-
Uddannelse
Find uddannelse
Studievejledning
Besøg AU
Kvalitet
- Forskning
-
Samarbejde
-
Om AU
Organisation
Kontakt
Denne privatlivspolitik gælder for alle e-mailnyhedsbreve og øvrige e-mailbaserede informationsservices udsendt af Aarhus Universitet, uanset hvilken enhed, fakultet, institut, center eller administrativ enhed, der står som afsender.
Denne fælles politik kan suppleres af mere specifikke vilkår knyttet til den enkelte nyhedsbrev/informationsservice.
Aarhus Universitet
Nordre Ringgade 1
8000 Aarhus C
CVR-nr. 31119103
Tlf.: 8715 0000
Mail: [email protected]
Web: au.dk
Spørgsmål og kontakt
Du er altid velkommen til at kontakte os på [email protected], hvis du har spørgsmål vedrørende indholdet af denne privatlivspolitik eller hvordan vi behandler dine personoplysninger.
AU’s databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på [email protected]. Du kan også sende et brev til ovennævnte adresse, Att.: Databeskyttelsesrådgiveren.
AU behandler dine personoplysninger med følgende formål:
At udsende nyhedsbreve og øvrig e-mailbaseret kommunikation, herunder invitationer til arrangementer, nyt om forskning og anden information om AU’s aktiviteter, som du har tilmeldt dig.
At kunne målrette og forbedre indholdet i AU’s e-mailkommunikation ved brug af analytics og sporing i Microsoft Customer Insights og relaterede systemer.
AU behandler typisk følgende oplysninger om dig i forbindelse med nyhedsbreve:
Kontakt- og identifikationsoplysninger: navn, e-mailadresse samt evt. arbejdsplads og stilling. Såfremt du bliver bedt om yderligere oplysninger, vil det fremgå af den konkrete sammenhæng hvorfor.
Oplysninger om tilmeldinger og præferencer: hvilke nyhedsbreve og interesseområder du har tilmeldt dig, din interaktioner via links i e-mails mv.
Grundlaget for at sende dig nyhedsbreve er dit frivillige, specifikke, informerede og utvetydige samtykke.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage (afmelde nyhedsbreve) via linket i bunden af hvert nyhedsbrev eller ved at kontakte AU.
Når du trækker et samtykke tilbage, ophører AU straks med at sende dig pågældende nyhedsbrev, og sletter dine oplysninger, jf. punkt 7.4.
Dine kontaktoplysninger og dine tilmeldinger til AU-nyhedsbreve registreres i AU’s kontakt-/relationsdatabase i Microsoft Dynamics 365.
Her administreres dine nyhedsbrevstilmeldinger på tværs af AU, så universitetet kan sikre konsistens, dokumentere samtykke og undgå dubletter.
Kun relevante medarbejdere ved AU har adgang, og der er etableret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
Til udarbejdelse, udsendelse og analyse af nyhedsbreve anvender AU Microsoft Customer Insights og tilhørende e-mail- og kampagneværktøjer.
Systemet bruges til at oprette og udsende nyhedsbreve, opsamle statistik om åbninger og klik og opbygge segmenter, så indholdet kan målrettes.
AU anvender ikke fuldautomatisk profilering, der alene i sig selv har retsvirkninger eller tilsvarende betydelige konsekvenser for dig.
AU videregiver ikke dine personoplysninger til uafhængige tredjeparter til deres egen markedsføring eller andre formål.
Dine oplysninger deles kun internt på AU, hvor det er nødvendigt for at administrere nyhedsbreve og relaterede aktiviteter inden for de formål, der er beskrevet her.
Eksterne leverandører (fx Microsoft) fungerer som databehandler på vegne af AU og må kun behandle dine oplysninger efter instruks fra AU og ikke til egne formål.
Hvor det er nødvendigt for driften af systemerne, anvender AU eksterne it-leverandører som databehandlere, herunder Microsoft.
Hvis personoplysninger i særlige tilfælde overføres til eller tilgås fra lande uden for EU/EØS, sker det kun, når der foreligger et lovligt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser) og passende sikkerhedsforanstaltninger.
AU beskytter dine personoplysninger gennem adgangskontrol, logning, uddannelse og andre tekniske og organisatoriske tiltag, der matcher risikoniveauet.
Ved udsendelse af e-mails sørger AU for, at transmissionen sker med passende sikkerhed (typisk via krypterede forbindelser), og at fejludsendelser og utilsigtet deling forebygges så vidt muligt.
Så længe du er tilmeldt et eller flere nyhedsbreve med samme e-mailadresse, opbevarer AU de kontakt- og identifikationsoplysninger (navn, arbejdsplads og stilling etc.), som du har afgivet i forbindelse med tilmelding eller opdatering med den pågældende e-mailadresse, på en samlet profil i Microsoft Dynamics 365.
Er du tilmeldt nyhedsbreve med forskellige e-mailadresser, vil du således have mere end én profil i AU’s relationsdatabase.
På den enkelte profil registreres dine til- og afmeldinger med den givne e-mailadresse og de e-mails, som AU sender til dig på grundlag heraf.
Når du har afmeldt dig alle nyhedsbreve knyttet til samme e-mailadresse, slettes den til e-mailadressen knyttede profil i sin helhed og dermed også de identifikationsoplysninger, som har været knyttet til e-mailadressen.
Når du afmelder dig et nyhedsbrev, slettes du fra de dertil knyttede tilmeldinger og præferencer/ segmenter i Microsoft Customer Insights.
De e-mails, som AU sender til dig - og dermed også registrerede oplysninger om åbninger, klik og anden e-mailinteraktion - slettes løbende to år efter udsendelse.
AU har fastlagte interne procedurer for sletning og anonymisering af personoplysninger samt løbende kontrol med, at oplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt i forhold til formålet.
Sletning og anonymisering sker som led i faste interne gennemgange og systemunderstøttede processer.
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig, herunder bl.a.:
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder og din ret til at indgive klage over vores behandling af dine personoplysninger på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.
Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på AU’s hjemmeside; væsentlige ændringer vil så vidt muligt blive kommunikeret via e-mail.