Hvilke lokaler passer bedst til dit arrangement? Hvordan håndterer du tilmelding, budget, bæredygtighed og beredskab? Og hvad med minutplan, forplejning, moms og markedsføring?

At planlægge en konference kræver tid, ressourcer og blik for detaljerne. AU’s eventteam har mange års erfaring med både små og store arrangementer og tilbyder sparring til både VIP’er og TAP’er:

”Vi deler gerne ud af vores erfaringer, så man ikke behøver at opfinde den dybe tallerken - f.eks. når det gælder valg af venue, anbefalinger til restauranter, hotelbookinger eller brug af postervægge og kantiner. Vi har tjeklister, minutplaner og budgetskabeloner, som alle kan bruge, og vi hjælper med at tænke arrangementet 360 grader rundt. Det sparer både forskere og administrativt personale for meget opsøgende og afklarende arbejde,” fortæller Lone Jørgensen, faglig leder for events.

Kontakt AU’s Eventteam for at høre nærmere: l[email protected] / 20301440

Eventteamet tilbyder desuden gratis konferencematerialer som f.eks. navneskilte og kuglepenne og lånematerialer som f.eks. postervægge og skilte. Afdelingen tilbyder også et website med hjælp-til-selvhjælp.

AU’s eventteam samarbejder med Visit Aarhus, der også tilbyder gratis rådgivning om konferencer. Kontakt Visit Aarhus: Nina Bech Stage [email protected] eller Anne Lind Vidkjær [email protected]

Spørgeskemaundersøgelse om konferencer
I foråret 2026 vil AU-forskere modtage et link til en spørgeskemaundersøgelse, der skal afdække deres deltagelse i forskningskonferencer generelt, afdække værdien af konferencer samt hvad forskerne oplever som henholdsvis motivation og barrierer, når de skal planlægge og afvikle konferencer. En lignende undersøgelse blev gennemført i foråret 2022 med over 1000 forskere på AU.