De økonomiske vilkår for universitetet betyder, at vi gradvist over de kommende år vil blive færre medarbejdere til at løse administrative opgaver. Løsningen er ikke, at vi alle sammen løber hurtigere, og vi kan heller ikke blive ved med at skære i de administrative ydelser, vi leverer.

En af vores vigtigste opgaver i den kommende tid er derfor at undersøge, hvordan vi kan gøre de daglige arbejdsgange mere smidige og effektive, bl.a. gennem bedre it-løsninger, kompetenceudvikling og optimering af processer. Vi skal kort sagt arbejde smartere. Den indsats kræver et tæt samarbejde mellem alle i administrationen, og emnet vil fylde meget fremover.

Arbejdet med effektivisering af de administrative processer vil ske som et led i implementeringen af den besparelse på 100 mio. kr., som universitetsledelsen besluttede i 2014, og som skal være gennemført i 2019. Administrationen begyndte allerede sidste år arbejdet med at realisere besparelserne, og planerne for de første 60 mio. kr. frem mod 2017 er stort set på plads.

Det er derfor særligt fra 2018 og frem, at vi får behov for at finde nye muligheder for at effektivisere os til lavere omkostninger. I løbet af 2018 og 2019 skal administrationen spare de resterende 40 mio. kr. De enkelte enheder har nogle indledende skitser for, hvordan besparelserne kan opnås. Enhederne vil arbejde videre med disse planer og løbende drøfte forslag til udmøntningen af besparelser i de lokale samarbejdsudvalg.

Besparelser frem mod 2017 på plads

Den administrative besparelse er fordelt på enhederne i fællesadministrationen og administrationscentrene, universitetets fællesudgifter samt biblioteksområdet.

På nuværende tidspunkt har de administrative enheder altovervejende gennemført de nødvendige besparelser frem mod 2017, bl.a. ved at undlade at genbesætte ledige stillinger, nedlægge stillinger, reducere specifikke administrative ydelser og optimere arbejdsgange. De planlagte besparelser på universitetets fællesudgifter er ligeledes stort set udmøntet. Det omfatter bl.a. udgifter til it-licenser, eksamenslokaler og porto. Bibliotekerne på Arts og Aarhus BSS er desuden i gang med at udarbejde forslag til udmøntningen af de planlagte besparelser på biblioteksområdet.

De administrative besparelser, fortsat stram styring af budgetterne og et skærpet fokus på at finde mere optimale arbejdsgange skal medvirke til at sikre, at universitetet kan skabe det nødvendige råderum til strategiske prioriteringer og anvende en større andel af sit budget på forskning og uddannelse.