AU kan nu for alvor gå i gang med at planlægge generationsskiftet af det pensionsmodne STADS.  Efter en god og involverende udbudsproces er valget faldet på Oracle Campus Solution, som fra 2027 bliver motoren i AU’s studieadministrative maskinrum. Danske Miracle skal sammen med hollandske CY2 stå for implementeringen af det nye studieadministrative system.

Universitetsdirektør Kristian Thorn er formand for SIS-projektets styregruppe, og han glæder sig over, at AU nu har fundet en leverandør og et system, der opfylder kravene til både funktionalitet, kvalitet og pris.

”Vi har været meget optaget af at finde et standardsystem, der dækker alle de studieadministrative arbejdsprocesser, og som taler godt sammen med AU’s eksisterende systemlandskab. Som studieadministrativ motor er det helt afgørende, at det kan få hjulene til at køre rundt på tværs af alle vores systemer som f.eks. Brightspace, planlægningssystemet og digitale eksamener i Wiseflow. Med Miracle, CY2 og Oracle står vi med samarbejdspartnere, der har stor erfaring fra universitetssektoren. Systemet er velafprøvet og anvendes på en lang række universiteter verden over,” siger Kristian Thorn. Eksemplerne tæller bl.a. Stanford University, University of Edinburgh og INSEAD Business School.

I udbudsrunden var Miracle, CY2 og Oracle Campus Solution samlet set det bedste match for AU, både i forhold til stabil teknologi, driftssikkerhed og især understøttelse af de studieadministrative processer. Samtidig taler det nye system sammen med den eksisterende brugergrænseflade ’mitstudie.au.dk’ som samlende brugervendt indgang til de studerende.

Nu går implementeringen i gang

Med valget af det nye studieadministrative system går den tekniske og organisatoriske implementering af det nye SIS nu for alvor i gang på tværs af universitetet – i tæt samarbejde med leverandøren. Her bygger man videre på det store arbejde, der allerede har fundet sted som forberedelse af udbuddet, hvor man bl.a. har lavet en grundig kortlægning af alle de systemer og processer, der skal arbejde sammen med det nye SIS.

Projektgruppen, som står for den tekniske og organisatoriske implementering, består af medarbejdere fra AU Uddannelse, AU IT, AU Økonomi og administrative enheder på tværs af AU.

”Med et nyt system følger en række ændrede arbejdsgange og samarbejdsflader, særligt for medarbejderne i vores studieadministration. Vi vil derfor have særlig fokus på at sikre en god organisatorisk implementering med tæt inddragelse af systemets brugere” siger Kristian Thorn.

Efter planen er det nye studieadministrative system i fuld drift i efteråret 2027.

Foreløbig tidsplan for implementering af Oracle Campus Solution

• Sensommeren 2024: Afklaringsfase, hvor den tekniske og organisatoriske implementering forberedes.
• Frem mod sommer 2027: Trinvis implementering af fem studieadministrative hovedprocesser med fokus på bl.a. integrationer, datamigration og arbejdsprocesser.
• Efterår 2027: Den samlede løsning er i drift på Aarhus Universitet, og STADS udfases.