Som et led i arbejdet med at skabe smartere arbejdsgange og bedre overblik over driften har Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen igangsat fire pilotprojekter med fokus på procesoptimering og driftsstyring. Det ene pilotprojekt om driftsstyring gennemføres på Økonomicenter Health, hvor ledelse og medarbejdere har kastet sig over udfordringen med stort engagement.

I løbet af 12 uger har ledelse og medarbejdere i samarbejde med konsulenthuset Carve udarbejdet en driftsstyringstavle, der danner grundlag for at teste en ny måde at styre driften på. I en periode på 3,5 uge mødes Karsten Vraa Nielsen, der er teamleder, hver morgen med testgruppen på fem personer omkring tavlen og aftaler, hvem der løser hvilke opgaver.

”Driftstavlen giver et visuelt overblik over, hvilke opgaver vi løser i teamet, og hvor meget tid vi bruger på de enkelte opgaver. På den måde er tavlen også et stærkt ledelsesværktøj til at prioritere og fordele opgaverne i teamet,” fortæller Karsten Vraa Nielsen.

Sådan foregår et tavlemøde

Indeholdt i den nye driftsstyringsmodel er, at flere opgaver skal løftes i fællesskab.

”Hvor den enkelte projektøkonom indtil nu har været alene om sin opgaveportefølje, har vi som en del af pilotprojektet set på, hvilke opgaver vi med fordel kunne være mere fælles om. Det tager noget af presset af den enkelte og gør det mere fleksibelt at flytte arbejdsbelastningen, hvis nogen har for meget,” fortæller Karsten Vraa Nielsen og fortsætter:

”Det at være fælles om opgaveløsningen betyder også, at det bliver meget tydeligt, hvor forskelligt vi løser opgaverne. Det har længe været et fokus i afdelingen at have fælles procedurer, og med testen er vi blevet tvunget til at tænke i fælles løsninger. Med den måde, vi arbejder med den nye driftsstyringsmodel på, har vi fået en metode til at arbejde synligt og systematisk med videndeling og problemløsning”.

Når pilotprojektet slutter, vil Økonomicenter Health arbejde videre med at forankre resultaterne fra testperioden i afdelingen: ”Pilotprojektet har lært os en systematik og metode, der gør os i stand til selv løbende at arbejde med at styre driften og forbedre vores arbejdsgange. Det er noget, vi skal fortsætte med at arbejde med,” runder Karsten Vraa Nielsen af.