Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Nyt studie-it er nødvendigt

Selvom det måske giver problemer lige nu, så var det helt nødvendigt, at universitetet fik én fælles udgave af det system, som styrer alt fra fagtilmelding til karakterudskrift. Det forklarer Steffen Skovfoged fra studieadministrationen til Thea P. Frederiksen fra Studenterrådet.

17.02.2012 | Kristian Serge Skov-Larsen

Udviklingschef Steffen Skovfoged og studenterrådsformand Thea P. Frederiksen.

Det er her, nyoptagne bekræfter deres studieplads. Det er her, studerende ser karakterer og tilmelder sig fag og eksamen. Og det er herfra, kandidaternes eksamensbeviser i sidste ende bliver udskrevet.
Universitetets nye studieadministrative system – til dagligt forkortet Stads – er på trods af det kedelige navn en helt afgørende motor i det it-maskinrum, der hver eneste dag driver universitetet fremad.
Derfor medførte det også både sure studerende og stressede studieforvaltningsmedarbejdere, da de dengang 8-10 gamle studieadministrative systemer i efteråret blev skiftet ud med netop det nye fælles Stads – en udskiftning, der i perioder har kastet gevaldige mængder grus i maskineriet.  
Steffen Skovfoged er øverste mekaniker i studieforvaltningen og har, som udviklingschef og såkaldt ”systemejer” af Stads, ansvaret for efterårets udskiftning. Univers har sat ham stævne med Thea P. Frederiksen, som er formand for studenterrådet for at diskutere det nye system.

Har skabt stor irritation

Steffen Skovfoged kan hurtigt blive enig med Thea P. Frederiksen om, at informationen om, hvor man skal gå hen, hvis man møder fejl og problemer i Stads, ikke har været god nok.
– Vi har kommunikeret rigtig meget, men vi bliver også ramt af, at den største it-omlægning i universitetets historie – for det er Stads-projektet – falder sammen med den største organisatoriske omorganisering nogensinde af Aarhus Universitet. Dermed har de medarbejdere, som de studerende har været vant til at gå til, fået nye opgaver, og det har måske været svært at finde det rigtige sted at få hjælp. Jeg vil gerne takke de studerende for at have en særdeles høj grad af tålmodighed, siger han. 
Den tålmodighed er dog lidt tyndslidt, siger Thea P. Frederiksen.
– Vi har en fælles vision om, at digitaliseringen er vigtig. Derfor bakker vi også grundlæggende op om Stads-projektet. Det har bare skabt en hel masse komplikationer, siger hun.

Nye systemer slog knuder

Steffen Skovfoged holder også fast i, at det nye studieadministrative system helt overordnet er en god ide, selvom det også har givet problemer.
Steffen Skovfoged forklarer, at det blandt andet har været en udfordring, at en masse data fra de gamle studieadministrative systemer skulle flyttes til det fælles nye.
– Når man flytter data, skal systemet finde ud af at fortolke, hvordan for eksempel en eksamenskarakter, der stod i et bestemt felt i en gammel database, helt præcist skal sættes ind i den nye. Og det er det, der langt hen ad vejen har skabt problemerne. Det betyder ikke, at karaktererne ikke er der, men det betyder, at det skelet, de skal hænges op på, ikke helt ser ud som det gjorde i gamle dage. Og det er derfor, at for eksempel mange studerende på det gamle Naturvidenskabelige Fakultet ikke har kunnet se, hvilke fag de har gennemført, siger han.    
Udviklingschefen understreger, at deadlines og køreplaner for Stads-projektet blev lagt fast, længe inden den faglige udviklingsproces blev besluttet og sat på skinner.
– Og samtidig er Stads langt hen ad vejen forudsætningen for den faglige udvikling. Du kan ikke have et indre uddannelsesmarked uden ét fælles studieadminstrativt system, og det er også svært at have én samlet studieforvaltning med 8-10 forskellige it-løsninger. Og systemet kører. Men det kører med sten på vejen og uden det serviceniveau, vi kunne tænke os, siger han.

Brugergrupper og bedre kommunikation

For at gøre den fremadrettede kommunikation til studerende bedre, foreslår Thea P. Frederiksen, at for eksempel hjemmesiden studerende.au.dk bliver brugt mere aktivt.
– Så behøver man som studerende kun orientere sig et sted i stedet for på alle mulige svært tilgængelige hjemmesider, siger hun.
Steffen Skovfoged peger også på, at man fremover kunne nedsætte brugergrupper af studerende, der følger et it-projekt helt ned i materien.
– Vi har brug for i det daglige at have en bedre kontakt omkring for eksempel funktionalitet, så I kan stille konkrete krav til, hvad et system skal kunne, siger han.
Det kan studenterrådsformanden kun bakke op om.
– Studenterrådet vil selvfølgelig gerne være med, men lad os også gå ud og finde nogle helt almindelige ikke-politisk aktive studerende, som måske kender endnu mindre til universitetet og studieadministrationen, end vores aktive gør. På den måde er vi sikre på, at alle problemer bliver hørt, siger hun.    

Hvis du har problemer med Stads, Skal du henvende dig til det studieadministrative center på dit hovedområde. Se mere på studerende.au.dk/selvbetjening/supportkontakt/

UNIvers nr. 2 - 2012