællesadministrationen skal deltage i de mange projekter, der skal forberede overgangen til STADS i 2011. Derfor havde STADS-gruppen på Aarhus Universitet onsdag den 4/2 inviteret til kick off-møde.

”I alle sportsdiscipliner er det sådan, at der foregår en lang række ting både før og efter ”kick off”. Man sætter holdet, kridter banen op, lægger strategien og så videre. Det har man selvfølgelig også gjort på STADS-projektet og det er derfor, at der er gået noget tid fra første gang, man hørte om STADS-projektet, til nu, hvor det konkrete arbejde i projekterne snart går i gang”, fortalte studiechef og leder af studiesporet Eva Teilmann på mødet. Hun indledte også med at fortælle, at valget af STADS er et strategisk systemvalg, der bygger på, at det er det system, de andre danske universiteter bruger. På områder vil medarbejdere derfor opleve, at det er bedre, smartere og mere robust end DELFI, der er det egenudviklede system, som bruges på 8000C, mens andre funktioner vil opleves som mindre smarte. AU vil skulle tilpasse sig de fælles STADS-løsninger, men vil naturligvis også gøre sin indflydelse gældende i det fælles udviklingsarbejde, der foregår i sammen med de andre universiteter.

Derefter fortalte studieadministrationens STADS-gruppe om indholdet i STADS-projektets fem søjler, som de pt. 19 projekter fordelt på:

  • Organisation : Skal sikre forankringen på AU. Det handler om kommunikation, implementering og kompetenceudvikling
  • Systemstrategi : Fokuserer på sammenhængen i data og systemintegration. STADS skal effektivt og gnidningsfrit spille sammen med andre systemer.
  • Processer : Skal sikre, at STADS kommer til at understøtte AU´s arbejdsgange på det studieadministrative område og grænser dermed op til PADS-projektets arbejde med at udvikle fælles arbejdsgange. Arbejdet skal kobles med det fælles udviklingsarbejde i det nationale STADS-samarbejde
  • Forretningsdata : Skal sikre håndteringen af data i systemet, således, at data er tilgængeligt, hvor der er behov for det. Det handler både om kvalitet af data, indberetninger og håndtering af historiske data
  • Fundamentet for AU STADS : Handler om at etablere det tekniske og datastrukturelle fundament for understøttelse af AU´s arbejdsgange og er med til at definere mulighederne og begrænsningerne for fremtidens uddannelsesstruktur. ”AU STADS” er den version af STADS, der skal bruges på Aarhus Universitet.

STADS kan virke som et meget IT-teknisk projekt, men projektlederne understregede, at det i høj grad også handler om dagligdagen i studieadministrationerne. Det er netop de daglige arbejdsgange, som systemet skal understøtte.

Se tidsplanen for projekterne i STADS-projektet

Se en oversigt over projekterne i STADS-projektet

STADS-gruppen, der koordinerer og driver arbejdet med at udvikle og implementere STADS, består af:

Fire arbejdsgrupper fortsætter arbejdet i PADS-projektet (11/12 2008)

PADS-projektgruppen (projekt vedr. arbejdsdeling og standardisering) har siden oktober afholdt seks møder med henblik på at identificere og udarbejde en oversigt over alle nuværende studieadministrative kerneydelser og opgaver. Projektgruppens intensive kortlægning har resulteret i, at kerneydelser og opgaver samles i fire delprojekter:

  • Markedsføring, information og vejledning
  • Adgang til uddannelse
  • Studieordning, undervisning og eksamen
  • Studieøkonomi

For hvert delprojekt dannes en arbejdsgruppe, som har til opgave at beskrive hensigtsæssige modeller for arbejdsdelingen inden for det pågældende kerneområde. Hver arbejdsgruppe består af et antal fagkyndige eksperter og ledes af en projektleder fra fællesadministrationens projektlederkorps.

Projektgruppen har udarbejdet kommissorier for de fire arbejdsgrupper, og de overordnede principper for arbejdsgruppernes arbejde, kan ses i det overordnede kommissorium for arbejdsgrupperne i PADS-projektet.

Information om processen i projektgruppen kan fælges i referater fra møderne.

Overordnet kommissorium for arbejdsgrupperne i PADS-projektet

Se referaterne fra de hidtidige møder her

Kick off-møde afholdt i PADS-projektet (22/10 2008)

Den 9. oktober 2008 blev der afholdt kick off-møde i PADS-projektet. PADS er en forkortelse af projekt vedr. arbejdsdeling og standardisering. Projektgruppen skal identificere og udarbejde en oversigt over alle de nuværende studieadministrative kerneydelser og opgaver, som løses på tværs af niveauerne i dag. Derefter skal der nedsættes mindre arbejdsgrupper, der skal analysere hvor og hvordan disse opgaver løses bedst i fremtiden

Det blev desuden besluttet, at disse mindre arbejdsgrupper løser opgaven på et heldagsseminar. Hermed sikres blandt andet, at processen ikke trækkes unødigt ud.

PADS-projektet har til form??l at skabe en effektiv og ensartet arbejds- og ansvarsdeling mellem den decentrale og den centrale studieadministrative opgavevaretagelse og herigennem bl.a. sikre en moderne og serviceorienteret studieadministration på tværs af alle niveauer.

PADS-projektgruppen består af:

  • Steffen Skovfoged (STUF), projektleder
  • Hanne Toksvig (SUN)
  • Lene Rehder (ASB)
  • Marianne L. Fejerskov (NAT)
  • Anna Bak (HUM)
  • Gert Jørgensen (DJF)
  • Henrik Senfer (DPU)
  • Lene Hjøllund (SAM)
  • Annette Lund (STUF)
  • Hans Jørgen Hansen (STUF)
  • Jonna Kragh Jacobsen (STADS)

Læs mere om PADS-projektet og studiesporet

Sporbeskrivelsen er færdig (22/10 2008)

Sporbeskrivelsen for studiesporet er færdig. Sporbeskrivelsen er en "kontrakt" mellem styregruppen og sporlederen. Kontrakten specificerer, hvad der skal leveres i sporet (sporets målætninger), hvordan det skal leveres (hvilke projekter, der er planlagt) og hvor meget det må koste (sporets budgetramme).

Sporlederen kan kun ændre i sporbeskrivelsen, hvis det bliver godkendt af styregruppen.

Ifølge tidsplanen i sporebeskrivelsen er AU klar til drift af STADS i slutningen af 2011. Styregruppen besluttede at revurdere tidsplanen på ny i slutningen af 2009, med den hensigt at fastslå om det er muligt at fremskynde STADS-projektets gennemførelse med et år. På det tidspunkt må det forventes, at erfaringerne fra KU´s tilsvarende proces afklarer de usikkerheder, der er i tidsplanen på nuværende tidspunkt, blandt andet med hensyn til rettidige leverancer fra leverandøren af STADS, og det vil efter al sandsynlighed i slutningen af 2009 være muligt at fastlægge en holdbar tidsplan.

L??s sporbeskrivelsen

S TADS-projektet tilknytter ekspert (18/9 2008)

Berete Svennevig er netop blevet tilknyttet studiesporet som ekstern konsulent. Berete er ansat ved IT-leverandøren Logica, hvor hun blandt andet også hjælper KU med implementeringen af STADS. Hun har været med i udviklingen af STADS, siden systemets fødsel. Derudover vil Berete af nogle være et kendt ansigt, idet hun var ansat på Aarhus Universitet i perioden 1984-92, hvor hun blandt andet udviklede det daværende studieadministrative system.
Med sin store viden om opbygningen af studieadministrative systemer, skal Berete rådgive om, hvordan data konverteres fra DELFI til STADS. Hun er allerede i gang med at analysere og beskrive forskellene mellem de to systemer. Det er planen, at Berete skal have sin faste arbejdsplads i Studieforvaltningen cirka én dag om ugen.

AU bliver ny stor spiller i STADS-samarbejdet (20/6 2008)

1. juli 2008 indtræder AU formelt i STADS-samarbejdet. STADS-samarbejdet er et samarbejde på tværs af de uddannelsesinstitutioner, som anvender det studieadministrative system STADS. Det er dette samarbejdsforum, der specificerer og prioriterer krav til STADS, og designer, tester og udvikler funktionerne. Der er også etableret en fælles STADS supportorganisation.

Med deltagelsen i STADS-samarbejdet får AU maksimal indflydelse på aktiviteter og beslutninger om, hvordan det studieadministrative STADS skal udvikles. Der er ingen tvivl om, at AU bliver en stor og positiv spiller i STADS-samarbejdet, hvor vi kan give vores input og ønsker til den fortsatte udvikling af det studieadministrative system. Samarbejdet er samtidig et forum, hvor AU kan trække på de øvrige uddannelsesinstitutioners erfaringer med STADS.

Nye kræfter til STADS-programmet (18/6 2008)

Teamet, der skal drive implementeringen af det studieadministrative system STADS som ny fælles platform for hele AU, er nu sat. Jonna Kragh Jacobsen og Elsebeth Beck Nielsen er blevet ansat som projektledere, og de skal sammen med Lasse Mønster gøre AU klar til STADS og STADS klar til AU.

Jonna Kragh Jacobsen har de seneste seks år været ansat i TDC. Elsebeth har de seneste to år arbejdet i Grønlands Hjemmestyre.

Første øvelse for projektlederne er nu at planlægge et programforløb for, hvordan AU i løbet af de kommende år skal tage det nye system i brug. Programmet vil komme til at bestå af en række projekter, der til sammen skal danne grundlaget for en god implementering, og som vil involvere medarbejdere på tværs af universitetets hovedområder.

For nogle medarbejdere vil overgangen til STADS betyde farvel til ét system og goddag til et andet. For andre medarbejdere, der allerede i dag anvender og kender STADS, vil bestræbelserne på at indføre fælles praksis i studieadministrationen betyde ændrede funktioner og arbejdsgange.

STADS-programmet har kontor i Studieforvaltningen, Fredrik Nielsens Vej 3. 3. sal, 8000 Århus C.

Projektlederne kan altid kontaktes om stort og småt vedrørende STADS:

Henvendelse om denne sides indhold: 
Søren Klit Lindegaard

Revideret 03.10.2011

Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C

E-mail: au@au.dk
Tlf: 8715 0000
Fax: 8715 0201

CVR-nr: 31119103
EAN-numre: www.au.dk/eannumre

AU på sociale medier
Facebook
LinkedIn
Twitter
Vimeo

© — Henvendelser til webredaktør

Cookies på au.dk