Registraturen har bl.a. til opgave at vejlede og informere om alle forhold, der vedrører det at være studerende ved Aarhus Universitet. Det gælder spørgsmål lige fra studievalg over adgangskrav og optagelsesbetingelser til kombinationsmuligheder, studieskift, orlovsregler og udmeldelse. Hertil kommer generel information om støttemuligheder og bolig. Registraturen er samlebetegnelse for de tre funktionsområder SU-kontoret, Indskrivning samt Optagelse og Vejledning (Indskrivning samt Optagelse og Vejledning benævnes i det daglige Studiekontoret og har fælles ekspedition).
Studiekontoret er et servicekontor, som hjælper og informerer potentielle og indskrevne studerende i studiemæssige og optagelsesrettede spørgsmål.
Studiekontoret har endvidere ansvaret for udvikling af studerendes selvbetjening på www.au.dk. Selvbetjening for studerende på internettet blev etableret primo 2001 og er i løbet af 2002 blevet udvidet og udviklet betydeligt. Det er således nu muligt at til- og afmelde sig eksamen, udskrive eksamensnummerbreve, få oplyst tid og sted for skriftlige eksaminer, udskrive samt bestille eksamens- og studieudskrifter, udskrive indskrivningsbekræftelser og søge om optagelse på kandidat, sidefags- og suppleringsuddannelser. Selvbetjeningen – som er tilgængelig for alle studerende på universitetet – har givet mulighed for at studerende selv orienterer sig i og træffer beslutninger om indskrivningsmæssige forhold via internettet og selv udskriver de mest almindelige former for dokumentation for indskrivning og uddannelsesmæssig progression.
Der er som følge heraf sket en forenkling og i visse tilfælde en egentlig afvikling af administrative sagsgange på flere niveauer på universitetet.
På eksamensområdet blev der i slutningen af 2002 igangsat et forsøg med direkte inddatering af eksamensresultater ved eksaminator og censor med afsæt i selvbetjeningens data og struktur. Der har i løbet af 2003 været flere forsøg med brugen heraf og systemet er blevet tilpasset forskellige fakulteters ønsker og behov under indtryk af forsøgene.
Udover at vejlede og informere varetager Studiekontoret administrative funktioner i forbindelse med optagelse og indskrivning af studerende.
Kontoret har således en central placering i forbindelse med optagelsen af studerende på Aarhus Universitet. Optagelsen i 2003 var en omfattende arbejdsopgave, der iinvolverede alle medarbejdere på Studiekontoret fra februar til udgangen af august. Udover selve registreringen, vurderingen og prioriteringen af ansøgningerne, er optagelsen også forbundet med vejledning og information. Der besvares tusinder af telefoniske, personlige og elektroniske henvendelser, og dette tilgodeses så vidt muligt i spidsbelastningsperioder vha. udvidede åbningstider og ekstra personale. Der udsendes og udleveres hvert år ca. 5000 ansøgningsskemaer og ca. 13.000 pjecer om optagelsen på Aarhus Universitet. Information om optagelsen sker dog i stadig højere grad via universitetets hjemmeside, som udover aktuelle oplysninger om ansøgningstal, optagelsestal, grænsekvotienter også giver ansøgerne mulighed for at følge deres ansøgning online gennem behandlingsforløbet og frem til afslutningen d. 28. juli. Fra optagelsen i 2002 har man kunnet bekræfte tilbud om en studieplads via internettet.
Studiekontoret har i 2003 initieret, koordineret og drevet en del udadvendte aktiviteter. I januar 2003 betød det deltagelse i to uddannelsesmesser: ”Uddannelse uden Grænser” i Fredericia den 16.-18. januar og i Aalborg den 30. januar-1.februar 2003. Det foregik på en fællesstand sammen med Handelshøjskolen i Århus, Ingeniørhøjskolen i Århus, Aarhus Tekniske Skole, Arkitektskolen i Aarhus, Århus Købmandsskole og Århus Maskinmesterskole som resultat af det fællesvedtagne koncept uddannelse.aarhus. Desuden deltog Studiekontoret i Studietræf på Århus Rådhus, som efter afviklingen den 24.-25. januar overtog uddannelse.aarhus-konceptet til videreudvikling i den løbende planlægning gennem hele året. I februar var Studiekontoret ligeledes medarrangør af universitetets åbent hus-arrangement i samarbejde med de fem fakulteter.
I foråret og efteråret afholdtes erhvervsvejledningsarrangementet JobParat, der løb over to dage: Første dag afholdtes af Studiekontoret med et generelt erhvervsfagligt fokus, mens andendagen var fakultetsopdelt med mulighed for uddybelse af og debat om den første dags oplæg i forhold til fagområdet. Arrangementet har udviklet sig fra deltagelse af ét fakultet i 2002 til deltagelse af fire i efteråret 2003. Ved denne lejlighed lanceredes ligeledes erhvervsvejledningsweb-delen www.au.dk/erhvervsvejledning.
Studiekontoret medvirker til uddannelsen af studenterstudievejlederne i form af vejledningsarrangementer, som giver en introduktion til eller genopfriskning af emner og områder, som er væsentlige for god vejledning på universitetet. I 2003 afholdtes et to-dages kursus i foråret.
Eksamenstilsynet tilrettelægger i samarbejde med fagene de skriftlige eksaminer, herunder leje og fordeling af lokaler. Desuden administrerer eksamenstilsynet alle øvrige forhold i forbindelse med afholdelsen af de skriftlige eksaminer, herunder materialer, modtagelse af opgaver og vagtpersonalet.
Kontoret står for tildeling af SU-støtte til de studerende på SUstyrelsens vegne. Kontoret kontrollerer, at de oplysninger, de studerende giver - og som er af betydning for udbetaling af SU - er korrekte. Der foretages løbende aktivitetskontrol af samtlige studerende og ad-hoc kontrol i forbindelse med SU-ansøgninger. Kontoret underretter SUstyrelsen om de studerendes studiestatus: afslutning, afbrud, orlov og inaktivitet.
På SU-kontoret kan studerende få information og vejledning om deres muligheder, rettigheder og pligter i forbindelse med ansøgning om og modtagelse af SU. Endvidere er der omfattende muligheder for selvbetjening på www.su.dk.
Af universitetets ca. 22.000 studerende modtager godt 16.500 SU-støtte. I 2003 blev der således til studerende på Aarhus Universitet udbetalt 689 mio. kr. i stipendium, og desuden 230 mio. kr. i lån til de godt 10.000 studerende, der ønskede lån. SU-kontoret behandler ansøgninger tastet via selvbetjeningen og modtagne ansøgninger om bl.a. dobbeltklip, fødselsklip, slutlån og dispensation fra SU-støtterammen.
SU-kontoret er et servicekontor for de studerende. De studerende skal så vidt muligt have afklaret deres SU-forhold ved 1. henvendelse. Ekspeditionstiden for behandling af ansøgninger vil normalt ikke overstige 2-3 uger. I perioder med spidsbelastning og ved ansøgning om eksempelvis dispensation fra støtterammen kan ekspeditionstiden dog være længere.
![[Kolofon]](/uploads/www.au.dk/da/arsb2003.jpg)