Studieforvaltningen har bl.a. til opgave at vejlede og informere om alle forhold, der vedrører det at være studerende ved Aarhus Universitet. Det gælder spørgsmål lige fra studievalg over adgangskrav og optagelsesbetingelser til kombinationsmuligheder, studieskift, orlovsregler og udmeldelse. Hertil kommer generel information om støttemuligheder og bolig. Studieforvaltningen er samlebetegnelse for syv funktionsområder Vejledning, Optagelse, Indskrivning, Systemenheden Eksamenstilsynet, SU-kontoret og Rådgivnings- og støttecentret
Vejledningsområdet løser større udviklings- og koordineringsopgaver og tager sig af større arrangementer. I januar 2006 gjaldt det universitetets deltagelse i tre uddannelsesmesser ”Uddannelse Uden Grænser” i Fredericia 12. - 14. januar, i Herning 19. - 21. januar og i Aalborg 26. - 28. januar 2006. Vejledningsområdet arrangerede en studietur til messen i Herning for universitetets ansatte med mulighed for bl.a. at høre oplæg om konceptet for standen, Studievalg Midt- og Vestjyllands vejledningsarrangement samt at besøge standene på messen.
Den 2. - 4. marts 2006 løb u-days for anden gang af stablen. Under uddannelsesdagene i Århus slog 25 uddannelsesinstitutioner dørene op og gav interesserede mulighed for studieoplevelser på nært hold. Idéen til u-days opstod i 2005, da de videregående uddannelsesinstitutioner i Århus gik sammen om at markere Århus som landets bedste studieby. I 2006 tilbød universitetet i samarbejde med Handelshøjskolen i Århus gratis bustransport for de gymnasiale institutioner i Jylland og gav omkring 200 gymnasieelever mulighed for at blive bragt direkte til u-days.
Til årets Studiepraktik fra 1. – 3. november fik 900 elever fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner i hele landet mulighed for at komme i praktik som studerende og prøve det fag, de overvejer at læse.
Den 6. april afholdtes erhvervsvejledningsarrangementet JobParat med tre erhvervsfaglige spor: Humaniora og Teologi i forening samt Naturvidenskab og Samfundsvidenskab. Dagen gav de studerende mulighed for at drøfte fagspecifikke beskæftigelsesmæssige udfordringer med bl.a. færdiguddannede kandidater. Den 5. maj gav Studieforvaltningen de studerende et tilbud om at grave et spadestik dybere: At deltage i et jobsøgningskursus. Kurset var meget praktisk orienteret og tilmeldingen forgik til Studieforvaltningen ved at indsende en ansøgning til et job, som den studerende ville søge eller havde søgt. Som oplægsholdere var inviteret erhvervssamarbejdspartnere, der videregav deres erfaringer med forskellige led i ansættelsesprocessen.
En bevilling på kr. 666.666,- fra VTU gav Studieforvaltningen mulighed for at igangsætte opbygning af mentorprogrammet "cand.selv - cand.mentor". Programmet bygger bro og udveksler viden og erfaring mellem universitetet og erhvervslivet. Det sker ved at etablere tre korte personlige møder mellem en studerende og en medarbejder i en given virksomhed, der har meldt sig som mentor. Ved disse møder giver mentoren gode råd, svarer på spørgsmål og fortæller om sin dagligdag og sin vej til jobbet. 150 studerende fra alle fag meldte sig til programmet i 2006. Heraf lykkedes det at matche 75, som var projektets mål, og disse mødte mentorer i en lang række jobfunktioner. 92% af de studerende har angivet, at programmet har givet en øget afklaring i forhold til en fremtidig jobfunktion – og enkelte har fået jobs ud af det.
Vejledningsområdet udviklede i samarbejde med fakulteterne en ny omfattende studieinformationspakke bestående af en bog om universitetets bacheloruddannelser samt en webstudieguide, studieguide.au.dk. Studieguide.au.dk omfatter alle universitetets uddannelser (bacheloruddannelser, tilvalgsfag og kandidatuddannelser).
Vejledningsområdet udarbejdede desuden en vejledningstrategi for universitetet. Strategien er en styrkelse af studievejledningen på Aarhus Universitet ved reorganisering, professionalisering og videreudvikling af studievejledningen.
Kontoret har en central placering i forbindelse med optagelsen af studerende på Aarhus Universitet. Der udsendes og udleveres hvert år ca. 5000 ansøgningsskemaer og ca. 13.000 pjecer om optagelsen på Aarhus Universitet. Information om optagelsen sker i stadig højere grad via universitetets hjemmeside, som udover aktuelle oplysninger om ansøgningstal, optagelsestal, grænsekvotienter også giver ansøgerne mulighed for at følge deres ansøgning online gennem behandlingsforløbet og frem til afslutningen d. 28. juli.
Kontoret varetager administrative indskrivninger, herunder genindskrivninger, overflytninger og studieskift, samt optagelse på tilvalg og optagelse på kandidatuddannelser og meritindskrivninger. Endvidere administrerer området ansøgninger om orlov, kontrol af 1. årsprøve, kontrol af inaktive og udmeldelser.
Systemenheden er et tværgående service-område under Studieforvaltningen, der yder support til brugerne af de studieadministrative IT-systemer (DELFI, WebAros, Studieinfo-databsen og Selvbetjening for studerende). Systemenheden hjælper brugerne med at løse system-specifikke problemer og står for den generelle brugerundervisning med afholdelse af kurser og udarbejdelse af vejledninger. Derudover varetager Systemenheden en lang række system-relaterede specialopgaver som fx udarbejdelse og afvikling af studie-undersøgelser, dokumentation, nøgletal, statistikker og STÅ-opgørelser herunder to årlige revisioner, opdatering og vedligehold af stamdata, kravsspecificering og koordinering af udviklingsprojekter samt test af nye systemfunktioner. Dertil kommer nogle mere generelle IT-opgaver i Studieforvaltningen.
Ud over de daglige driftsopgaver har Systemenheden været involveret i følgende større aktiviteter i det forgangne år:
· Scanning af alle KOT-ansøgninger og etablering af digitalt workflow i forbindelse med optagelsen.
· Scanning af SU-kontorets arkiv på 17.000 sider og etablering af digitalt workflow.
· Udvikling og idrifttagning af Studieinfo databasen
· Systemunderstøttelse af ECTS-projektet
· Udvikling af en studieordningsskabelon
· Gennemgang af STÅ-procedure for Rigsrevisionen
· Opretning af nye studieordninger som følge af ny bekendtgørelse
Eksamenstilsynet tilrettelægger i samarbejde med fagene de skriftlige eksaminer, herunder leje og fordeling af lokaler. Desuden administrerer Eksamenstilsynet alle øvrige forhold i forbindelse med afholdelsen af de skriftlige eksaminer, herunder materialer, modtagelse af opgaver og vagtpersonalet.
På SU-kontoret kan studerende få information og vejledning om deres muligheder, rettigheder og pligter i forbindelse med ansøgning om og modtagelse af SU. Endvidere er der omfattende muligheder for selvbetjening på www.su.dk.
Af universitetets ca. 20.000 studerende modtager knap 17.000 SU-støtte. I 2006 blev der således til studerende på Aarhus Universitet udbetalt 751 mio. kr. i stipendium, og desuden 182 mio. kr. i lån til de godt 7.600 studerende, der ønskede lån. SU-kontoret behandler ansøgninger tastet via selvbetjeningen og modtagne ansøgninger om bl.a. dobbeltklip, fødselsklip, tillægsstipendier, handicaptillæg, slutlån og dispensation fra SU-støtterammen.
SU-kontoret er et servicekontor for de studerende. De studerende skal så vidt muligt have afklaret deres SU-forhold ved første henvendelse. Ekspeditionstiden for behandling af ansøgninger vil normalt ikke overstige 2-3 uger. I perioder med spidsbelastning og ved ansøgning om eksempelvis dispensation fra støtterammen kan ekspeditionstiden dog være længere.
Rådgivnings- og støttecentret er Aarhus Universitets tilbud til studerende med særlige behov for rådgivning, vejledning og hjælpemidler. Målgruppen er studerende, der har studiemæssige problemer på grund af en fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse (handicap), anden sproglig eller kulturel baggrund end dansk, andre studiemæssige vanskeligheder.
Studerende, der har en fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse (handicap), er omfattet af lov om specialpædagogisk støtte.
Den handicapkompenserende støtte kan evt. suppleres med et tilbud om et rådgivningsforløb på Studiecentret, hvor der fokuseres på den studiemæssige situation og de studierelaterede problemer.
Studiecentret rådgiver endvidere universitetets institutter om dispensationer i forbindelse med optagelse og eksamen, særlige eksamensformer, afvigelser fra normalstudieplaner mv.
I 2006 var der knyttet 550 studerende til centret.
På Rådgivnings- og støttecentret er der, som den eneste videregående uddannelsesinstitution i Danmark, udviklet koncepter for en række lærings- og studierettede støtteformer, der består af vejledning enten ad hoc og/eller i form af et særligt rådgivningsforløb, instruktion i brug af teknologiske hjælpemidler, kompenserende støtteundervisning hos akademiske læsepædagoger, studiestøtte i akademisk-faglig praksis (undervisning) og udredning af læse- og skrivevanskeligheder.
I 2006 var der et årsværksforbrug på ca. 13 fordelt på 75 personer (opgjort nettoindsats) og en samlet omsætning på 8,8 mill.kr. hvoraf 85% finansieres af aktivitetsstyrede eksterne midler (driftstilskud og refusioner).
![[Kolofon]](/uploads/www.au.dk/da/arsb2006.jpg)