Registraturen har til opgave at give vejledning og information om alle forhold, der vedrører det at være studerende ved Aarhus Universitet. Det gælder spørgsmål lige fra studievalg over adgangskrav og optagelsesbetingelser til kombinationsmuligheder, studieskift og orlovsregler. Hertil kommer generel information om støttemuligheder og bolig. Registraturen er samlebetegnelse for Studiekontoret, SU-kontoret, Eksamenskontoret og Eksamenstilsynet.
Studiekontorets nerve er ekspeditionen, hvor mange studerende hver dag henvender sig for at søge orlov, bestille udskrifter af deres eksaminer, foretage studieskift, indtegne sig til eksamen, bede om information om studierne ved Aarhus Universitet og om optagelsesregler og meget mere. Det er et udpræget servicekontor, som i videst muligt omfang søger at hjælpe, informere, vejlede og rådgive de studerende.
Udover at vejlede og informere varetager Studiekontoret en lang række administrative funktioner i forbindelse med optagelse og indskrivning af studerende.
Studiekontoret har i 1997 haft en del udadvendte aktiviteter. I januar afholdtes sammen med ivuC to arrangementer for gymnasievejledere i Vest- og Midtjylland, hvor der orienteredes om optagelse og andet som vedrører videregående uddannelser. I februar/marts afholdtes 3 arrangementer for potentielle ansøgere om optagelse og udfyldelse af ansøgningsskema. Desuden koordinerede Studiekontoret i august måned vejledning af afviste for alle studierne ved Aarhus Universitet.
Færdige og næsten færdige kandidater tilbydes information om beskæftigelsesmuligheder, og her deltog Studiekontoret i 1997 i to arrangementer sammen med de faglige organisationer.
Studiekontoret har også til opgave at medvirke til uddannelsen af de faglige vejledere på universitetet. For disse afholdtes i 1997 2 introduktionskurser samt flere informationsmøder vedrørende optagelse og indskrivningsspørgsmål.
Studiekontoret har en central placering i optagelsen af studerende til Aarhus Universitet. Studiekontoret står for selve registreringen og sagsbehandlingen af de godt 10.000 ansøgninger, samt for kontakten til fagene vedrørende prioritering, lister og labels samt til Den koordinerede Tilmelding vedrørende de løbende indberetninger.
Optagelsen i 1997 var en omfattende arbejdsopgave, der beskæftigede alle medarbejderne på Studiekontoret fra februar til midten af august. Udover selve registreringen, vurderingen og prioriteringen af ansøgningerne som alle deltog i, var optagelsen også forbundet med en mængde vejledning og information. Der besvaredes tusinder af telefoniske og personlige henvendelser, og mange nåede endda aldrig igennem på telefonen. Der udsendtes og udleveredes i den forbindelse ca. 5000 ansøgningsskemaer og ca. 10.000 pjecer om optagelseskriterier til Aarhus Universitet.
Eksamenskontoret består af eksamensafdelingen og eksamenstilsynet. Eksamensafdelingen registrerer alle tilmeldinger og afmeldinger af eksaminer, som afholdes på universitetet. Resultaterne bliver EDB-registreret og både bachelor- og kandidatbeviser bliver udstedt her. Eksamensafdelingen varetager desuden administration af eksamensordninger, dispensation og meritoverførsler. Kontoret har kontakt med fagene om selve eksamenstilrettelæggelsen og tidsfrister for eksamenstilmelding. Kontoret har ingen ekspedition, men en lang række studerende henvises hertil både personligt og telefonisk fra Studiekontoret og SU-kontoret.
Eksamenstilsynet tilrettelægger de skriftlige eksaminer, herunder leje og fordeling af lokaler, i samarbejde med fagene. Desuden administrerer eksamenstilsynet alle øvrige forhold i forbindelse med de skriftlige eksaminer, herunder materialer, modtagelse af opgaver og vagtpersonalet.
I 1997 blev der registreret 102.971 eksamensresultater og 1292 kandidater fik udstedt et kandidatbevis.
SU-kontoret er stedet, hvor de studerende kan få oplysning og information om deres muligheder, rettigheder og pligter i forbindelse med ansøgning og modtagelse af SU.
Kontoret står for tildeling af SU-støtte til de studerende på SU styrelsens vegne. Kontoret kontrollerer, at de oplysninger de studerende giver, og som er af betydning for udbetaling af SU, er korrekte. Der foretages faglig kontrol af samtlige studerende en gang årligt og ad-hoc kontrol i forbindelse med SU-ansøgninger. Kontoret underretter SU styrelsen om de studerendes studiestatus: afslutning, afbrud, orlov og inaktivitet.
Af universitetets ca. 18.800 studerende, modtager ca. 15.500 SU-støtte. I 1997 blev der således udbetalt 521 mill. kr. i stipendium, og desuden 137 mill. kr. i lån til de ca. 7500 studerende, der også ønskede lån. SU-kontoret behandlede i løbet af året ca. 22.000 SU-ansøgninger: 1. gangs-ansøgninger, ansøgninger om genoptagelse eller ændring af SU-støtte, om fravalg af klip, om dobbeltklip, om fødselsklip, om slutlån og om dispensation fra SU-støtterammen.
SU-kontoret opfatter sig selv som et servicekontor for de studerende. Mange henvender sig personligt i ekspeditionen, men der er også mange telefoniske og skriftlige henvendelser. De studerende skal så vidt muligt have afklaret deres SU-forhold ved 1. henvendelse. Ved "komplicerede" forespørgsler bestræber SU-kontoret sig på, at sagsbehandlingstiden højst må være 1-2 uger. SU-kontoret har i visse "spidsbelastningsperioder" ekstra travlt med at betjene de mange studerende, der henvender sig. I 1997 var der kø-problemer i august måned på grund af ansøgninger fra nye studerende og i december-januar måned på grund af udsendelse af støttemeddelelse for det kommende år.
![[Kolofon]](/uploads/www.au.dk/da/arsb1997.jpg)