Alle interesserede, nye som erfarne gymnasieskoler, tilbydes hele året muligheden for et personligt informationsmøde med Laura Munk Petersen, der er projektleder på SubUniversity. Ønsker I dette, så blot kontakt os via mail for at høre nærmere. 

Et nyt mentorforløb starter allerede i foråret, hvor rektorerne på de deltagende gymnasieskoler udvælger en kontaktlærer som SubUniversity-koordinator. Se roller og opgaver længere nede på siden.

I løbet af foråret informerer SubUniversity-koordinatoren faglærerne i de relevante 1. g klasser om projektet og beder dem overveje, hvilke elever der kunne være relevante til et mentorforløb. En gymnasieskole kan sende op til 10 elever. Såfremt en gymnasieskole har mindre end 10 elever, som findes relevante for projektet, vil eventuelle overskydende pladser gå til andre gymnasier. Skulle en gymnasieskole have mere end 10 elever, som findes relevante for projektet, kan I sende en mail til subuniversity@au.dk med navne på de elever, som kunne være interesserede i en eventuel ekstra plads.

Efter påske udpeger gymnasieskolen de elever som skal deltage i SubUniversity efter sommerferien. Eleverne udpeges i samspil mellem SubUniversity-koordinatoren og klassernes faglærere. Når tilmeldingen åbner vil koordinatoren få besked og de skal herefter sammen med eleverne udfylde en registreringsformular senest d. 1. maj. De elever, for hvem, der er anmodet om ekstra plads orienteres hurtigst muligt efter 1. maj. 

Der er 3 dagsseminarer i løbet af et skoleår, hvor SubUniversity-koordinatorerne altid er velkomne. Ved det første dagsseminarer tilbydes et særligt program for koordinatorer. 

I løbet af et mentoforløb i SubUniversity, er det SubUniversity-koordinatorens rolle og opgave, at:

• hjælpe eleverne med at undersøge de forskellige faglige områder og uddannelser på Aarhus Universitet i forbindelse med udfyldelse af ansøgningsformularen
• samle eleverne til et opstartsmøde inden første dagsseminar, hvor de informerer nærmere om projektets krav, indhold, muligheder og snakke om elevernes forventninger
• overveje et forældrebrev, der fortæller at eleverne er udvalgt til at deltage
• være i løbende dialog med eleverne gennem mentorforløbet og spørge til deres forventninger og oplevelser
• mødes med eleverne før og efter hvert dagsseminar og følge op på praktiske ting 
• arrangere transporten for eleverne fra gymnasieskolen til Aarhus Universitet og retur
• håndtere evt. fravær og frafald
• modtage og videregive informationer fra projektledelsen

SubUniversity er målrettet dygtige elever der har potentialet for at gennemføre en universitetsuddannelse, men som har en barriere for at vælge denne uddannelsesvej, hvad enten den er geografisk eller de kommer fra et ikke-akademisk hjem. 

For at en elev kan deltage i et mentorforløb med SubUniversity, så skal:

• eleven gå i 1. g på udvælgelsestidspunktet
• eleven har potentialet til at gennemføre en universitetsuddannelse, uden at de på nuværende tidspunkt har det store kendskab til til eller bor langt væk fra universitetet
• det tilstræbes, at eleverne ved udvælgelsen ikke deltager i andre talentforløb
• eleven skal reflektere over faglige og personlige interesser og hvad de drømmer om, og sammen med SubUniversity-koordinatoren undersøge hvilke faglige områder der appellerer mest til eleven
• eleven vide, at der er mødepligt til dagsseminarerne
• eleven skal efter hvert dagsseminar dele deres oplevelser og erfaringer, efter nærmere aftale med SubUniversity-koordinatoren

Der findes flere forskellige måder man kan udvælge sine elever på. Det er en rigtig god ide, at lade tidligere SubUniversity elever fortælle om deres erfaringer ude i klasserne eller på et fælles møde. 

Erfaringer viser, at det har rigtig stor betydning for eleverne når de bliver "prikket" og får en personlig henvendelse. Det giver dem en tro på, at de er gode nok til SubUniversity og det opleves som en tillidserklæring fra skolens side. Har man flere elever der ønsker at være med, end man har pladser, så kan man opstille skrappere krav om, at eleverne skal kunne deltage på alle dagsseminarer. 

Man kan også bede eleverne om, at skrive en ansøgning med informationer om deres familiemæssige baggrund, forældres job og uddannelse, hvad de forventer at få ud af at deltage, om de har deltaget i andre talenttilbud og en beskrivelse af deres fremadrettede ambitioner.