Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Forretningsorden - Bestyrelsen

Forretningsorden for Bestyrelsen

Fastsat i henhold til vedtægt for Aarhus Universitet § 19, stk. 7.

Medlemstal, konstitution m.v.

§ 1. Bestyrelsen består af i alt 11 medlemmer, jf. vedtægtens § 14, stk. 1.
Stk. 2. Bestyrelsen vælger en stedfortræder for formanden blandt de eksterne medlemmer. I tilfælde af formandens forfald overtager stedfortræderen de funktioner, der er tillagt formanden, jf. forretningsordenen.
Stk. 3. Rektor, prorektor(er) og universitetsdirektøren deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.
Stk. 4. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i nærmere angivet omfang.

§ 2. Stedfortræder for formanden vælges normalt for 4 år ad gangen.
Stk. 2. Hvis stedfortræderen udtræder af bestyrelsen, foretages nyvalg af en stedfortræder.

Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling

§ 3. Bestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 5. Forud for hvert semester fastsætter bestyrelsen en mødeplan. Mødeplanen bekendtgøres på universitetets netsted eller på anden egnet måde.
Stk. 2. Formanden tilrettelægger møderne i samarbejde med rektor. Formanden udsender, så vidt muligt 10 hverdage inden hver ordinær mødedag, en dagsorden eller en aflysning til medlemmerne. Dagsordenen eller aflysningen offentliggøres på universitetets netsted eller på anden egnet måde.
Stk. 3. Hvis et medlem senest l uge forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal formanden sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde.
Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. 

§ 4. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra en tredjedel af bestyrelsens medlemmer.
Stk. 2. Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

§ 5. Hvis alle medlemmer er enige herom, kan rutinesager afgøres uden for et møde ved skriftlig behandling. Som grundlag for behandlingen udsendes et forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Medlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden, og i bekræftende fald, om de kan tilslutte sig det udsendte forslag til sagens afgørelse.

Mødeoffentlighed

§ 6. Bestyrelsens møder er offentlige, jf. vedtægtens § 19, stk. 1. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Alle personsager, sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere, og sager der er omfattet af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt i forvaltningen, skal behandles for lukkede døre.
Stk. 2. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal – under iagttagelse af gældende retsregler - gøres offentligt tilgængelige.
Stk. 3. Sager, der er omfattet af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt i forvaltningen, må ikke offentliggøres. Et dokument eller en oplysning, der er en del af en sag, der er undergivet tavshedspligt, skal dog gøres offentligt tilgængelig i overensstemmelse med stk. 1, såfremt dokumentet eller oplysningen ikke i sig selv er tavshedsbelagt.
Stk. 4. Personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere, kan undtages fra kravet om, at bestyrelsens mødemateriale skal gøres offentligt tilgængeligt, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Et dokument eller en oplysning, der er en del af en sag, der er omfattet af 1. pkt., skal dog gøres offentligt tilgængeligt i overensstemmelse med stk. 1, medmindre offentliggørelsen vil stride afgørende mod de forudsætninger, som en manglende offentliggørelse efter 1. pkt. tilsiger, jf. vedtægtens § 19, stk. 4.
Stk. 5. Sager, herunder dokumenter og oplysninger i disse, der behandles for lukkede døre, jf. stk. 1, 2. pkt., kan undtages fra kravet om, at bestyrelsens mødemateriale skal gøres offentligt tilgængeligt, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes absolut nødvendigt.
Stk. 6. Efter aftale med bestyrelsesformanden orienterer rektor om bestyrelsens arbejde og beslutninger.
Stk. 7. I sager af fortrolig karakter har medlemmer og observatører tavsheds­pligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes behandling

§ 7. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af det fastsatte antal medlemmer er til stede.
Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.
Stk. 3. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen. Bestyrelsen kan beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og den kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for sagernes behandling.

§ 8. Bestyrelsens afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Mødepligt, habilitet og indkaldelse af suppleanter

§ 9. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.
Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§ 10. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse.
Stk. 2. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag. Hvis medlemmet ikke kan deltage i behandlingen af sagen, indkalder formanden den pågældendes suppleant, hvis en sådan er valgt, til at deltage i behandlingen.

Beslutningsreferat og ekspedition af bestyrelsens beslutninger

§ 11. Bestyrelsens beslutninger optages i et beslutningsreferat, der forelægges til godkendelse i næste møde. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort optaget i referatet.
Stk. 2. Rektor ekspederer bestyrelsens beslutninger.
Stk. 3. Godkendte referater af bestyrelsens møder offentliggøres på universitetets netsted, i det omfang beslutningerne ikke er omfattet af tavshedspligt, jf. § 6, stk. 2.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 12. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af bestyrelsen.

Ændringer i forretningsordenen

§ 13. Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens godkendelse. Forretningsordenen kan ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i bestyrelsen, når ændringsforslaget er udsendt mindst 14 dage før det møde, hvor det skal behandles.

Godkendt på bestyrelsens møde den 21. februar 2019

Connie Hedegaard
Bestyrelsesformand